Was versteht man unter Fakturierung und welche Bedeutung hat sie?
Das Wort Fakturierung (auch Rechnungsstellung) stammt aus dem Rechnungswesen und beschreibt nichts anderes, als dass ein Unternehmen einem Kunden eine Rechnung, die Faktura bzw. Ausgangsrechnung, ausstellt. Die Ausgangsrechnung ist immer auch Bestandteil der gesamten Buchhaltung eines Unternehmens und wird neben ihrer Dokumentation im Rechnungsausgang auch in der Bilanz als Forderung bzw. Schuldner aus Lieferungen und Leistungen erfasst. Im deutschsprachigen Raum wird das Wort Faktura auch als Sammelbegriff für diverse andere rechnungsähnliche Dokumente benutzt, die eine Abrechnung nachweisen oder herbeiführen. Dies umfasst beispielsweise Pro-forma-Rechnungen, Lastschriften, Quittungen, Gutschriften oder Eigen- und Stornobelege.
Generell ist die Rechnungsstellung unabdingbar, um Forderungen geltend zu machen. Ihr Notwendigkeit liegt hier in der Beweisfunktion. Wurde die Rechnung zum Beispiel an einen Kunden übermittelt, der die Zahlungsfrist nicht einhält, kann er auf dieser Grundlage gemahnt werden. Zudem ist es möglich die Fakturierung vor Gericht als wichtigen Beweis anzuführen. Darüber hinaus bilden Rechnungen die Grundlage der Steuerermittlung, da sie Bestandteil der Buchhaltung und Basis zur Berechnung der Umsatzsteuer sind. Fakturierungen sind daher an gewisse Mindestanforderungen geknüpft, die es erlauben, jede Rechnung eindeutig einem Geschäftsvorgang zuzuweisen. Die Liste dieser Anforderungen ist im Umsatzsteuergesetz verankert. Eine Aufzählung aller Pflichtangaben, die auf der Rechnung erfasst sein sollten, findest du in einem gesonderten Beitrag über korrekte Rechnungen. Der Gesetzgeber erkennt Rechnungen nur als solche an, wenn sie alle Kernbestandteile enthalten.
Arten der Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung kann entweder vor der Lieferung bzw. Leistungserbringung oder nach erbrachter Leistung bzw. Übersendung der Ware erfolgen. Dementsprechend wird zwischen Vorfakturierung und Nachfakturierung unterschieden. Als Leistungserbringung kann dabei unter Umständen auch schon die Zusammenstellung der zu versendenden Produkte oder die Planung der zu erbringenden Dienstleistung verstanden werden. In den meisten Fällen wird die Rechnung mit oder nach der Lieferung bzw. Durchführung der Sache übersendet.
Rechnungsstellung in Sonderfällen
Ausnahmen bestätigen auch hier die Regel. Aus diesem Grund sind bestimmte Geschäfte, auch Sonderfälle genannt, an spezielle Vorschriften geknüpft.
Für Kleinunternehmer besteht z. B. die Möglichkeit, bei geringen Umsätzen keine Umsatzsteuer auf der Rechnung auszuweisen und demzufolge auch keine Vorsteuer abzuführen. Die Bruttosumme entspricht somit der Nettosumme. Die Inanspruchnahme dieser sogenannten Kleinunternehmerregelung muss auf ausgestellten Rechnungen allerdings durch den Hinweis ,,Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet‘‘ kenntlich gemacht werden.
Auch Kleinbetragsrechnungen mit Beträgen unter 250 Euro gehören zu diesen Sonderfällen. Hier kann bei der Erstellung der Rechnung auf die Angabe des Rechnungsempfängers, der Steuernummer und/oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie einer Rechnungsnummer verzichtet werden. Es ist auch nicht nötig, die Umsatzsteuer getrennt zu dokumentieren. Eine Angabe des Steuersatzes (19% oder 7%) ist hier völlig hinreichend.
Darüber hinaus gibt es noch weitere Ausnahmen wie etwa Anzahlungen und Teilleistungen, Rechnungen über Grundstücks-, Bau und Reiseleistungen, Rechnungen über in- und ausländische Leistungserbringung, Gutschriften und Rechnungen über Differenzgeschäfte usw.
Fristen bei der Fakturierung
Um Zahlungsansprüche durchzusetzen unterliegt das leistende Unternehmen der Pflicht zur Rechnungsstellung innerhalb einer geschäftlich vereinbarten und gesetzlich geregelten Frist, welche als Rechnungsfrist bezeichnet wird. Während es bei der Fakturierung für Privatkunden (keine Unternehmer) keine Fristen für die Erstellung von Rechnungen gibt, sieht das bei der Fakturierung für Unternehmen gänzlich anders aus. Für Unternehmen mit Sitz im Inland ist die Faktura binnen sechs Monaten nach Erbringung der Leistung auszustellen. Bei Unternehmen, deren Sitz sich im EU-Ausland befindet, muss die Faktura bis zum 15. des Monats, der auf den Monat des Umsatzes folgt, erstellt werden.
Des Weiteren gibt es sogenannte Verjährungsfristen, die die Durchsetzbarkeit eines Anspruchs regeln. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt grundsätzlich drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis von den Umständen, die den Anspruch begründen, erlangt hat. Ist die Verjährungsfrist abgelaufen, geht der Anspruch zwar nicht unter, allerdings obliegt es dem Geschäftspartner, diesen zu erfüllen oder die Zahlung aufgrund der Verjährung zu verweigern.
Archivierung und Aufbewahrungsfristen
Für Unternehmer beträgt die Aufbewahrungspflicht für Eingangs- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Hierbei ist es wichtig, dass die Rechnungen auch nach 9 Jahren noch gut lesbar sind. Es empfiehlt sich daher die Rechnungen in elektronischer Form aufzubewahren. Unternehmen, die dieser Pflicht nicht nachkommen, müssen mit hohen Bußgeldstrafen rechnen.
Professionell und doch persönlich
Neben den oben genannten Pflichtangaben hast du jederzeit die Möglichkeit, deine Rechnungen individueller zu gestalten bzw. mit der Rechnung auch für andere Produkte und Angebote zu werben. Sprich deine Kunden doch mit einer freundlich gestalteten Anrede an und bedanken dich für den Auftrag. Die Abschlussgrußformel sollte natürlich genauso freundlich geschrieben sein und kann auch eine Bitte um Weiterempfehlung bei Zufriedenheit beinhalten. Ein Kunde der sich wertgeschätzt und gut betreut fühlt, ist ein zufriedener Kunde. Vor allem aber solltest du deiner Rechnung auch ein Zahlungsziel hinzufügen und damit deine Liquidität sichern. Des Weiteren steht es dir frei, mithilfe der Rechnung dezent auf interessante aktuelle Angebote hinzuweisen. Optisch kannst du deine Rechnung noch durch dein Firmenlogo sowie weitere graphische Details aufpolieren. Aber Vorsicht, um die Übersichtlichkeit zu wahren solltest du es nicht übertreiben. Denn weniger ist in diesem Fall mehr.
