Du kennst das sicher vom traditionellen Frühjahrsputz: Ungenutzte Dinge, die in Schränken stehen, Schubladen verstopfen oder auf Regalen Staub ansetzen, werden entsorgt. Dieses sogenannte Entrümpeln ist nicht nur ungemein motivierend und energiespendend – es schafft darüber hinaus auch Platz für Neues. Denn beim Entrümpeln geht es darum, sich zu erneuern und von altem Ballast zu befreien.
Dies lohnt sich auch ganz besonders für Unternehmen. Neue Projekte, Produkteinführungen oder eine Neuausrichtung sowie Änderungen von Gesetzen, Vorschriften und Regularien sorgen für stete Veränderungen im Unternehmen. Entsprechend gibt es auch immer einen guten Grund zu entmüllen.
Der Zeitpunkt der Entrümpelung spielt dabei nicht immer eine Rolle: Hauptsache, du gehst es an!
Ziel ist es, am Ende Zeit und Übersichtlichkeit zu gewinnen. Das gelingt dir nur, wenn das Aufräumen konzentriert, zielorientiert und in einem kurzen Zeitraum erfolgt.
Wir möchten dir drei Anleitungen geben, die dir beim Aussortieren und Entrümpeln helfen.
- Gewohnheiten, Abläufe, Projekte: Was du in Zukunft rigoros ändern solltest!
- In 5 einfachen Schritten zu mehr Ordnung an deinem Arbeitsplatz
- So bringst du Ordnung in deine digitale und analoge Ablage
Außerdem gibt es einen kleinen Exkurs zum Thema Aufbewahrungsfristen.
Gewohnheiten, Abläufe, Projekte: Was du in Zukunft rigoros ändern solltest!
Ein erfolgversprechender Anfang ist die Entrümpelung interner Prozesse und Routinen. Hier können bereits mit kleinen Veränderungen schnell sichtbare Erfolge erzielt werden.
Diese Routinen solltest du prüfen, um lästige Zeitfresser loszuwerden:
1. Unternehmensinterne Zusammenarbeit
Wer braucht Informationen, die in Umlauf gebracht werden, wirklich? Frage einfach direkt nach: „Brauchst du diese Information auch weiterhin oder soll ich dich aus der Verteilerliste streichen?“
Wenn du selbst Informationen erhältst,
- die du nicht benötigst oder
- die zentral abgelegt werden und somit jederzeit verfügbar sind,
bitte darum, aus dem Verteiler entfernt zu werden.
Welche Genehmigungsroutinen gibt es? Kann dort etwas vereinfacht werden?
2. Deine Arbeitsroutinen
Nimmst du Vorgänge mehrfach in die Hand? Auch kleine Veränderungen können sehr viel bewirken. Wenn andere Teammitglieder an diesen Abläufen mitarbeiten müssen, sprich sie an: Wie lassen sich diese Vorgänge zukünftig einfacher und effektiver gestalten?
Befinden sich alle wichtigen Informationen griffbereit an möglichst wenigen zentralen Orten? Auch hier lautet die entscheidende Frage: Was brauchst du täglich?
Welche IT-Software verwendest du am häufigsten? Erreichst du diese per Schnellzugriff? Sind es die besten Programme für den entsprechenden Zweck? Welche Programme nutzt du nur (noch) selten? Kannst du diese aus dem Schnellzugriff entfernen, damit es dort wieder übersichtlicher zugeht?
Prüfe deine Ablage: Was legst du ab? Warum? In welcher Ablage aus 2020 hast du 2021 tatsächlich etwas nachgeschaut? Was wird nur abgelegt, weil damit schon immer so verfahren worden ist? Könntest du Vorgänge auch elektronisch ablegen, um die Such- und Zugriffszeiten zu verringern?
3. Dein Arbeitsplatz
Ist dein Arbeitsplatz optimal auf deine Tätigkeit ausgerichtet? Was nimmst du häufig in die Hand? Steht oder liegt es am richtigen Ort? Ist alles noch voll funktionsfähig?
Private Erinnerungsstücke: Zaubern die aufgestellten Bilder noch ein Lächeln auf dein Gesicht? Hat das Souvenir aus dem längst vergangenen Urlaub noch einen positiven Erinnerungswert? Wenn nicht, ersetze diese Dinge durch etwas, das dich aktuell mehr anspricht.
Geh deine Schreibtischschubladen durch: Liegt ganz oben das, was du am häufigsten brauchst? Was du aktuell nicht (mehr) verwendest, kann weg!
