Als Unternehmer:in oder Selbstständige:r ist es wichtig, Rechnungen zu schreiben. Denn ohne sie gibt es keine Einnahmen. Rechnungen zu erstellen, kostet oftmals viel Zeit und Mühe, vor allem wenn es mehrere Positionen abzurechnen gilt. Deshalb empfiehlt es sich manchmal, kumulierte Rechnungen zu nutzen.
Was sind kumulierte Rechnungen?
Der Begriff kumulieren entstammt dem Lateinischen und bedeutet anhäufen oder ansammeln.
Bei der kumulierten Rechnung handelt es sich um eine Art Sammelrechnung über alle für eine:n Kundin / Kunden erbrachten Leistungen. Mit ihrer Hilfe fasst du mehrere Rechnungspositionen und Transaktionen eines definierten Zeitraums auf einem Dokument zusammen.
Kumulierte Rechnungen sind praktikabel, wenn du
- Aufträge hast, die aus mehreren Teilleistungen bestehen oder
- Aufträge mit wiederkehrenden Dienstleistungen oder Produkten anbietest.
Unternehmen verwenden diese Form der Rechnung für monatliche oder quartalsweise Zahlungen. Zum Beispiel, wenn du als Handwerker:in eine Baustelle ausstattest oder als Grafiker:in eine Website gestaltest. Anstatt jede Teilleistung einzeln in Rechnung zu stellen, listest du alle Positionen auf und rechnest am Ende ab.
Was sind die Voraussetzungen, um eine kumulierte Rechnung auszustellen?
- Es handelt sich um eine über einen definierten Zeitraum erbrachte Dienstleistung oder Lieferung. Zum Beispiel bei wiederkehrenden Zahlungen.
- Der Kunde oder die Kundin stimmt der Erstellung einer kumulierten Rechnung per Vertrag oder Vereinbarung zu.
- Jede Leistung ist klar identifizierbar und nachvollziehbar, um sie in der Rechnung aufzuführen.
Wie erstellst du eine kumulierte Rechnung und was musst du beachten?
Schnell und günstig geht es mit Textvorlagen. Diese gibt es vorgefertigt im Internet oder du erstellst sie eigenständig mit einem Programm zur Textverarbeitung wie Word. Hierbei musst du neben der korrekten Formatierung darauf achten, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält.
Komfortabler und professioneller geht es mit einer Rechnungssoftware. Mit ihr lassen sich Rechnungen schnell und vor allem sicher erstellen, verwalten und versenden. Eine Software garantiert, dass die kumulierte Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Um eine Sammelrechnung zu erstellen, gehst du wie folgt vor:
- Sammle alle erstellten Rechnungen, die sich über einen definierten Zeitraum erstrecken.
- Erstelle eine neue Rechnung, auf der du alle Einzelabrechnungen untereinander auflistest.
- Addiere die Beträge aller Rechnungen und gib die Gesamtsumme an.
- Vermerke auf der Rechnung, dass es sich um eine kumulierte Rechnung handelt. Gib den Zeitraum an, über den sich die Einzelabrechnungen erstrecken.
- Füge alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben hinzu, die auch auf einer Einzelrechnung zu finden sind. Wie z. B. Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Zahlungsbedingungen und Steuernummer.
Wichtig: Beachte, wenn du die Positionen aufstellst, Folgendes:
- Liste alle Einzelaufträge beziehungsweise Einzelabrechnungen chronologisch auf.
- Gib den Abrechnungszeitraum und die einzelnen Termine pro Auftrag an.
- Gib die Einzelsummen der Einzelabrechnungen und die Gesamtsumme auf der kumulierten Rechnung an.
Wie werden kumulierte Rechnungen von Steuerbehörden behandelt?
Die Pflichtangaben für Einzelrechnungen gelten auch für kumulierte Rechnungen. Daher werden sie steuerrechtlich gleichbehandelt.
Beachte aber, dass du bei Sammelrechnungen die Umsatzsteuer für jede einzelne Position separat ausweisen musst.
In welchen Branchen wird die kumulierte Rechnung am häufigsten verwendet?
Die Sammelrechnung ist besonders nützlich, wenn es um regelmäßige oder wiederkehrende Transaktionen geht. Sie wird in verschiedenen Branchen verwendet, um alle Gebühren für einen bestimmten Zeitraum (z. B. einen Monat oder ein Jahr) zusammenzufassen. Hier sind einige Beispiele:
– Abonnementdienste wie Zeitschriften, Streaming-Dienste oder Fitnessstudios
– Dienstleistende wie Anwälte oder Anwältinnen, Berater:innen oder Handwerker:innen
– Telekommunikationsunternehmen wie Internet Provider
– Großhandelsunternehmen
– Finanzinstitute wie Banken oder Kreditkartenunternehmen
– Mietdienste wie Autovermietungen oder Verleih von Veranstaltungszubehör
– Versorgungsunternehmen wie Strom- und Wasserwerke
Welche Vor- und Nachteile haben kumulierte Rechnungen?
Kumulierte Rechnungen haben sowohl für dich als auch für deine Kunden und Kundinnen einige Vorteile. Einer der größten liegt in der effektiveren und kostengünstigeren Buchhaltung. Wenn du mehrere Geschäftsvorfälle gesammelt in Rechnung stellst, fallen deutlich weniger Kontobewegungen an. Dies macht sich vor allem bemerkbar, wenn deine Bank pro Buchung Gebühren verlangt. Du sparst nicht nur Zeit, sondern zusätzlich Geld. Hinzu kommt die Kostenersparnis für den Versand der Rechnung.
Sammelrechnungen wirken sich außerdem positiv auf die Beziehung zu deiner Kundschaft aus. Deine Kunden und Kundinnen bekommen weniger Rechnungen, die noch dazu übersichtlicher und transparenter sind. So erhalten sie einen umfassenden Überblick und sehen beispielsweise, welche Kosten sie im Detail für deine Leistungen zahlen. Insgesamt bedeutet das für sie weniger Papierkram, Stress und Verwirrungen.
Eine kumulierte Rechnung fasst mehrere Einzelrechnungen von einer Vielzahl an Projekten oder Aufträgen zusammen. Dies hat unter Umständen gewisse Nachteile zur Folge. Die Schwierigkeit besteht darin,
– den Überblick über die einzelnen Kostenposten zu behalten.
– die einzelnen Positionen den jeweils richtigen Projekten oder Aufträgen zuzuordnen.
– die Angaben in der Rechnung auf ihre Korrektheit und Vollständigkeit hin zu überprüfen.
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, alle Einzelrechnungen vor dem Zusammenfassen sorgfältig zu kontrollieren. So werden potenzielle Fehler frühzeitig entdeckt oder vermieden.
Fazit
Kumulierte Rechnungen sind eine praktische Methode, um wiederkehrende Zahlungen für Dienstleistungen oder Produkte zu verwalten. Dabei werden mehrere Positionen eines Auftrags oder eines Zeitraums auf einem Dokument zusammengefasst. Unternehmen profitieren von einer vereinfachten Buchhaltung und sparen Zeit und Geld.
Um Sammelrechnungen zu erstellen, kannst du entweder eine Vorlage aus dem Internet verwenden oder eine Rechnungssoftware nutzen.
