In Teil 2 stellen wir die folgenden Methoden vor:
5. ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist ein besonders effektives und einfaches Zeitmanagement-Konzept, um seinen Tagesablauf zu strukturieren, zu priorisieren und zu planen. Entwickelt wurde die Methode vom Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Prof. Dr. Lothar Seiwert.
Der Begriff A-L-P-E-N ist ein Akronym und steht für die fünf Arbeitsschritte, die das Konzept vorgibt:
Aufgaben notieren
Länge einschätzen
Pufferzeit einplanen
Entscheidung treffen
Nachkontrolle
Wie funktioniert die ALPEN-Methode?
Die Grundidee der ALPEN-Methode besteht darin, Tagespläne zu erstellen und damit die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Im Idealfall benötigst du täglich nur 5-15 Minuten deiner Zeit, um anstehende Aufgaben in Form eines schriftlichen Tagesplans zu organisieren. Damit kannst du langfristig produktiver und stressfreier arbeiten.
Wie wendest du die ALPEN-Methode an?
Um deinen Tagesplan zu erstellen und die Methode auf deine eigene Arbeitsorganisation anzuwenden, sind die folgenden fünf Arbeitsschritte notwendig.
1. Aufgaben notieren
Beginne damit alle zu erledigenden Aufgaben ungeordnet in einer To-do-Liste zu notieren. Schreibe hierbei auch kleine Angelegenheiten und einfache Routineaufgaben auf: vom Teammeeting und Mitarbeitergespräch über das Erstellen einer Präsentation bis hin zum Beantworten von E-Mails.
2. Länge einschätzen
Nun schätzt du den Zeitaufwand, der für die Erledigung einer Aufgabe voraussichtlich notwendig ist. Dabei ist es wichtig, den jeweiligen Aufwand realistisch einzuschätzen. Plane lieber zu viel als zu wenig Zeit ein. Bei terminierten Tätigkeiten wie Telefonaten und Meetings solltest du auch die dazugehörigen Uhrzeiten vermerken. Außerdem empfiehlt es sich, konkrete Deadlines für deine Aufgaben festzulegen.
Anschließend gleichst du die Summe deiner Zeitangaben mit der insgesamt zur Verfügung stehenden Zeit ab. So siehst du sofort, ob dein geplantes Tagespensum überhaupt zu schaffen ist.
3. Pufferzeit einplanen
Die Erfahrung hat gezeigt, dass Ablenkungen, Verzögerungen und Unterbrechungen während der Arbeit kaum bzw. nicht vermeidbar sind. Unerwartete Ereignisse wie ein vorgezogener Gesprächstermin können die gesamte Tagesplanung durcheinanderbringen, wenn nicht genügend Zeit in Reserve ist. Daher solltest du stets ausreichend Pufferzeiten einplanen.
Als Richtwert gilt: Plane für das Erledigen von Aufgaben nur 60 Prozent deiner gesamten Zeit ein. Die restlichen 40 Prozent dienen als Puffer, weil du den exakten Zeitablauf eines Tages nicht vorhersehen kannst.
4. Entscheidung treffen
Es folgt der wichtigste und zugleich schwierigste Arbeitsschritt der ALPEN-Methode: Prioritäten setzen. Denn nun musst du entscheiden, welche Aufgaben du
- zwingend erledigen musst,
- an andere Mitarbeiter:innen delegieren kannst,
- hinten anstellen kannst und
- bedenkenlos streichen kannst.
Bei diesem Schritt können dir verschiedene andere Selbstmanagementmethoden helfen:
- Das Pareto-Prinzip: Es besagt, dass mit 20 Prozent des Gesamteinsatzes 80 Prozent des geplanten Ergebnisses erreichbar ist.
- Die Eisenhower-Matrix: Mit ihrer Hilfe kannst du deine Aufgaben nach der „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ in vier unterschiedliche Prioritätskategorien einordnen.
5. Nachkontrolle
Am Ende des Arbeitstages kontrollierst du deinen aufgestellten Plan. Reflektiere, inwieweit der Tag planmäßig verlief:
- Hast du all deine Ziele erreicht?
- Welche Aufgaben hast du nicht geschafft und warum?
- Waren die eingeplanten Zeiträume und Pufferzeiten ausreichend?
Die im Rahmen deiner Nachkontrolle gewonnen Erfahrungswerte solltest du sogleich in die Planung für den nächsten Tag einbeziehen.
Anwendungstipps
Pufferzeit einhalten
Pufferzeiten sind enorm wichtig. Du solltest sie daher unbedingt einhalten. Laufen die Dinge nicht korrekt nach Plan oder kommt es zu ungewissen Situationen, bist du ohne sie schnell überfordert und gestresst. Nur 60 Prozent der Zeit solltest du tatsächlich verplanen. Die restlichen vierzig Prozent dienen als Puffer, den du völlig frei und nach eigenem Gutdünken aufteilen kannst. Kalkuliere beispielsweise 20 Prozent als absoluten Puffer und plane die anderen 20 Prozent als Zeit für soziale Aktivitäten (Gespräch mit Kollegen:innen) ein.
Realistisch planen
Bleib im Hinblick auf die Dauer einzelner Aufgaben als auch auf ihre Menge immer realistisch. Definiere feste Grenzen für Aufgaben, die erledigt werden müssen, die auch bis morgen warten können oder die von anderen Personen erledigt werden können.
Manche Tätigkeiten können oder sollten vielleicht besser an einem anderen Tag, wo z. B. weniger Betrieb herrscht, erledigt werden.
Persönliche Leistungskurve berücksichtigen
Jeder Mensch ist anders. So sind einige Menschen eher morgens produktiv, während andere am Abend die beste Leistung bringen. Außerdem fällt die Leistungskurve im Laufe des Arbeitstages ab: Das heißt, in den ersten drei Stunden sind wir am produktivsten. Das musst du unbedingt berücksichtigen.
Alle Aktivitäten einplanen
Erstelle noch am Vorabend des nächsten Arbeitstages deinen neuen Tagesplan mit allen zu erledigenden Aktivitäten. Damit sind auch Tätigkeiten gemeint, die dir kurz vorkommen, aber trotzdem viel mehr Zeit beanspruchen, als zunächst vermutet. Ein Beispiel ist das Checken und Beantworten von E-Mails. Termine und Verabredungen mit anderen Personen gehören ebenso in die Planung. Verbinde die Nachkontrolle direkt mit der Planung des nächsten Tages, indem du offene Aufgaben gleich in den Plan für den nächsten Tag überträgst.
6. SMART-Methode
Die SMART-Methode ist eine 5-stufige Strategie, um Ziele
- realistisch und richtig zu setzen,
- zu definieren und zu formulieren und
- sie schließlich auch zu erreichen.
Die Strategie geht auf den Marktforscher und Unternehmensberater Peter Drucker zurück. Er entwickelte in den 50er-Jahren Kriterien, um Ziele und Vorhaben besser zu formulieren. Viel später erst, nämlich 1981, tauchte das erste Mal das Akronym SMART auf. Der Berater und ehemalige Direktor für Unternehmensplanung, George T. Doran, verwendete es in einem wirtschaftswissenschaftlichen Aufsatz. Im Rahmen seiner Arbeit formulierte er eine Methode, mit deren Hilfe Ziele systematisch festgelegt werden können lassen. 1990 wurde die Strategie vom Psychologen Dr. Edwin Locke und dem Universitätsprofessor Dr. Gary Latham im Rahmen ihrer Arbeit zur Zielsetzungstheorie erneut aufgegriffen. Sie schrieben, dass es fünf grundlegende Prinzipien für die Festlegung wirksamer Ziele gibt.
Wie funktioniert die SMART-Methode?
Die Art der Ziele und ihre Formulierungsweise haben einen wesentlichen Einfluss auf ihre Erfolgswahrscheinlichkeit. Es geht also nicht nur darum, eigene Ziele zu finden oder zu setzen, sondern vor allem sie richtig zu setzen. Dies gelingt dir mit der sogenannten SMART-Formel. Sie soll dir dabei helfen,
- den Fokus zu bewahren,
- blinden Aktionismus zu verhindern und
- die Energie auf die wirklich wichtigen Ziele zu konzentrieren.
SMART ist hierbei ein Akronym, dessen Anfangsbuchstaben für die folgenden fünf Kriterien stehen:
Spezifisch
Zielstrebigkeit basiert auf präzisen Ansagen. Ziele sollten daher möglichst präzise und konkret formuliert sein. Das bedeutet, die Zieldefinition darf keinen Interpretationsspielraum lassen: Es muss Klarheit über das angestrebte Ergebnis herrschen. Fasse das Ziel positiv in einem einzigen prägnanten Satz zusammen.
Zum Beispiel:
- Positive Formulierung: „Wir wollen in die schwarzen Zahlen kommen.“
- Negative Formulierung: „Wir wollen aus den roten Zahlen kommen.“
Messbar
Das Erreichen eines Ziels muss im Nachhinein objektiv überprüfbar sein. Das heißt, es muss so formuliert werden, dass es anhand von Kriterien messbar ist.
Zahlenwerte sind eine verlässliche Messgröße: beispielsweise für den Monatsumsatz, die Zahl der Conversions pro Monat oder die Zahl der Verkäufe pro Quartal. Für Ziele, die nicht über quantitativ erfassbare Kennzahlen gemessen werden können, musst du andere qualitative Hilfsgrößen anwenden. Nutze Hilfsmittel wie Befragungen („Auf einer Skala von 1 bis 5 wie bewerten Sie…“), Korridore („Zwischen 5 bis 8 Prozent“), Zustände („dokumentiert und überprüft“) und Stellvertretergrößen („Bisherige Ausgaben und verbrauchte Zeit“), um messbare Ergebnisse zu gewinnen.
Attraktiv
Damit ein Ziel erreicht werden kann,
- muss es von allen Beteiligten akzeptiert werden.
- sollten sich alle beteiligten Personen mit dem Ziel identifizieren können.
- sollte jedes Teammitglied motiviert sein, das Ziel zu erreichen.
Das heißt, es muss eine Verpflichtung eingegangen werden und eine emotionale Verbindung zum Ziel herrschen. Nur dann sind die Erfolgsaussichten hoch.
Dafür ist es wichtig, eine positive Formulierung zu wählen und negative Wörter wie „kein“ oder „nicht“ zu vermeiden.
Zum Beispiel:
- Positive Formulierung: „Ich möchte finanziell unabhängig sein.“
- Negative Formulierung: „Ich will nicht mehr arm sein.“
Realistisch
Ziele sollten realistisch gewählt werden. Nur dann sind die für dich und deine Mitarbeiter:innen erreichbar. Erscheinen deine Zeile unrealistisch oder utopisch führt das zu Frust und Enttäuschung. Bestenfalls ist die Zielsetzung ambitioniert und herausfordernd, aber auch zugleich machbar.
Ein realistisches Ziel legst du fest, indem du deine verfügbaren Ressourcen berücksichtigst und die dir zur Verfügung stehende Zeit einkalkulierst.
Terminiert
Jedes Ziel sollte über einen zeitlichen Rahmen, sprich eine Deadline, verfügen. Eine klare Zeitstruktur steigert nicht nur die Motivation der Mitarbeiter:innen, sondern unterstützt sie auch bei der Zielerreichung. Denn Prokrastinieren und Aufgaben verschieben wird dadurch verhindert.
Beziehe dich bei der Terminierung auf konkrete Fristen und Daten. Dabei kann es hilfreich sein, Teilschritte zu planen und Teil-Limits setzen, umso schneller mehr zu erreichen.
Wie wendest du die SMART-Methode an?
1. Ausgangsziel
Notiere dein erstes Ziel. Es muss noch nicht SMART sein – dazu kommst du im nächsten Schritt.
2. Mach es spezifisch
Formuliere dein SMART-Ziel nun so, dass es projektspezifisch wird. Dein Ziel soll genau definieren, was du erreichen willst.
3. Mach es messbar
Lege fest, wie du die Messbarkeit deines Ziels nach Abschluss des Projekts gewährleisten willst. Füge Möglichkeiten hinzu, den Erfolg oder Misserfolg mit Hilfsgrößen zu ermitteln.
4. Mach es attraktiv
Sorge dafür, dass das zu erreichende Ziel attraktiv ist. Es sollte eine Verbesserung und einen Nutzen für dein Unternehmen und deine Mitarbeiter:innen darstellen.
5. Mach es realistisch
Stelle sicher, dass dein Ziel realistisch ist. Auch ein anspruchsvolles SMART-Ziel muss mit den verfügbaren Ressourcen erreichbar sein.
6. Mach es terminiert
Lege ein Zieldatum oder einen Projektzeitraum für dein SMART-Ziel fest.
Ein SMART-Ziel könnte wie folgt lauten:
Bis 2027 werde ich mit meinem eigenen Online Business 50.000 Euro Umsatz pro Monat erwirtschaften und 3 Mitarbeiter einstellen.
Spezifisch: Online Business
Messbar: 50.000 Euro pro Monat und 3 Mitarbeiter
Attraktiv: selbstbestimmter arbeiten
Realistisch und terminiert: bis 2027
Anwendungstipps
Ziele in Gewohnheiten verankern
Mach aus deinen Zielen eine Routine, so kannst du sie einfacher und meist auch schneller erreichen. Sobald sie sich durchgesetzt haben, werden die zunächst ungewohnten Tätigkeiten zu einem festen Bestandteil deines Alltags.
Ziele lösungsneutral formulieren
Ziele erarbeitest du möglichst lösungsneutral. Das heißt, sie sollten nicht von vornherein eine bestimmte favorisierte Lösung oder einen definierten Weg zur Zielerreichung zulassen. Andernfalls ist es kein Ergebnis-, sondern ein Handlungsziel, was wiederum weniger attraktiv ist.
Ziele selbsterfüllend verfassen
Ein Ziel gewinnt an Attraktivität, wenn es bereits heute einen Status in der Zukunft definiert. Mit der richtigen Formulierung verinnerlichst du und dein Team bereits heute das Ziel.
Beispiel: Anstatt ,,Im zweiten Halbjahr werden wir insgesamt 10 Neukunden mit einem Gesamtprojektvolumen von 630.000 Euro gewinnen.‘‘ wandelst du das Ziel leicht ab in ,,Im zweiten Halbjahr haben wir insgesamt 10 Neukunden mit einem Gesamtprojektvolumen von 630.000 Euro gewonnen.‘‘.
Ziele mit dem Umfeld teilen
Teile deine Zeile direkt mit den Personen in deinem Umfeld. Dadurch erhältst du Feedback zu deinen Projekten und kannst sie noch zweckmäßiger gestalten. Wähle die Personen, mit denen du ein bestimmtes Ziel besprechen möchtest, bewusst aus. Optimalerweise sind das Beteiligte, die das Ziel bereits erlangt und entsprechend Erfahrung in dem Bereich haben.
Ziele zeitlich versetzt enden lassen
Berücksichtige beim Verfassen mehrerer Ziele, dass diese nicht alle zeitgleich enden. Es empfiehlt sich, die Deadlines besser über mehrere Wochen bzw. Monate verteilt zu setzen, um unnötigen Stress zu vermeiden.
Lege außerdem einen Zielhorizont von höchstens einem Jahr fest. Alles darüber hinaus wäre zeitlich zu weit weg. Denn darunter leidet nicht nur die Motivation, sondern die Zielerreichung ist auch zu ungewiss und unsicher.
7. Timeboxing
Das Timeboxing ist eine Methode und ein Verfahren aus dem Zeitmanagement. Der Begriff Timebox (zu Deutsch: Zeitschachtel) wurde 1991 in den Anfangstagen der agilen Software-Entwicklung vom Autor James Martin geprägt. Timeboxing kommt hauptsächlich im agilen Projektmanagement und beim Arbeiten nach der Scrum-Methode zum Einsatz.
Unter Timeboxing wird die Deckelung des Zeitbudgets verstanden. Das bedeutet, es darf keinesfalls mehr Zeit benötigt werden, als eingeplant (weniger, jedoch schon).
Wie funktioniert Timeboxing?
Im Grunde geht es darum, klar definierte und festgelegte Zeitfenster – sogenannte „time boxes“ zu reservieren. In diesen festen Zeitblöcken musst du deine To-dos, Aufgaben oder Projekte realisieren. Hierbei wird auch exakt definiert, was erreicht werden soll.
Anstatt einfach mit der Arbeit zu beginnen, gibt dir Timeboxing eine klare Planung und strikte Struktur vor. Dies soll dabei helfen, innerhalb kürzester Zeit mehr zu schaffen.
Wie wendest du Timeboxing an?
1. To-do-Liste erarbeiten
Zu Beginn solltest du dir einen Überblick über die anstehenden Aufgaben verschaffen. Dies gelingt dir am besten mithilfe einer To-do-Liste in einer Excel-Tabelle oder in Form von Stichpunkten in einem Dokument.
Beispiel:
- Top-Kunden anrufen,
- Mitarbeitergespräch führen,
- Angebot finalisieren,
- Mails checken und beantworten
2. Aufgaben priorisieren
Um den nachfolgenden Timebox-Aufwand erheblich zu verringern, solltest du nun deine Aufgaben korrekt priorisieren.
Nimm dir deine To-do-Liste zur Hand und entscheide, welche Aufgaben wichtig und dringend sind (siehe Eisenhower-Prinzip). Dies sind die Tätigkeiten mit der höchsten Priorität. Vermerke hinter jeder Aufgabe absteigend die entsprechende Priorität:
- Top-Kunden anrufen (Prio 1)
- Mitarbeitergespräch führen (Prio 1)
- Angebot finalisieren (Prio 2)
- Mails checken und beantworten (Prio 3)
3. Aufgabendauer einschätzen
Die korrekte Einschätzung der Aufgabendauer ist ein wesentlicher Faktor beim Setzen jeder Timebox. Orientiere dich dabei an folgenden Parametern:
Erfahrung
Greife auf Erfahrungswerte zurück, um einen verlässlichen Zeitrahmen für die Timebox anzusetzen.
Bei Aufgaben, die in der Vergangenheit bereits erledigt wurden (z. B. die wiederkehrende Steuererklärung), weißt du, wie lange sie dauern.
Ähnliche Aufgaben
Vergleiche, die neue Aufgabe mit einer verwandten Aufgabe. Je ähnlicher sie sich sind, umso exakter lässt sich der entsprechende Zeitaufwand herleiten.
Wenn du für das Erstellen einer Rechnung immer 10 Minuten benötigt hast, wird es bei der nächsten vergleichbar sein.
Experten fragen
Frage Personen, die auf diesem Gebiet Experten sind. Sie können dir ausführlich erläutern, wie lange sie mit welchem Kenntnisstand benötigt haben, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen.
Puffer einplanen
Plane Pufferzeit für Störungen oder eine Korrekturschleife ein. Denn nicht immer läuft alles korrekt nach Plan. Du entzerrst damit den Verlauf bis zur Aufgabenerledigung und reduzierst etwaigen Stress für dich und dein Team.
4. Timebox für die Aufgabe festlegen
Nachdem du die Aufgabendauer definiert hast, legst du die Timebox fest. Unterschieden wir hierbei zwischen harter und weicher Timebox.
Harte Timebox
Sobald die Zeit abgelaufen ist, beendest du unweigerlich deine Arbeit. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Aufgabe erledigt ist oder nicht. Hast du die Aufgabe innerhalb der harten Timebox nicht erledigt, verschiebt sie sich automatisch und gemäß ihrer Priorität in den nächsten verfügbaren Timeslot. Folglich ist es enorm wichtig, Puffer einzuplanen.
Die harte Timebox eignet sich für Aufgaben, bei denen eine konsequente Regulierung nötig ist. Zum Beispiel bei fokussierten Meetings wie den Daily Scrums.
Besonders beliebt, aber radikal in der Umsetzung harter Timeboxen ist die Pomodoro-Technik.
Weiche Timebox
Anders als bei der harten Timebox musst du die Aufgabe nach Ablauf der Zeit nicht beenden. Du darfst die Zeit etwas strecken, um die Aufgabe abzuschließen. Die weiche Timebox ist also eher ein Orientierungsrahmen, mit dessen Hilfe du
- feststellst, ob deine Einschätzung der Aufgabendauer mit den tatsächlichen Zeiten übereinstimmt.
- Zeitfresser entlarvst.
Die weiche Timebox eignet sich für Aufgaben, die nicht überhandnehmen sollen, aber bei wichtigen Impulsen auch etwas länger dauern dürfen. Beispielsweise beim Brainstorming.
5. Zeiten konkret notieren
Nun hältst du konkrete Zeiträume für deine Aufgaben fest. Am Beispiele sähe das wie folgt aus:
Nachdem du die Aufgaben erledigt hast, kannst du aufschreiben, wie lange dies tatsächlich gedauert hat.
Anhand einer solchen Übersicht erkennt du ganz einfach Zeitfresser. Außerdem siehst du, welche Aufgaben sogar schneller als angenommen abgewickelt wurden. Somit kannst du die nächste Timebox für diese Aufgabe straffen und die Produktivität erhöhen.
Berücksichtige hierbei immer auch Puffer.
Hier ein Timeboxing-Beispiel für eine komplette Arbeitswoche:
Anwendungstipps
Realistische Zeiten und Puffer einplanen
Lege die Zeitfenster für deine Timeboxes realistisch fest. Sind sie zu kurz und du schaffst es nicht, deine Aufgaben rechtzeitig zu beenden, führt das zu unnötigem Stress und Frust. Zu Beginn ist es hilfreich, die Dauer deiner Arbeitsschritte mit einer Uhr oder einer App zu stoppen. So entwickelst du Schritt für Schritt ein Gefühl dafür, welche Aufgabe wie viel Zeit in Anspruch nimmt.
Denke auch daran, ausreichend Puffer einzuplanen. Auch wenn dein Arbeitstag sehr gut vorgeplant ist, kann es immer zu Unterbrechungen kommen. Wenn diese sich ansammeln, kommt dein ganzer Plan durcheinander.
Kalkuliere daher immer einen Zeitblock als Puffer für unerwartete Störungen ein.
Ähnliche Aufgaben zusammenfassen
Grundsätzlich solltest du für die meisten Aufgaben oder Vorhaben separate Timeboxen festlegen, um effektiv zu arbeiten. Aber trotz aller Vorteile der Timeboxing-Methode ist das Wechseln zwischen Aufgaben zeitraubend und mental anstrengend. Die Lösung ist, gleiche oder ähnliche Aufgaben in aufeinanderfolgenden Timeboxen zu bündeln. Dies hilft dir konzentriert bei der Sache zu bleiben und weiter im Flow zu arbeiten, auch wenn du unterschiedliche Vorhaben bearbeitest. Anstatt beispielsweise mehrmals täglich deine Mails zu checken, solltest du für deren Bearbeitung eine halbe Stunde am Tag einplanen.
Zeit visualisieren
Trage die Timeboxen in deinen Kalender ein, um zu sehen, wie viel Zeit dir für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung steht. Das ist effektiv, da es dir hilft, deinen Zeitplan einzuhalten. Außerdem erkennt dein Team, zu welchen Zeiten du nicht verfügbar bist.
Einen Timer setzen
Setz dir immer einen Timer. Das hilft dir, deine Zeitangaben exakt einzuhalten. Schließlich hast du dir im Rahmen einer Timebox das Ziel gesetzt, eine Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen.
Dank des Timers musst dir keine Gedanken mehr um deine Arbeitszeit machen und kannst dich voll und ganz auf deine Arbeit fokussieren. Der ständige Blick auf die Uhr und die Sorge, eventuell zum nächsten Meeting zu spät zu kommen, gehören der Vergangenheit an.
Bei einer harten Timebox gehst du nach Ablauf der Zeit zur nächsten Aufgabe über. Solltest du deine Aufgabe nicht abgeschlossen habe, planst du diese für eine spätere Timebox ein. Bei einer weichen Timebox dient der Timer eher als Empfehlung dafür, dass du deine Aufgabe innerhalb der nächsten fünf bis zehn Minuten abschließt und im Anschluss zur nächsten Aufgabe übergehst.
Diszipliniert sein
Gerade am Anfang erfordert Timeboxing Disziplin. Denn nur wenn du die vorgeschriebenen Zeitbegrenzungen einhältst, kann die Methode auch funktionieren. Wichtig dafür sind realistische Zeitfenster und ausreichend Pausen.
Es ist zudem hilfreich, während eines Zeitfensters Benachrichtigungen zu deaktivieren oder den „Bitte nicht stören“-Modus zu nutzen. Damit stellst du sicher, dass du nicht gestört wirst und vermeidest Ablenkungen. Denn unerwünschten Benachrichtigungen beeinträchtigen deine Produktivität und die Effektivität deiner Arbeit.
8. Kanban-Methode
Die Arbeitsmanagement-Methode Kanban kommt ursprünglich aus Japan. Der Name setzt sich aus den beiden japanischen Silben kan und ban zusammen, was so viel wie „Signalkarte“ bedeutet. Die Kanban-Methode entstand 1947 aus dem Toyota Production System. Toyota setzte die Technik in der Produktion ein, um einen gleichmäßigen Fluss in der Fertigung sicherzustellen und so Lagerbestände zu reduzieren. Später beeinflusste Kanban die agile Entwicklung in der IT. Als Begründer gilt hier David Anderson, der 2010 das erste Buch zu Kanban veröffentlichte.
Bei der Kanban-Methode geht es darum, einen stetigen und geordneten Workflow aufzubauen, um die Produktivität und die Qualität des Endprodukts zu steigern.
Wie funktioniert die Kanban-Methode?
Anstatt viele Aufgaben anzufangen und per Multitasking mehr oder minder parallel zu bearbeiten, sollten Aufgaben in kleine Schritte unterteilt und nacheinander abgearbeitet werden. Damit lassen sich Arbeitsabläufe sehr viel flexibler gestalten. Bei der Kanban-Methode geht es genau darum: Du beendest zunächst jeden einzelnen Schritt, ehe du dich einem neuen zuwendest. Die Anzahl paralleler Arbeiten wird somit begrenzt, wodurch kürzere Durchlaufzeiten erreicht und Probleme wie z. B. Engpässe schnell sichtbar gemacht werden.
Im Mittelpunkt der Methode steht das Kanban-Board. Es dient der Visualisierung aller Arbeitsschritte.
Auf diesem Board sind alle Aufgaben dargestellt und für alle Teammitglieder offen einsehbar. Das Board kann zum Beispiel ein Whiteboard, eine Pinnwand oder ein digitales Board innerhalb einer Projektmanagement-App sein. Die einzelnen Aufgaben platzierst du in Form von farbigen Karten (Post-its oder Karteikarten) auf dem Board. Die Übersichtlichkeit des Boards und der Karten ist hierbei von großer Bedeutung.
Wie wendest du die Kanban-Methode an?
1. Board auswählen
Kläre oder entscheide zu Beginn, ob ein physisches oder virtuelles Board genutzt werden soll.
Physisches Board
Das physische Board ist eine einfache Tafel (Whiteboard, Pinnwand) mit jeder Menge kleiner Notizzettel. Ihr Vorteil ist, dass sie im Büro hängt und somit stets präsent und sichtbar ist. Außerdem werden durch das „In-die-Hand-Nehmen“ der Karten die haptischen Sinne aktiviert, wodurch Nutzer:innen automatisch stärker involviert werden. Das physische Board eignet sich nur für kleine Teams bzw. Projekte. Da unter dem begrenzten Platz auf dem Board die Übersichtlichkeit leidet.
Virtuelles Board
Virtuelle Boards gibt es in einer Vielzahl unterschiedlicher Varianten sowohl kostenfrei als auch kostenpflichtig. Sie haben den Vorteil, dass sie ortsunabhängig nutzbar sind. Auch Teams, die nicht gemeinsam in einem Büro oder Gebäude sitzen, können somit zusammen arbeiten. Darüber hinaus ist es möglich, die Zeit festzuhalten und zu messen, die für einzelne Aufgaben notwendig ist. Anpassungen und Verbesserungen im Arbeitsprozess können demnach schneller erfolgen.
2. Kanban-Board erstellen
Nutze für den Einstieg die ursprüngliche Variante des Boards. Das erleichtert die den Aufbau und die Einführung in den Arbeitsalltag.
Teile das Board daher zunächst in drei Spalten auf, die den jeweiligen Status der Aufgabe wiedergeben:
- Linke Spalte, d. h. Aufgabe (To-do): Hier sammelst du alle noch anstehenden Aufgaben.
- Mittlere Spalte, d. h. Bearbeitung (Doing): Hier platzierst du alle Aufgaben, die derzeit bearbeitetet werden. Du kannst diese Spalte weiter aufteilen, wenn eine Aufgabe aus mehreren Schritten besteht.
- Rechte Spalte, d. h. Erledigt (Done): In der finalen Spalte landen alle erledigten Aufgaben.
3. Aufgaben hinzufügen
Lege nun die Karten (Tickets) an und versehe sie mit Aufgaben (Tasks). Ordne diese Karten abhängig von ihrem aktuellen Status einer der drei Spalten zu. Neue Aufgaben platzierst du immer in der linken Spalte.
4. Aufgaben abarbeiten
Arbeite die Aufgaben sukzessive ab und verschiebe dabei entsprechend die Karten. Sobald du mit der Bearbeitung von Karte X beginnst, bewegst du diese aus der Spalte Aufgabe in die Spalte Bearbeitung. Nach Beendigung der Aufgabe ziehst du die Karte entsprechend in die Spalte Erledigt. Dabei kannst du mühelos den Fortgang verfolgen und Mängel ausfindig machen.
5. Kanban-Prinzipien befolgen
Workflow visualisieren
Visualisiere deine Arbeitsabläufe auf einem Kanban-Board mit Spalten und Karten: Jede Spalte steht für einen klar definierten Schritt in deinem Workflow. Jede Karte symbolisiert ein Arbeitselement. Wichtig ist, dass alle Stationen klar sind und für jede Spalte das entsprechende Limit angezeigt wird.
Laufende Arbeit limitieren
Multitasking und ständiges Umschalten zwischen Aufgaben können deinen Prozess erheblich beeinträchtigen. Platziere daher in den mittleren Spalten nur eine limitierte Anzahl an laufenden Aufgaben.
Arbeite zur Begrenzung der laufenden Aufgaben mit einem Pull-System: Du ziehst eine Aufgabenkarte erst dann in den nächsten Schritt bzw. die nächste Spalte, wenn ausreichend Kapazität zur Verfügung steht.
Mit dieser Limitierung
• spürst du schnell Problembereiche in deinem Workflow auf, die du analysieren und beseitigen kannst.
• steigerst du automatisch die Effektivität des Workflows.
Workflow managen
Sorge bei der Einführung eines Kanban-Systems für einen reibungslosen Fluss, sodass die Bewegung der Arbeitselemente durch den Produktionsprozess idealerweise schnell und gleichmäßig ist. Treten im Verlauf des Arbeitsprozesses Blockaden oder Engpässe auf, legst du den Fokus auf eine schnelle Beseitigung dieser Störungen. So minimierst du das Risiko und vermeidest Kosten durch Verzögerungen.
Prozessrichtlinien detailliert Ausarbeiten
Stelle Prozessregeln auf, um deine Arbeitsabläufe transparenter und klarer zu gestalten. Diese sind ein sichtbarer, aber auch veränderlicher Bestandteil des Boards. Schließlich werden agile Prozesse regelmäßig hinterfragt und angepasst.
Definiere deinen Prozess eindeutig und besprich ihn öffentlich und gemeinsam mit allen Beteiligten. Wenn sich alle für das gemeinsame Ziel verpflichten, können sie so arbeiten und Entscheidungen treffen, dass positive Veränderungen möglich sind.
Diese Prozessregeln definieren z. B. die Limitierung der laufenden Aufgaben und ab wann eine Aufgabe als abgeschlossen gilt.
Feedback einholen
Etabliere Feedbackschleifen, um die Arbeitsabläufe erfolgreich und kontinuierlich zu verbessern. Nutze hierfür regelmäßige Meetings (sogenannte Kadenzen) wie beispielsweise Stand-up-Meetings zur Team-Synchronisierung. Dabei erzählen alle Mitglieder vor dem Kanban-Board, was sie am Tag zuvor erledigt haben und was sie heute machen werden. Des Weiteren gibt es sogenannte Review-Meetings. Hierbei dreht sich alles um Betriebsabläufe und Risiken.
Es gibt keine direkten Vorgaben, wann oder wie oft ein Meeting stattfinden soll. Wichtig ist, dass es dafür zeitlich genau festgelegte Termine gibt, in denen kurz und knapp das Wesentliche zum Ausdruck gebracht wird. Idealerweise dauern solche Meetings zwischen 10 und 15 Minuten.
Zusammenarbeit optimieren
Strebe nach einer kontinuierlichen Verbesserung und einem nachhaltigen Wandel innerhalb deines Unternehmens. Etabliere dafür
• eine gemeinsame Vorstellung, wie eine bessere Zukunft aussieht und
• ein gemeinsames Verständnis für die Probleme, die es zu bewältigen gilt.
Optimiere die Prozesse im Team kontinuierlich. In der Theorie wird dabei angenommen, dass es kein Optimum bzw. Endziel gibt. Vielmehr geht es darum, dauerhaft Veränderungen vorzunehmen und an Verbesserungen zu arbeiten.
Teams mit übereinstimmenden Denkansätzen zu Arbeit, Workflows, Prozessen und Risiken haben, entwickeln mit hoher Wahrscheinlichkeit ein gemeinsames Verständnis für ein Problem. Dadurch bringen sie Verbesserungsmaßnahmen hervor, die in der Gruppe beschlossen werden können.
Anwendungstipps
Zuständigkeiten visualisieren
Notiere auf jeder Karte, wer (Mitarbeiter:in oder Team) diese Aufgabe aktuell bearbeitet oder nutze unterschiedliche Post-it-Farben, um die Zuständigkeiten schnell zuzuordnen.
Prioritäten setzen
Vergib Prioritäten für die einzelnen Aufgaben, um die Reihenfolge ihrer Abarbeitung festzulegen. Die dringendsten und wichtigsten Aufgaben stehen ganz oben und werden zusätzlich farblich hervorgehoben.
Status der Anforderungen verdeutlichen
Hebe Aufgaben hervor, die in einem bestimmten Prozessschritt gerade in Arbeit oder schon abgeschlossen ist und darauf warten, in die nächste Spalte gezogen zu werden. Oder kennzeichne Aufgaben, wo eventuell Probleme aufgetreten sind. Dafür bietet sich ein Ampelsystem an.
Weitere Spalten hinzufügen
Ergänze dein Board um weitere Spalten, um beispielsweise Analyse- oder Zwischenschritte (Reviews und Testing) einzubauen.
Notizen erweitern
Erweitere die Aufgaben um zusätzliche Informationen wie eine genaue Beschreibung oder eine Frist für die Erledigung der Aufgabe.
Versehe die Aufgaben außerdem mit Symbolen, um zu verdeutlichen, zu welchen Projekten sie gehören.
Fazit
Zeitmanagement-Methoden machen Dein Leben leichter! Das ist tatsächlich nicht nur eine schöne Wunschvorstellung, sondern eine mögliche Realität. Dafür musst du nur lernen, dein Zeitmanagement und Selbstmanagement mithilfe einer oder mehrere der genannten Strategien zu verbessern.
