Brauchst du eine Quittung? Oder vielleicht doch eine Rechnung? Rechnungen und Quittungen begegnen uns tagtäglich, bereiten im Umgang jedoch häufig Probleme. Das beruht unter anderem darauf, dass viele nicht genau wissen, worin eigentlich der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung liegt. Beides sind Belege für Ausgaben und Einnahmen. Allerdings gibt es in der Buchhaltung rechtliche Unterschiede, die vor allem Menschen, die selbstständig sind oder ein Unternehmen führen, kennen sollten.
In unserem Artikel erklären wir, was genau der Unterschied zwischen einer Quittung und einer Rechnung ist und wann du welchen Beleg eigentlich benötigst.
Die Funktionen und Merkmale einer Rechnung
Welche Informationen enthält eine korrekte Rechnung?
Eine allgemeingültige Rechnung muss immer den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, d. h. rechtskonform sein. Dafür bedarf es einiger Pflichtangaben bei der Erstellung. Welche das im Einzelnen sind, kannst du in unserem Blogartikel ,,Wie sieht eine korrekte Rechnung aus‘‘ nachlesen.
Tipp für deine rechtskonformen Rechnungen:
Bist du ein:e Kleinunternehmer:in? Nutze ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmen wie ERP XT, um deine Rechnungen zu schreiben. Auf diese Weise erstellst du schnell und einfach professionelle und rechtskonforme Rechnungen.
Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?
Eine inkorrekte Rechnung gefährdet zum einen den Vorsteuerabzug der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers und führt zum anderen dazu, dass du als leistendes Unternehmen auf deinen Steuern sitzen bleibst. Abgesehen davon können dir aufgrund des Verstoßes gegen die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungen Bußgelder und im äußersten Fall auch Freiheitsstrafen drohen. Mehr dazu findest du unter folgendem Link: www.erpxt.de/folgen-fehlerhafter-fakturierung/.
Wann eine Rechnung zur Quittung wird
Aus einer Rechnung kann relativ einfach ein Zahlungsbeleg und somit eine Quittung werden. Dafür genügt ein kurzer Hinweis wie ,,Zahlung erhalten‘‘ oder ,,Betrag erhalten‘‘ auf der Rechnung. Zusätzlich muss die quittierte Rechnung mit dem Zahlungsdatum und der Unterschrift von dir als Zahlungsempfänger:in versehen werden.
Die Funktionen und Merkmale einer Quittung
Die Funktion einer Quittung besteht darin, den Erhalt einer Ware bzw. die Erbringung einer Dienstleistung, schriftlich (handschriftlich oder elektronisch) zu bestätigen. Im Gegensatz zur Rechnung belegt eine Quittung außerdem, dass eine Geldzahlung erfolgt ist. Deine Kundschaft erhält somit den Nachweis, dass sie die Kosten für deine Ware oder Dienstleistungen beglichen hat.
Hinweis: Eine Quittung fungiert auch bei Mahnverfahren als Beleg dafür, dass bestimmte Leistungen erbracht oder Waren erhalten wurden.
Welche Angaben sind auf einer gültigen Quittung erforderlich?
Im Unterschied zur Rechnung beinhaltet die Quittung deutlich weniger Pflichtangaben. Damit eine Quittung als valide gilt, sind folgenden Angaben verpflichtend:
- die Bezeichnung des Belegs als Quittung
- der Bruttopreis
- das Datum und der Ort der Ausstellung der Quittung
- die Leistungsart (was: Zahlung, Dienstleistung, Ware…) und Leistungsmenge (wie viel: Stückzahl der Ware, Stunden der Dienstleistung…)
- Umsatzsteuerbetrag und Umsatzsteuersatz bzw. Verweis auf Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung
- eigenhändige Unterschrift oder qualifizierte elektronische Signatur und Stempel des Quittungserstellers oder der Quittungserstellerin
Anders als eine Rechnung muss eine Quittung keine Angabe zur Rechnungsnummer, zur Steuernummer und zum Datum der Leistung bzw. Lieferung enthalten.
Was passiert bei einer fehlerhaften Quittung?
Unvollständige oder falsch ausgestellte Quittungen gefährden deinen Vorsteuerabzug, da das Finanzamt die gezahlte Umsatzsteuer nicht anerkennt. Somit wird dein Erstattungsanspruch der Vorsteuer gestrichen und im schlechtesten Fall eine Nachforderung geltend gemacht.
Wenn dies häufiger passiert, kommen schnell empfindlich hohe Beträge zustande. Außerdem kann es für dein Unternehmen rufschädigend sein.
Wann eine Quittung zur Rechnung wird
Eine Quittung kann nur dann zur Rechnung werden, wenn sie alle Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung enthält. Und auch bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen, d. h. der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer beträgt höchstens 250 Euro, wird die Quittung zur (quittierten) Rechnung.
Die Unterschiede zwischen beiden Belegen
Sowohl die Rechnung als auch die Quittung sind sehr wichtige Dokumente für deine Buchhaltung. Beide Belege unterscheiden sich jedoch in den folgenden Punkten:
- Ihre Funktion in der Buchhaltung
Die Quittung dient als Nachweis für den Erhalt einer Ware bzw. die Erbringung einer Leistung und die Zahlung. Die Rechnung hingegen stellt eine Forderung an den oder die Schuldner:in. Sie stellt die Lieferungen bzw. Leistungen übersichtlich dar und weist die entsprechenden Kosten aus.
Hinweis: Unter gewissen Bedingungen kann die Quittung zu einer Rechnung werden und die Rechnung kann die Funktion einer Quittung erfüllen.
- Ihre unterschiedliche Anforderungen
Aus den unterschiedlichen Funktionen, die beide Belege erfüllen, ergeben sich auch unterschiedliche Anforderungen, die an sie gestellt werden. Beide Dokumente benötigen verschiedene Pflichtangaben, die für ihre Rechtsgültigkeit notwendig sind. Wobei eine rechtskonforme Rechnung deutlich mehr Pflichtangaben enthält als eine rechtsgültige Quittung. Im Geschäftsalltag solltest du daher separate Vorlagen für Rechnungen und Quittungen verwenden.
Zusammenfassung
Während du mit einer Quittung den Empfang einer Leistung bzw. Lieferung bestätigst, forderst du mit einer Rechnung die Bezahlung von Leistungen bzw. Lieferungen ein.
Eine Rechnung kann auch als Quittung gelten. Dafür muss sie einen Vermerk über eine erhaltene Zahlung enthalten. Zugleich kann eine Quittung auch als Rechnung für Kleinbeträge unter 250 Euro verwendet werden.
Beide Dokumente sind indes Belege, die für dein Unternehmen von buchhalterischer Bedeutung sind.
