Wie sagt man so schön: Fehler passieren und irren ist menschlich. Daher ist es auch nicht ungewöhnlich, dass es im Unternehmensalltag zu Fehlschlägen kommt. Wichtig ist nur, diese rechtzeitig zu erkennen, zu vermindern oder zu beseitigen. Im Allgemeinen realisieren Geschäftsleute ziemlich schnell, wenn etwas missglückt ist und sie wissen auch, wo Optimierungen entsprechend ratsam sind. Allerdings gestaltet sich das Wie bedeutend schwieriger. Denn meist lässt sich nicht sofort sagen, welche Verbesserung für die entsprechende Situation am effektivsten ist, weshalb dies zu Frustration führen kann. Hinzukommt, dass oftmals die nötige Zeit und Ruhe fehlt, um in der geschäftigen und von zeitintensiven Routinearbeiten beeinflussten Arbeitsumgebung über Prozessoptimierungen im Arbeitsalltag nachzudenken.

Nachfolgend geben wir dir einige Denkansätze auf den Weg und erläutern, wie du einfach und problemlos smartere Unternehmensentscheidungen fällen kannst. Sieh die 5 Methoden als Anregung und Inspiration für etwaige Veränderungen an, die du bei Bedarf mühelos Step by Step umsetzen kannst.

Ziel ist es, Unternehmensdaten und -informationen so zu sammeln und aufzubereiten, dass sich Schlussfolgerungen ableiten lassen, die wiederum smartere Geschäftsentscheidungen begünstigen. Gerade in der heutigen Zeit werden täglich massenweise Daten von Firmen erzeugt. Doch anstatt von diesen wertvollen Informationen zu profitieren und erfolgversprechende Veränderungen voranzutreiben, werden sie häufig ignoriert. Was Global Player bereits seit einigen Jahren als Grund führen ihren Erfolg sehen, können sich längst auch Kleinunternehmer zunutze machen. Tools und Softwarelösungen gibt es mittlerweile in vielfältigen Ausführungen, ganz gleich, ob sie bereits in der entsprechenden Software-Suite (Programmsystem) eines Unternehmens enthalten oder in Form von Drittanbieterlösungen verfügbar sind.

1. Überschaubarkeit der Geschäftsprozesse

Hier geht es zunächst vornehmlich darum, sich mit den wichtigsten Kennzahlen auseinanderzusetzen, denn sie sind das primäre Ziel, an dem sich alle Handlungen ausrichten und an dem alle Resultate gemessen werden. Des Weiteren gilt es, die passenden Analyse-Tools für dein Unternehmen zu finden und diese unternehmensweit anzuwenden. Bei der Wahl eines geeigneten Tools spielen in der Regel folgende Kriterien eine Rolle: Analysemöglichkeiten, Integration in bestehende Systeme und unternehmensweite Anwendung. Ebenso wichtig ist es, allen relevanten Geschäftsbereichen und Mitarbeitern fortlaufend Informationen bereitzustellen, um sie stets auf dem gleichen Stand zu halten. Denn dabei verhinderst du einerseits die Silo Mentality (Silomentalität, d. h. starkes Abteilungsdenken und -handeln) und gestaltest andererseits die Entscheidungsfindung und Kommunikation leichter und transparenter. Um darüber hinaus Konkurrenzkämpfe zu verhindern und das Zusammenwirken der Mitarbeit zu fördern, empfiehlt es sich allen Teams Zugang zur selben Plattform und den gleichen Tools zu geben. Denn so gelingt es, dass alle Mitarbeiter automatisch zusammenarbeiten, Daten stets gleichermaßen bewerten und die Ergebnisse für stetige Optimierungen nutzen. All dies hilft dir dabei, den Überblick über deine Geschäftsprozesse zu behalten, sodass du als Geschäftsführer sofort erkennst, wo dein Unternehmen steht, welche Maßnahmen erfolgreich sind und wo eventuell Verbesserungsbedarf besteht.

2. Einsatz von Spezialsoftware

Nach wie vor gehört Excel zu den beliebtesten Werkzeugen, die bei der Durchführung einer Unternehmensplanung zum Einsatz kommen. Grundsätzlich spricht auch nichts dagegen, da Excel-Tabellen doch recht praktisch und für viele Aufgaben ziemlich nützlich sind. Dennoch lassen sich mit Spezialtools gerade unter dynamischen Bedingungen detailliertere und ausgereiftere Resultate erlangen. Das soll keinesfalls bedeuten, dass du gänzlich auf Excel verzichten sollst. Allerdings empfiehlt sich die Nutzung einer cloudbasierten Software, die alle betriebswirtschaftlichen Datensätze synchronisiert und in allen Unternehmensbereichen eingesetzt wird. Somit stehen nicht nur dir als Geschäftsleiter, sondern auch deinen Mitarbeitern zu jeder Zeit und an jedem Ort alle Informationen zur Verfügung, die für essenzielle Entscheidungen benötigt werden. Wenn du also beispielsweise ERP XT mit dem Comarch BI-Point integrierst, behältst du jederzeit den Überblick über alle vertriebsrelevanten Abläufe. Mithilfe dieser verlässlichen Daten können sicher und gezielt die bestmöglichen Entscheidungen getroffen werden. Du siehst also, dass eine integrierte ERP-Cloud-Lösung klare Vorteile mit sich bringt und die ideale Ergänzung zu Excel darstellt.

3. Verwendung eines modernen Analysetools

Ein Business Intelligence Point (kurz BI Point) ist ein modernes Analysetool, dass dir einen besseren Überblick über deine Unternehmensdaten gibt. Basierend auf diesen Daten kannst du individuelle grafische Berichte und Tabellen erstellen und dabei täglich in Echtzeit deine Verkaufsdaten analysieren. Gleichzeitig erhältst du detaillierte Informationen zu jedem Bereich deines Unternehmens, auf deren Grundlage du gezielt wichtige Entscheidungen treffen kannst, um deine Geschäftstätigkeit zu optimieren, deine Umsätze zu erhöhen und etwaige Engpässe rechtzeitig zu erkennen und zu eliminieren. Diese web- und mobiloptimierten Anwendungen stellen dir in der Regel bereits eine Vielzahl an vorkonfigurierten Werkzeugen wie Analysen, Berichte, Balanced Scorecards und Dashboards zur Verfügung. Es besteht aber auch die Möglichkeit, sie an die speziellen Erfordernisse eines jeden Unternehmens anzupassen. Das heißt, du könntest ein personalisiertes Dashboard mit klar definierten Kennzahlen zum Business Development (Unternehmensentwicklung) entwerfen, auf das du zu jeder Zeit und von überall aus Zugriff hättest. Beim überwiegenden Teil der Softwarelösungen ist dies problemlos möglich. Sollte dies nicht der Fall sein, hast du auch die Möglichkeit, Drittanbieter um Support zu bitten. Die gravierenden Unterschiede zwischen einem vorkonfigurierten und einem individuell optimierten Dashboard oder Bericht sind nicht zu vernachlässigen. Der große Vorteil eines benutzerbestimmten Tools ist der tägliche Echtzeiteinblick, mit dessen Hilfe du schnelle Entscheidungen anhand aktueller Daten treffen kannst und der maßgeblich über den Aufstieg oder Fall eines Unternehmens entscheidet. Die Effekte und Folgen sind daher nicht außer Acht zu lassen.

4. Effizienz der Unternehmensprozesse

Indem du dir die wichtigsten Unternehmensprozesse einmal genauer vor Augen führst, kannst du diese validieren bzw. reflektieren. Dies kann dir dabei helfen, zu erkennen, ob die grundlegenden Organisationsstrukturen noch rational und aktuell sind. Denn nur dann lassen sich wirkungsvolle Entscheidungen treffen. Nehmen wir als bestes Beispiel den Finanzbereich. Unter Punkt zwei wurde bereits angemerkt, dass Aufgaben auch mit konservativen Verfahren wie lokal gespeicherten Excel-Dateien und handgeschriebenen Buchführungsunterlagen erfüllt werden können. Es sollte aber mittlerweile klar sein, dass diese nicht ansatzweise mit modernen IT-Lösungen vergleichbar sind.
Überlege dir einmal, ob dein Unternehmen genauso aussehen würde, wenn du es zum jetzigen Zeitpunkt gründen würdest und wenn nein, warum nicht. Stelle dir im Zuge dessen die Frage, warum du möglicherweise weiterhin auf die Nutzung von Tools und Abläufen setzt, die sich bereits als unwirksam erwiesen haben.
Bei einem Blick auf neu gegründete Unternehmen fällt auf, dass diese im Regelfall vor allem durch ihre Flexibilität und ihre Bereitschaft, Prozesse ohne viel Aufwand neu zu definieren, gekennzeichnet sind. Dies lässt sich vor allem darauf zurückführen, dass die Unternehmensleitung hier auffallend intensiver in die betrieblichen Abläufe integriert ist. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass auch du ein vergleichbares Resultat erzielen kannst, indem du unproduktive Prozesse in deinem Unternehmen erkennst, überdenkst und schließlich optimierst. Jeder Zugewinn an Effizienz verleiht dir einen besseren Überblick über deine Firmenentwicklung.

5. Offenheit im Unternehmen

Wer längere Zeit in einem erfolgreichen, sich stetig weiterentwickelnden Unternehmen tätig ist, merkt schnell, dass die Beschäftigten miteinander kommunizieren und dabei Daten, Ideen und Arbeitsweisen austauschen sowie Aufgaben gemeinsam bearbeiten. Dies alles erfolgt sehr natürlich und gehört für die Mitarbeiter selbstverständlich dazu. Unterstütze dies dadurch, dass du deinen Angestellten zu jederzeit die Möglichkeit bietest, auf alle erforderlichen Daten zuzugreifen. Nun wirst du denken, dass dies nicht immer ohne Weiteres umsetzbar ist. Stimmt. Trotz allem kannst du versuchen, dieser Thematik möglichst aufgeschlossen gegenüber zu stehen und zum Beispiel eine zentrale Plattform, die mit anderen Systemen eingebunden ist, verwenden. In Folge dessen wird einerseits die Zusammenarbeit begünstigt und das Inseldenken verringert und andererseits die Synchronisation und Suche nach Dokumenten in verschiedenen Anwendungen obsolet. De facto erhalten alle Mitarbeiter kollektiv Zugriff auf das erforderliche Datenmaterial. Forciere den Austausch deiner Mitarbeiter im täglichen Arbeitsalltag mittels Kennzahlen, Mitarbeiterzielen oder sonstigen Maßnahmen und sorge dafür, dass alle Beschäftigten wissen, wer ihnen im Zweifel Hilfestellung gibt. Dabei ist es wichtig, ihnen auch zu vermitteln, dass derartige Supportanfragen keinesfalls blockiert oder abgewehrt, sondern stets zielorientiert auf ihre Umsetzung hin beurteilt werden.

Alle hier genannten Methoden helfen dir dabei, Entscheidungen im Unternehmen schneller, aber vor allem durchdachter zu treffen. Der Einsatz moderner integrierter Cloud-Lösungen und ein frischer, innovativer Umgang mit Informationen und Geschäftsprozessen tragen entscheidend dazu bei. Mithilfe eindeutig definierter Handlungsempfehlungen wird verdeutlicht, wie verfügbare Daten und Informationen erfolgreicher genutzt werden können. Schlussendlich geht es darum, für ein unternehmerisches Umdenken zu sorgen, das sich als fester Bestandteil in der Unternehmenskultur manifestiert und mit einer deutlichen Kommunikation durch die Geschäftsführung und der vorbildlichen Umsetzung neuer Abläufe einhergeht.