Wie du dein Lager jederzeit im Blick behältst

Egal ob junges Start-up oder Großkonzern, annähernd alle Unternehmen, die nicht im Dienstleistungssektor oder ausschließlich online tätig sind, beschäftigen sich auf irgendeine Weise mit Lagerhaltung. Die Thematik ist demzufolge besonders relevant, was nicht zuletzt auch an den laufenden Unterhalts- und Betriebskosten liegt, die ein Lager verursacht. Des Weiteren erwarten vor allem Kundinnen und Kunden im B2C-Geschäft, dass Produkte stets verfügbar sind und Lieferungen besonders schnell erfolgen. Demnach sind fehlerfreie Prozesse im Lager eine grundlegende Bedingung, um den heutigen Anforderungen zu entsprechen.

Was versteht man unter Lagerhaltung?

Unter Lagerhaltung versteht man die bewusste Unterbrechung des Materialflusses innerhalb der Unternehmensprozesse, also die bewusste Bildung von Lagerbestand. So wird sichergestellt, dass hinreichend Güter verfügbar sind und potenzielle Engpässe überbrückt werden können. Rohstoffe, Halbfertigprodukte oder fertige Produkte werden in der Wertschöpfungskette nicht direkt weitergeleitet, sondern zunächst eingelagert. Aufgrund der dabei entstehenden Kosten sind Unternehmen immer bestrebt, die Lagerdauer zu optimieren, um einerseits die Ausfallzeiten möglichst gering zu halten und andererseits die Kosten der Lagerhaltung zu minimieren.

Lagerhaltung umfasst dabei alle Faktoren der zwischenzeitlichen Lagerung von Gütern und Produkten in ihren verschiedenen Stufen der Produktion.

Wie werden die Daten der Lagerhaltung effektiv und unkompliziert erfasst und verarbeitet?

Dies gelingt mit einer gut organisierten und übersichtlichen Lagerverwaltung. Denn ihre Aufgabe ist die Steuerung, Organisation und Überwachung aller Lagerprozesse, d. h. aller verändernden Maßnahmen im Lager mit dem Ziel, die Kosten zu minimieren und eine hohe Verfügbarkeit von kundenrelevanten Artikeln sicher zustellen.

Zu Beginn sei gesagt, dass eine Lagerverwaltung per Excel oder Access in den meisten Fällen nur bedingt funktioniert und daher nicht empfehlenswert ist. Derartige Lösungen sind umständlich und fehleranfällig. Gewisse dynamische Prozesse wie die Wareneingangs- und Warenausgangskontrolle oder die unterschiedlichen Bewertungsmethoden für Restbestände (LiFo, FiFo, Durchschnittsverfahren) können mit statischen Programmen nicht oder nur mühsam dargestellt werden. Um hier die entsprechenden Ergebnisse zu erzielen, wären tiefgehende Kenntnisse der Microsoft-Office-Produkte und ein enormer zeitlicher Aufwand erforderlich. Sinnvoller und zeitgemäßer erscheint es daher, in eine Lagerverwaltung zu investieren, die an dein Unternehmen angepasst ist und folglich mit dir, deinen Unternehmensstrukturen und deinem Lager mitwachsen kann. Eine spezielle Lagerhaltungssoftware bietet dir genau diese Möglichkeit. Denn mittels moderner IT ist es heute problemlos möglich, alle erforderlichen Daten, die das Lager, seine Artikel und deren Bewegungen betreffen, zu speichern und außerdem auswertbar zu machen. Mit einer Software zur Lagerverwaltung kannst du alle Lagerbestände übersichtlich kontrollieren, alle Zu- und Abgänge automatisch digital buchen und mit nur wenigen Klicks Lieferscheine erstellen. Darüber hinaus ist es möglich, deine Lieferanten und Kunden zu verwalten und im Blick zu behalten sowie eine Inventur durchzuführen.

Was spricht für eine Lagerverwaltung online?

Die Vorteile einer Lagerverwaltungssoftware aus der Cloud liegen klar auf der Hand. So ist für die Nutzung einer Online Software zur Lagerverwaltung keine Installation erforderlich. Du benötigst lediglich einen Internetzugang zur Verwaltung deiner Warenwirtschaft. Ein großer Vorteil von Cloud-Computing ist darüber hinaus der orts- und zeitunabhängige Zugang zu deiner Logistik über mobile Geräte und das Internet. Damit hast du die Warenwirtschaft deines Unternehmens stets im Blick und jederzeit von überall Zugriff auf alle Funktionen, ganz ohne fortgeschrittene IT-Kenntnisse. Alle Daten werden zudem zentral auf einem Server gespeichert und gesichert, ganz ohne Verlust-Risiko. Was die Kosten und den Zeitaufwand für Wartung und Updates angeht, kannst du ganz unbesorgt sein. Dies liegt in der Hand des Anbieters und ist inklusive.

Welche Funktionen sind wichtig?

Artikel überwachen und verwalten

Den Grundstein für eine moderne Lagerverwaltung legt eine zentrale Artikel-Datenbank, mit der du alles stets im Blick behältst. Sie gewährt dir Zugriff auf dein Produktsortiment und die dazugehörigen Preise und ermöglicht es dir, Artikel schnell und einfach zu verwalten. Idealerweise können neue mehrere unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen inklusive aller Eigenschaften (Artikelnummer, Preise etc.) schnell und unkompliziert mittels einer CSV-Datei in die Datenbank der Warenwirtschaft importiert und analog aus dieser exportiert werden. Das minimiert Fehler, die beim Abtippen entstehen können und spart zudem Zeit, die häufig sehr knapp ist.

Steuersätze anpassen und Preise hinterlegen

So vielfältig die angebotenen Produkte und / oder Dienstleistungen eines Unternehmens sind, so unterschiedlich können auch die Steuersätze sein, die bei der Besteuerung Anwendung finden. Denn es gibt in Deutschland keinen pauschalen Steuersatz für alle Umsätze, sondern neben dem Regelsteuersatz von 19 %, greift in einigen Fällen der sogenannte ermäßigte Steuersatz von 7 %. Beide Steuersätze sind in § 12 UStG geregelt. Hinzukommt, dass einige Umsätze steuerbefreit (siehe § 4 UstG) oder sogar nicht steuerbar sind.

Eine fachmännische Lagersoftware lässt dir bei der Auswahl des richtigen Steuersatzes freie Hand und gestattet dir zudem, vorab für jedes Produkt und jede Dienstleistung einen definierten Steuerschlüssel zu hinterlegen. Dies vereinfacht die Besteuerung, da beim Erstellen neuen Rechnungen oder Angebote der entsprechende Steuersatz automatisch übernommen wird.

Als Kleinunternehmer erfüllst du strategische und administrative Aufgaben, koordinierst die täglich anfallenden operativen Aufgaben und kümmerst dich um deine Mitarbeiter. Dies erfordert einen klaren Kopf und vor allem einen guten Überblick. Wie gut also, dass es spezielle Software gibt, dir den Unternehmeralltag dahingehend erleichtert.

So unterstützt dich eine digitale Lagerverwaltung bei der Preiskalkulation, denn mit ihrer Hilfe kannst du in allen Artikeln den jeweiligen Einkaufs- und Verkaufspreis hinterlegen und behältst somit stets den Überblick über alle deine Preise. Dies vereinfacht die Preiskalkulation und macht die Berechnung deiner Marge übersichtlicher.

Lagerbestände überwachen und managen

Des Weiteren garantiert dir eine professionelle Lagersoftware, eine vollumfängliche Übersicht über dein Sortiment und die dazugehörigen Lagerbestände. Aber nicht nur das. Mithilfe einer intelligenten Echtzeitkontrolle verhindert das System darüber hinaus den Vertrieb von Waren, die nicht verfügbar sind. Dies erspart dir viel Ärger, da deine Kunden nur die Ware bestellen können, die auch tatsächlich im Lager vorhanden ist. Alle Artikel inklusive Mengen und Verkaufspreise kannst du dir in einer Produktübersicht anzeigen lassen, bei Bedarf auch nach Kategorien sortiert. Eine praktische Artikelsuche hilft dir, die entsprechende Ware schnell zu finden und kostbare Zeit zu sparen. Im Artikel selbst kannst du dir dann neben der Artikelnummer, den Preisen, der Maßeinheit, dem aktuellen Lagerbestand usw. auch die Liste der Lieferungen, sprich die Buchungen, anzeigen lassen. Wo wir auch schon beim nächsten Thema wären – dem Buchen von Zu- und Abgängen. Unter Einsatz einer Lagerverwaltungssoftware gelingt das Buchen von Artikelzugängen und Artikelabgängen ganz einfach und unkompliziert. Sobald eine Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung generiert wird, bewirkt dies automatisch eine Veränderung der entsprechenden Bestände im Lagerverwaltungssystem. Alle Abgangs- bzw. Zugangsbuchungen können im Anschluss in der jeweiligen Artikelkartei eingesehen werden, sodass du alle Lagerbewegungen jederzeit im Blick hast. Deine Bestandsverwaltung bleibt fehlerfrei und überschaubar, ohne dass du dich darum kümmern musst.

Lagerdokumente ausstellen

Auch wenn Lieferscheine per Gesetz nicht erforderlich sind, haben sie doch einen großen Nutzen für dich und deine Kunden. Denn als Warenbegleitpapier einer Sendung geben sie Auskunft über die mit der Sendung gelieferten Waren und vereinfacht so deren Versand und Erhalt. Zum einen können deine Kunden anhand eines Lieferscheins überprüfen, ob ihre Lieferung vollständig und mängelfrei ist und zum anderen erleichtert dir ein Begleitpapier das Zusammenstellen der Ware für den Kunden. Sollten Produkte erst später lieferbar sein, kannst du dies als Versender überdies auf dem Lieferschein vermerken. Mit dem richtigen Programm ist das Erstellen von Warenbegleitdokumenten nur eine Frage von wenigen Klicks! Denn der passende Lieferschein kann direkt aus dem Angebot, dem Auftrag oder der Ausgangsrechnung heraus erzeugt werden. Dabei erhalten Lieferscheine idealerweise einen eigenen Nummernkreis, der automatisch weitergeführt und als Referenz auf den dazugehörigen Rechnungen vermerkt wird. Weitere hilfreiche Unterlagen, die dir die nötige Übersicht über dein Lagersystem geben, sind:

• externe Wareneingangsdokumente,
• interne Wareneingangsdokumente,
• interne Warenausgangsdokumente.

Externe Wareneingangsdokumente kommen zum Einsatz, wenn Waren trotz einer fehlenden Rechnung, die den Kauf bestätigt, bereits in das Lager eingebucht werden sollen. Mithilfe des Belegs können die Waren sogleich eingelagert und verkauft werden. Auf Grundlage dieses externen Wareneingangs ist es möglich, später eine Eingangsrechnung zu erfassen und anschließend mit dem Lieferanten abzurechnen.

Zur Überwachung, genauer gesagt zur Nachvollziehbarkeit aller Lagerbewegungen ermöglicht eine spezielle Lagersoftware zudem das Erstellen von internen Wareneingangs- und Warenausgangsdokumenten. Anhand dieser Dokumente können Differenzen im Lagerbestand erfasst werden, die nicht auf gewerbliche Tätigkeiten zurückzuführen sind. Dies ist z. B. bei der jährlichen Inventur der Fall.

Inventuren durchführen und Lagerbestände bewerten

Inventuren und Bestandserfassungen des Inventars sind häufig mit enormem Zeit- und Personalaufwand verbunden. Nicht selten kommen dabei lange handschriftliche geführte Listen zum Einsatz, die nicht nur wahre Zeitfresser, sondern auch extrem fehleranfällig sind. Auch hier schafft eine digitale Lagerverwaltung Abhilfe, indem sie dir eine papierlose Inventur und Inventarisierung deines Sortiments erlaubt. So können am Ende des Geschäftsjahres alle Artikel und die dazugehörigen Mengen elektronisch in einem digitalen Inventurbogen dokumentiert und darauf aufbauend eine Bestandsaufnahme im Lager durchgeführt werden. Die gezählten Bestandsmengen werden daraufhin im System gebucht und sogleich mit den bereits hinterlegten Artikelmengen abgeglichen und gegebenenfalls korrigiert. Dieser Abgleich wird protokolliert und etwaige Differenzmengen auf dem Inventurbogen erfasst. Das alles geschieht automatisch.

Am Ende des Geschäftsjahres steht schließlich für jeden Geschäftsführer, egal ob Klein- oder Großunternehmer das Aufstellen der Bilanz bzw. die Bestandsbewertung an. Diese Bewertung von Vermögensgegenständen (auch Lagerbestände) wird mithilfe sogenannter Bewertungsvereinfachungsverfahren erleichtert. Dazu gehören die

• Festbewertung
• Durchschnittsbewertung (gewogene und gleitende Durchschnittsbewertung)
• Verbrauchsfolgebewertung (LIFO, HIFO, FIFO, LOFO)

Moderne Lagersoftware ermöglicht dir das entsprechende Bewertungsvereinfachungsverfahren, wonach deine Vermögensgegenstände am Jahresende bewertet werden, direkt in der Anwendung auszuwählen. Damit gelingt die Bewertung völlig automatisch und unkompliziert.

Fazit

Die Lagerhaltung und Lagerverwaltung ist aufgrund der vielfältigen Lagermöglichkeiten nicht nur eine äußerst komplexe Thematik, sondern auch ein massiver Kostenfaktor, der eine laufende Optimierung unabdingbar macht. Entscheidend ist, zu jeder Zeit den Überblick über das eigene Lager zu behalten. Nur so kannst du gewährleisten, dass alle Lagerprozesse gut laufen, ausreichend Waren vorrätig sind und zugleich die Kosten minimiert werden. Moderne cloudbasierte Programme wie ERP XT helfen dir dabei, das Management deines Lagers effektiv zu bewerkstelligen. Du minimierst dabei deine Kosten und deinen Zeitaufwand und erhöhst zugleich deine Effizienz, Flexibilität, Verlässlichkeit und Sicherheit.