In diesem Artikel geben wir einen Überblick darüber, was eine Rückwirkung ist, welche Gründe für die Erstellung von Rechnungen im Nachhinein sprechen, welche Fristen du dabei einhalten musst und welche Vor- und Nachteile sich daraus ergeben. Außerdem geben wir dir einige Tipps, die du bei der korrekten Erstellung von rückwirkenden Rechnungen beachten solltest.
Begriffserklärung
Was ist eine Rückwirkung?
Mit anderen Worten: Rückwirkung bedeutet, dass ein Gesetz, eine Satzung oder eine Verordnung auf Ereignisse angewendet wird, die vor dem Erlass des Gesetzes oder der Verordnung stattgefunden haben.
Was bedeutet rückwirkende Rechnungsstellung?
Was es bei der Erstellung von rückwirkenden Rechnungen zu beachten gibt, erfährst du im weiteren Verlauf des Artikels.
Gründe für die rückwirkende Erstellung von Rechnungen
Es gibt mehrere Gründe, warum du als Unternehmer oder Unternehmerin eine Rechnung rückwirkend erstellen musst.
1. Die ursprüngliche Rechnung ist verloren gegangen bzw. wurde verlegt
Wenn eine Rechnung verloren geht oder verlegt wird, kann es schwierig sein, nachzuweisen, dass einer Person eine Leistung tatsächlich erbracht wurde. In solchen Fällen musst du eine neue Rechnung schreiben, um die ursprüngliche zu ersetzen.
2. Die Frist für die Rechnungsstellung ist abgelaufen
Hast du als Unternehmer oder Unternehmerin die Frist für die Rechnungsstellung verpasst, musst du rückwirkend eine neue Rechnung erstellen. Dies ist der Fall, wenn dem Kunden oder der Kundin nach erfolgter Leistungserbringung die Rechnung nicht rechtzeitig gestellt wurde.
3. Die erbrachte Leistung wurde ohne Rechnung bezahlt
Es kann sein, dass ein Kunde oder eine Kundin für einen Dienst oder eine Ware bezahlt, jedoch auf eine Rechnung verzichtet. Wirst du als Selbstständiger oder Selbstständige nachträglich durch das Finanzamt dazu angehalten, für diese bereits geleistete Zahlung eine Rechnung zu präsentieren, musst du diese rückwirkend erstellen.
Wie werden Rechnungen im Nachhinein erstellt?
Tipps für die rückwirkende Rechnungsstellung
- Erstelle die Rechnung mit allen Pflichtangaben, die das Umsatzsteuergesetz vorsieht.
- Vergewissere dich, dass alle Einzelheiten der erbrachten Leistung enthalten sind. Dazu gehören Datum und Uhrzeit, eine konkrete Leistungsbeschreibung und der fällige Betrag. Das Datum der Leistungserbringung entspricht dem Zeitraum, an dem die Forderung entstanden ist.
- Achte darauf, alle zusätzlichen Gebühren oder Kosten anzugeben, die der Rechnungsempfänger oder die Rechnungsempfängerin zu tragen hat. Dazu gehören Steuern, Versandgebühren oder andere Gebühren.
- Achte darauf, die Zahlungsbedingungen anzugeben. Dies umfasst die Zahlungsmethode, das Fälligkeitsdatum sowie alle anderen Informationen, die erforderlich sind, um eine pünktliche Zahlung zu gewährleisten.
- Achte darauf, alle anwendbaren Rabatte oder Sonderangebote gesondert auszuweisen.
- Verwende als Rechnungsdatum das aktuelle Datum.
- Schreibe einen Vermerk, wenn die Forderung bereits ohne Rechnungsstellung gezahlt wurde.
Welche Fristen gelten bei der rückwirkenden Rechnungsstellung?
Es ist also möglich, einem Kunden oder einer Kundin rückwirkend eine Rechnung auszustellen. Allerdings ist er oder sie durch die Verjährung nicht mehr dazu verpflichtet, die Forderung zu begleichen. Denn für Zahlungansprüche gegenüber einem Schuldner oder einer Schuldnerin gibt es durchaus Verjährungsfristen. In der Regel liegen diese bei drei Jahren.
Hinweis: Bei der Frist von drei Jahren handelt es sich übrigens nicht um einen Stichtag, sondern um das Jahr, in dem die Forderung entstanden ist.
Am Beispiel sieht das wie folgt aus:
Wenn du eine Leistung am 11.09.2022 erbracht hast, dann verjährt sie nicht genau drei Jahre später. Sondern zum Ende des entsprechenden Kalenderjahres, sprich am 31.12.2025.
Vor- und Nachteile von rückwirkend ausgestellten Rechnungen
- Solltest du eine Rechnung einmal vergessen, ist sie nicht sofort verjährt.
- Du hast drei Jahre Zeit, eine Rechnung auch rückwirkend zu schreiben.
- Da rückwirkende Rechnungen wie herkömmliche Rechnungen ausgestellt werden, musst du nichts extra beachteten.
Nachteile
- Rückwirkende Forderungen kannst du nur zeitlich begrenzt stellen. Denn nach 3 Jahren kommt es zur Verjährung.
Automatisieren der rückwirkenden Rechnungserstellung
Bei der Auswahl eines Automatisierungstools zur Rechnungserstellung ist darauf zu achten, dass es einfach zu bedienen ist und die Rechnungen korrekt erstellt werden können. Das Tool sollte vor allem in der Lage sein, alle Pflichtangaben zu erfassen und DSGVO- und GoBD-konform sein.
