Wenn Kunden oder Kundinnen ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen, kann dies für dein Unternehmen negative Auswirkungen haben. Daher ist es wichtig, wirkungsvolle, freundliche und zugleich deutliche Zahlungserinnerungen zu schreiben. So stellst du sicher, dass du offene Zahlungen pünktlich erhältst und sparst dir häufig ein aufwendiges Mahnverfahren.
In diesem Artikel geben wir dir Tipps und Empfehlungen, um höfliche, aber effektive Zahlungserinnerungen zu verfassen.
1. Bedeutung von Zahlungserinnerungen
Eine Zahlungserinnerung ist ein wichtiger Teil des Forderungsmanagements. Es hilft Unternehmen, offene Rechnungen und ausstehende Zahlungen von Kunden bzw. Kundinnen zu verwalten. Ohne Zahlungserinnerungen können Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihr Geld pünktlich zu erhalten und ihre finanziellen Ziele zu erreichen.
2. Schwierigkeiten bei der Erstellung von Zahlungserinnerungen
Die Erstellung von Zahlungserinnerungen kann schwierig sein. Einerseits solltest du höflich und professionell bleiben, andererseits aber auch deutlich machen, dass die Zahlung fällig ist. Eine schlecht geschriebene Zahlungserinnerung kann die Beziehung zum Kunden beeinträchtigen und das Risiko erhöhen, dass die Rechnung nicht bezahlt wird.
3. Vorgehen bei einer Zahlungserinnerung
Das A und O bei einer Zahlungserinnerung ist die Verwendung einer professionellen Sprache. Das heißt, vermeide in jedem Fall zu emotional oder unsachlich zu klingen und einen aufgeregten oder beleidigenden Ton an den Tag zu legen. Formatiere deine Erinnerungen überdies so, dass sie leicht zu lesen und zu verstehen sind. Damit stellst du sicher, dass du ernst genommen wirst und verhinderst, dass säumige Personen verärgert werden.
a. Beginne mit einer freundlichen Erinnerung
In deiner ersten Zahlungserinnerung solltest du höflich, aber bestimmt in einer respektvollen und sachlichen Sprache darauf hinweisen, dass die Zahlung noch aussteht und du an einer Lösung interessiert bist. Vermeide es, zu aggressiv oder unfreundlich zu klingen. Dies kann die Beziehung zu deinem Kunden oder deiner Kundin beeinträchtigen.
Hier ein Beispiel für eine freundliche Erinnerung:
„Sehr geehrte/r Kundin/Kunde, wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass die Zahlung für die folgende Rechnung noch aussteht: [Rechnungsnummer]. Wir schätzen Ihre Geschäftsbeziehung mit uns und möchten eine Lösung finden, die für beide Seiten zufriedenstellend ist. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um diese Angelegenheit zu klären. Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit.”
b. Stelle klare Fristen und Konsequenzen auf
Wenn deine erste Zahlungserinnerung nicht erfolgreich war, musst du möglicherweise eine zweite oder dritte Erinnerung senden. In diesem Fall ist es wichtig, klare Fristen und Konsequenzen zu setzen. Nur so versteht der oder die Schuldner:in, dass das Ignorieren deiner Zahlungserinnerungen Konsequenzen haben wird.
Eine Zahlungsfrist sollte realistisch sein, damit dem Kunden oder der Kundin genügend Zeit für die Zahlung zur Verfügung steht. In diesem Zusammenhang ist es auch notwendig, klare Konsequenzen zu erwähnen, falls nicht innerhalb der Frist bezahlt wird. Dies kann eine Mahngebühr oder ein rechtliches Vorgehen beinhalten.
Hier ein Beispiel für eine zweite Zahlungserinnerung:
„Sehr geehrte/r Kundin/Kunde, leider haben wir immer noch keine Zahlung für die Rechnung [Rechnungsnummer] erhalten. Wir verstehen, dass es manchmal Verzögerungen geben kann. Nichtsdestotrotz müssen wir darauf bestehen, dass die Zahlung innerhalb der nächsten fünf Werktage erfolgt. Bitte beachten Sie, dass wir gezwungen sind, Mahngebühren und Verzugszinsen zu erheben, wenn die Zahlung nicht innerhalb dieser Frist erfolgt.”
c. Biete Unterstützung an
Manchmal gibt es gute Gründe dafür, dass Kunden oder Kundinnen ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen können. Sei es aus gesundheitlichen oder wirtschaftlichen Gründen. In diesem Fall ist es wichtig, Unterstützung anzubieten. So kann eine Lösung gefunden werden, die für beide Seiten akzeptabel ist. Zum Beispiel könntest du eine Ratenzahlungsvereinbarung vorschlagen oder eine Verschiebung des Fälligkeitsdatums anbieten.
Hier ein Beispiel für eine dritte Zahlungserinnerung:
„Sehr geehrte/r Kundin/Kunde, wir haben festgestellt, dass die Zahlung für die Rechnung [Rechnungsnummer] immer noch aussteht. Wir verstehen, dass Schwierigkeiten auftreten können, die eine pünktliche Zahlung verhindern. Gerne möchten wir mit Ihnen zusammenarbeiten und Sie in diesem Fall unterstützen. Bitte kontaktieren Sie uns so bald wie möglich, damit wir gemeinsam eine Lösung finden können, die für beide Seiten akzeptabel ist. Wir sind an einer langfristigen Geschäftsbeziehung mit Ihnen interessiert und möchten sicherstellen, dass diese Situation in Zukunft vermieden wird. Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit.”
4. Zahlungserinnerungen automatisieren
Wenn du viele Zahlungserinnerungen senden musst, empfiehlt es sich, den Prozess zu automatisieren. Du kannst z. B. eine automatisierte E-Mail-Kampagne einrichten, die Zahlungserinnerungen zu bestimmten Zeitpunkten sendet. Oder du verwendest eine Software, die Zahlungserinnerungen automatisch erstellt und versendet. Spezielle Buchhaltungsprogramme verknüpfen deine Rechnungen direkt mit den Banktransaktionen und führen automatischen einen Abgleich durch. Dabei stellt sich schnell heraus, ob eine Rechnung bezahlt wurde und somit nicht mehr fällig ist bzw. nicht bezahlt wurde und demnach noch fällig ist. In letzterem Fall schaltet sich das automatische Mahnwesen ein. Die säumige Person erhält automatisiert eine Zahlungserinnerung, sodass eine manuelle Bestätigung nicht mehr erforderlich ist.
5. Checkliste für die Erstellung von Zahlungserinnerungen
- Verwende eine höfliche und professionelle Sprache: Vermeide unangemessene Sprache und Emotionen (Beschimpfungen, Drohungen oder Beleidigungen).
- Verwende eine klare, aussagekräftige und präzise Betreffzeile: Vermeide Floskeln oder unklare Formulierungen.
- Verwende eine freundliche Einleitung: Beginne mit einer freundlichen Begrüßung und vermeide Vorwürfe oder Schuldzuweisungen.
- Verweise auf die ursprüngliche Rechnung: Erinnere den Kunden oder die Kundin höflich an die ausstehende Rechnung und gib relevante Informationen wie Rechnungsnummer und Datum an oder lege eine Kopie der Rechnung bei.
- Stelle eine klare Frist zur Zahlung: Setze eine angemessene Frist zur Zahlung fest und vermeide unklare oder vage Formulierungen.
- Biete alternative Zahlungsmöglichkeiten an: Gib dem Kunden bzw. der Kundin die Möglichkeit, auf verschiedene Arten zu bezahlen und erkläre die verschiedenen Zahlungsmöglichkeiten klar und deutlich.
- Erwähne die möglichen Konsequenzen bei Nichtzahlung: Mache höflich, aber deutlich klar, welche Konsequenzen es gibt, wenn die Zahlung nicht fristgerecht eingeht und vermeide übertriebene oder unrealistische Konsequenzen.
- Biete Hilfe bei Fragen oder Problemen an: Gib dem Kunden oder der Kundin die Möglichkeit, bei Fragen oder Problemen Unterstützung zu erhalten und erkläre, wie der Kunde oder die Kundin Unterstützung erhalten kann.
- Implementiere bereits bei der Gründung deines Unternehmens ein effektives Forderungsmanagement: Durch frühzeitiges Handeln können unerwünschte Überraschungen vermieden und das Unternehmen vor Zahlungsausfällen bewahrt werden.
Fazit
Mit einer gut durchdachten Zahlungserinnerungsstrategie gelingt es dir höfliche aber bestimmte Zahlungserinnerungen zu schreiben. Damit stellst du sicher, dass du das Geld für deine Forderungen bekommst und deine Finanzen auf Kurs hältst. Gleichzeitig kann es deine Geschäftsbeziehung stärken. Denn viele Kunden bzw. Kundinnen finden es grundsätzlich seriös, wenn du nicht nur leistest, sondern auch forderst, was dir zusteht. Verwende in jedem Fall eine professionelle Sprache und Formatierung, setze klare Fristen und Konsequenzen und biete deine Unterstützung an. So lässt sich eine beide für beide Seiten zufrieden stellende Lösung finden.
