Sicher kennst du als geschäftsführende Person eines Klein- oder Einzelunternehmens das auch: Die Rechnung ist bereits verschickt und du wartest schon seit Wochen auf deine Forderungen. Eine unbezahlte Rechnung ist super ärgerlich, denn im schlimmsten Fall drohen dir dadurch Liquiditätsengpässe. Um das zu umgehen gibt es zwei mögliche Zahlungsbedingungen – Zahlungsfristen und Zahlungsziele. Auch wenn beide Begriffe häufig synonym verwendet und von Kunden bzw. Kundinnen vertauscht werden, gibt es kleine, aber feine Unterschiede. Welche das sind, erklären wir im nachfolgenden Artikel.
Was bedeutet Zahlungsfrist?
Im Allgemeinen gilt: Eine Rechnung ist immer sofort fällig. Dies ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in § 271 Abs. 1 geregelt. Im Idealfall bedeutet das, es findet zur gleichen Zeit ein Austausch zwischen Ware und Rechnung auf der einen und dem Kaufbetrag auf der anderen Seite statt.
Um die Dauer, die zwischen der Übergabe der Ware und der Bezahlung liegt zu verlängern, gibt es Zahlungsfristen. Dabei handelt es sich um einen bestimmten Zeitraum (zwei, vier oder mehr Wochen), den die kaufende und die liefernde Person individuell festlegen oder der durch die gesetzliche Regelung in § 286 Abs. 3 BGB definiert ist.
Gesetzliche Zahlungsfrist
Die gesetzliche Zahlungsfrist wird wirksam, wenn
- Kunde bzw. Kundin und Rechnungssteller bzw. Rechnungstellerin nichts anderes vereinbart haben und
- der Kunde bzw. die Kundin ein anderes Unternehmen, sprich keine Privatperson, ist.
Unter diesen Umständen gewährt das BGB Kunden bzw. Kundinnen eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, um ihre Rechnung zu bezahlen. Dementsprechend befinden sich Kunden bzw. Kundinnen bereits ab dem 31. Tag in Verzug mit der Zahlung.
Handelt es sich bei dem Kunden bzw. der Kundin um eine Privatperson, ist die Angabe der Zahlungsfrist von 30 Tagen auf der Rechnung zwingend notwendig. Eine konkrete Formulierung für eine Zahlungsfrist könnte zum Beispiel sein: „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen“.
Individuelle Zahlungsfrist
Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass die kaufende und die verkaufende Person eine individuelle Zahlungsfrist festlegen.
Handelt es sich um eine kürzere Frist als die gesetzlichen 30 Tage, braucht es eine schriftliche Vereinbarung. Entweder in Form eines Vertrags oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen des Verkäufers bzw. der Verkäuferin.
Ziemlich unproblematisch ist dagegen die Vereinbarung einer längeren Zahlungsfrist. Der längere Zeitraum muss lediglich einseitig auf der Rechnung angegeben werden. Abgesehen davon darf die Frist nach § 271a Abs. 1 BGB maximal 60 Tage betragen. Des Weiteren ist eine längere Frist nur legitim, wenn sie
- explizit vereinbart wurde und
- nicht grob unbillig, also angemessen und dem Gläubiger bzw. der Gläubigerin zumutbar ist.
Eine Ausnahme bilden Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen: Die Frist darf maximal 30 Tage betragen und nicht überschritten werden.
Die Vorteile einer Zahlungsfrist: Deine Kundschaft hat Klarheit darüber, wie viel Zeit sie hat, um eine Rechnung zu begleichen. Du als verkaufende oder dienstleistende Person hast im Gegenzug den Überblick, wann die Rechnung überfällig ist und Zahlungsverzug droht.
MERKE: Die Zahlungsfrist beschreibt einen Zeitraum, innerhalb dessen die Rechnung beglichen werden muss.
Ab wann beginnt eine Zahlungsfrist?
Der Kauf auf Rechnung ist vor allem im E-Commerce sehr beliebt. In diesem Fall kommen Ware und Warenrechnung gleichzeitig an. Dies ist jedoch nicht die Regel.
Prinzipiell gilt aber, dass Ware und Bezahlung gleichzeitig erfolgen sollen. Das bedeutet bei Kauf auf Rechnung: Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Erhalt der Ware und dem Eingang der Rechnung beim Kunden bzw. der Kundin. Nicht immer ist hierbei klar, wann die Rechnung bei der kaufenden Person einging. Daher gilt beim Versand der Rechnung per Post eine fiktive Frist von drei Werktagen. Bei einem Versand per E-Mail existiert dieser Zeitversatz hingegen nicht.
Was bedeutet Zahlungsziel?
Die Bezeichnung Zahlungsziel wird oftmals gleichbedeutend mit Zahlungsfrist benutzt. Rechtlich gesehen haben die beiden Begriffe jedoch unterschiedliche Bedeutungen. Ein Zahlungsziel definiert ein ganz konkretes Datum. Festgelegt ist dies in § 188 BGB.
Ein Beispiel für ein konkret formuliertes Zahlungsziel auf einer Rechnung lautet: „Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag bis zum 30.09.2022“ oder „Zahlbar sofort und ohne Abzug“.
MERKE: Das Zahlungsziel definiert ein konkretes Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss.
Was passiert im Falle eines Verzugs?
Wird ein Zahlungsziel oder eine Zahlungsfrist überschritten, gerät der Kunde oder die Kundin in Zahlungsverzug. Wann Verzugszinsen oder Mahnkosten anfallen, ist hierbei von der Art des Verzugs abhängig. Unterschieden werden im Allgemeinen folgende Arten:
- Verzug ohne Zahlungsfrist:
Ohne vereinbarte Frist ist die Rechnung sofort fällig. Bezahlt der Käufer bzw. die Käuferin die Rechnung nicht innerhalb von zwei bis drei Tagen nach Erhalt, muss der Verkäufer bzw. die Verkäuferin mahnen, um das Geld zu erhalten. Erfolgt nach Erhalt der Mahnung (Zahlungserinnerung) noch immer keine Zahlung, gerät die kaufende Person in Schuldnerverzug. Die verkaufende Person darf daraufhin Verzugszinsen oder weitere Mahnkosten in Rechnung stellen. Dies ist in § 286 BGB geregelt.
- Verzug bei gesetzlicher Zahlungsfrist:
Bezahlt ein geschäftlicher Kunde bzw. eine geschäftliche Kundin die Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt, darf die verkaufende Person sofort kostenpflichtig mahnen. Eine erste Zahlungserinnerung ist folglich nicht notwendig. Laut § 286 Abs. 3 BGB befindet sich die schuldende Person ab dem 31. Tag automatisch in Verzug.
Bei Privatpersonen sieht das Gesetz hingegen eine Zahlungsaufforderung vor. Denn die gesetzgebende Instanz geht nicht davon aus, dass diese die gesetzliche Zahlungsfrist kennen.
- Verzug bei einer vereinbarten Zahlungsfrist:
Bei einer Zahlungsfrist, die einseitig oder im gegenseitigen Einvernehmen festgelegt wurde, ist eine erste Mahnung erforderlich, damit der Zahlungsverzug samt all seiner Konsequenzen eintritt.
- Verzug bei einem Zahlungsziel:
Gibt es ein konkretes Kalenderdatum für die Zahlung, ist eine Mahnung gemäß § 286 Ab. 2 BGB nicht notwendig, um den Zahlungsverzug auszulösen. Der Verzug tritt am Tag nach dem definierten Zahlungstermin ein. Die kaufende Person hat somit ohne vorherige Zahlungserinnerung Kosten für eine Mahnung oder Verzugszinsen zu erwarten.
So behalten Unternehmen den Überblick über ihre Rechnungen
In dem du als Unternehmer:in ein Zahlungsziel oder eine Zahlungsfrist angibst, behältst du stets den Überblick darüber, bis wann eine offene Rechnung beglichen werden muss. Dabei kann dich eine Kalender-Erinnerung auf die Fälligkeit hinweisen. So läufst du nicht Gefahr, den Stichtag zu verpassen. Für kleine Unternehmen empfiehlt sich ein Rechnungsprogramm, dass eine Rechnungsnummer und ein Zahlungsziel bzw. eine Zahlungsfrist angibt, um auf die Fälligkeit hinzuweisen. So vermeidest du als Kleinunternehmer:in Liquiditätsengpässe.
