Korrekt mahnen in 4 klaren Schritten

Wenn der Kunde nicht zahlt

Jeder Geschäftsmann kennt die Situation: Der Kundenauftrag wurde rechtzeitig und wie vereinbart ausgeführt und die Rechnung zeitnah gestellt, aber der Zahlungseingang auf dem Bankkonto glänzt durch Abwesenheit. In den meisten Fällen geschieht dies nicht böswillig, weshalb man in dieser Situation hin- und hergerissen ist: Einerseits soll der Kunde damit nicht belästigt oder verprellt werden, andererseits geht es hier um die ausstehende wohlverdiente Entlohnung.

Was tun? Am besten geht man folgendermaßen vor:

1. Erinnerung im Gespräch

Einfach miteinander reden wirkt oft Wunder. Wenn du also das nächste Mal mit deinem Kunden sprichst, frage ihn beiläufig, ob er deine Rechnung erhalten hat. Es könnte durchaus sein, dass die Rechnung verloren gegangen oder im SPAM-Ordner gelandet ist. Oft lässt sich bereits an der Reaktion des Kunden erkennen, ob es sich um ein Versehen handelt oder der Kunde nach Ausreden sucht. Als Nächstes fragst du ihn, wann du mit dem Zahlungseingang rechnen kannst. Bei einer positiven Auskunft ist das Problem in den meisten Fällen schon aus der Welt geschafft.

2. Schriftliche Zahlungserinnerung

Bitte recht freundlich! Wenn du nach Ablauf des Zahlungsziels den Kunden an das Begleichen deiner Rechnung mit einem Brief oder einer E-Mail erinnerst, schreibe nett und freundlich, um das Geschäftsverhältnis nicht zu beeinträchtigen. Sätze wie „Sicher sind Sie gerade sehr beschäftigt …“ oder „Vielleicht haben Sie einfach übersehen …“, wirken hier zuvorkommend.
Übrigens: Eine freundliche Zahlungserinnerung gilt rechtlich gesehen bereits als Mahnung.

Apropos Zahlungsziel: Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt 30 Tage. Es ist jedoch nicht unüblich, individuelle Zahlungsfristen bzw. -ziele mit Kunden zu vereinbaren. Sei es, um deinen Kunden entgegenzukommen oder aber dein Geld früher einzufordern. Üblich sind hier zum Beispiel:

,,Zahlbar innerhalb von 7 bzw. 14 Tagen‘‘ oder

,,Jetzt kaufen, in 3 bzw. 6 Monaten bezahlen‘‘.

3. Die Mahnung

Drei Mahnstufen sind üblich, aber nirgendwo vorgeschrieben. Es liegt ganz bei dir, wie viele Zahlungserinnerungen oder Mahnungen du an deine Kunden schickst. Wenn auch nach der Zahlungserinnerung (erste Mahnstufe) kein Zahlungseingang auf deinem Konto erfolgt ist, beginnst du den Kunden zu mahnen (zweite Mahnstufe). Rechnungsprogramme wie Comarch ERP XT unterstützen dich dabei.
Bei dieser erneuten Zahlungsaufforderung werden üblicherweise auch Verzugszinsen und Mahngebühren in Rechnung gestellt. Die Berechnung von Verzugszinsen ist im BGB unter § 288 wie folgt geregelt:

Für Privatkunden (Verbraucher), die in Zahlungsverzug geraten, sind Verzugszinsen in Höhe von 5 % über dem Basiszinssatz zulässig.

Für Geschäftskunden, die in Verzug geraten, sind Zinsen in Höhe von 9 % erlaubt.

Der Basiszinssatz wird regelmäßig von der Deutschen Bundesbank überprüft und liegt aktuell bei -0,88 p.a. (Stand: Januar 2021, Quelle: Deutsche Bundesbank).

Damit ergeben sich folgende Verzugs-Zinssätze:

bei Verbrauchergeschäften: 4,12 % p.a.

bei Handelsgeschäften: 8,12 % p.a.

Mahngebühr sind zwar nicht der Rede wert, werden aber im Allgemeinen als angemessen betrachtet und belaufen sich in der Regel auf 2 – 3 € pro Mahnung.

Wichtig: Eine gesetzliche Grenze für Mahngebühren existiert nicht. Der Gläubiger hat nicht das Recht, pauschal Gebühren zu veranschlagen, die höher sind als der zu erwartende Schaden. Er darf nur Kosten veranschlagen, die tatsächlich für die Mahnung anfallen. Das heißt Kosten für Papier und Porto.

4. Gerichtliches Mahnverfahren

Zeigt auch die letzte Mahnung keine Wirkung, solltest du rechtliche Schritte in Form eines Mahnverfahrens einleiten. Dies kannst du selbst auch ohne einen Anwalt machen. Die Besonderheit des Mahnverfahrens ist, dass vom Gericht nicht geprüft wird, ob deine Forderung berechtigt ist.
Auf deinen Antrag hin erlässt das Zentrale Mahngericht einen Mahnbescheid, der dem Antragsgegner von Amts wegen zugestellt wird. Im Anschluss gibt es drei mögliche Szenarien:

1. Zahlt der Antragsgegner das Geld, ist die Sache erledigt.
2. Legt der Antragsgegner innerhalb der zweiwöchigen Widerspruchsfrist keinen Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein und meldet sich nicht, kannst du beim Zentralen Mahngericht einen Antrag auf Erlass des Vollstreckungsbescheids stellen.
3. Legt dein Antragsgegner jedoch Widerspruch gegen den Vollstreckungsbescheid ein, wird das Verfahren an das für den Rechtsstreit zuständige Prozessgericht abgegeben, wenn du oder der Antragsgegner die Durchführung des streitigen Verfahrens beantragen. Über den Anspruch wird dann im Wege eines Zivilprozesses entschieden. Spätestens jetzt brauchst du jedoch einen Anwalt.

Achtung: Sollte dir die genaue Anschrift des Schuldners nicht mit Sicherheit bekannt sein, verzichte auf den Mahnbescheid! Denn wenn der Bescheid nicht zugestellt werden kann, bleibt er wirkungslos. Anders als bei der Erhebung einer Klage gilt hier nicht die sogenannte öffentliche Zustellung.