Betrachten wir beispielsweise sogenannte Zeitfresser wie E-Mails sortieren, Abrechnungen (z. B. Reisekostenabrechnungen) machen oder unnötige Meetings. Den Umgang damit kann fast jeder verbessern.
So spürst du persönliche Zeitreserven auf
1. Notiere dir deine Aufgaben
Zu Beginn überlegst du dir, wie viel Zeit du für welche Aufgabe benötigst. Betrachte dafür vorzugsweise deine Hauptaufgaben über den Zeitraum von ein bis zwei Wochen und notiere dir die Zeiten in einem Zeittagebuch. Mögliche Zeitfresser und Störfaktoren wie mangelnde Koordination oder spontane Ablenkungen (Internet, private Unterhaltungen…) lassen sich somit schnell identifizieren. Außerdem wird ersichtlich, wie viel Zeit dir für andere Aufgaben übrig bleibt.
2. Hinterfrage deine Gewohnheiten
Als Zweites solltest du deine Gewohnheiten hinterfragen. Damit ermittelst du deine Stärken und Schwächen. Dies gelingt dir mit der folgenden Checkliste. Beantworte die Fragen am besten schriftlich für dich.
Checkliste: Analysiere jetzt deine Gewohnheiten
- Du schiebst ungeliebte Tätigkeiten ständig vor dir her.
- Du unterbrichst wichtige Aufgaben dauernd durch Ablenkung von außen oder innen.
- Du nimmst jede Arbeit an, die man dir überträgt.
- Du machst immer mehrere Sachen zur gleichen Zeit.
- Du bist bei Terminen oder Aufgaben unpünktlich oder kannst sie nicht einhalten.
- Du vergisst wichtige Dinge.
- Du handelst erst, wenn man dich dazu auffordert.
- Du willst alles wissen, bevor du etwas tust und dein Ergebnis muss perfekt sein.
3. Nimm dir Zeit, aber verfolge dein Ziel
Sei dir immer darüber bewusst, dass Änderungen in deinem Zeitmanagement vermutlich nicht von heute auf morgen erfolgreich umsetzbar sind. Diesen Umstand musst du akzeptieren. Um von alltäglichen, aber nicht unbedingt erforderlichen Gewohnheiten Abstand zu nehmen, ist ein gewisses Maß an Selbstdisziplin erforderlich.
4. Geh systematisch vor
Im nächsten Schritt überprüfst du, an welchen Stellen du dein Zeitmanagement eventuell noch optimieren kannst. Bedenke: Grundsätzlich gibt es nicht die eine Maßnahme, die alle Probleme löst. Verbesserungen sind häufig an vielen Stellen möglich. All die vielen kleinen Änderungen führen schließlich zum Erfolg.
An welchen Stellen kannst du dein Zeitmanagement noch optimieren? Finde es heraus! Die folgende Checkliste hilft dir dabei:
Checkliste: Überprüfe jetzt dein aktuelles Zeitmanagement
- Du notierst dir regelmäßig alle anstehenden Aufgaben.
- Du planst realistische Zeiten für einzelne Aufgaben ein.
- Du hast genügend zeitliche Reserven für unerwartete Aufgaben und Anfragen eingeplant. (Optimale sind ca. 25 – 30 % deines Zeitbudgets.)
- Du überprüfst die beiden zuvor genannten Positionen regelmäßig.
- Du bearbeitest die wichtigsten Aufgaben immer als Erstes.
- Du hast feste Zeiten für Arbeitsvorbereitung und Arbeitsplanung reserviert.
- Du hast Zeiten für typische Zeitfresser (Abrechnungen, E-Mails sortieren) eingeplant.
- Du bringst eine Aufgabe konsequent zu Ende, bevor du eine neue beginnst.
- Du vermeidest Ablenkungen, indem du z. B. nur zu bestimmten Zeiten telefonisch zu erreichen bist oder nur zu bestimmten Zeiten in den sozialen Netzwerken recherchierst.
- Du hast konsequent alle Benachrichtigungsfunktionen auf dem Handy und dem PC deaktiviert, um nicht immer wieder von deinen Aufgaben abgelenkt zu werden.
Je mehr Aussagen du abgehakt hast, desto besser ist dein Zeitmanagement bereits. Prüfe bei den anderen Punkten, die du nicht abhaken konntest, ob und wie du noch etwas optimieren kannst.
Tipps, wie du dein Zeitmanagement verbessern kannst
Der finale Schritt besteht nun in der Optimierung. Bevor du dafür dutzende Bücher und Artikel wälzt, kannst du es zunächst mit einigen ganz einfachen Tricks und Kniffen versuchen.
- Setze ein Zeitlimit: du kannst deine Aufgaben schneller bewältigen
- Mache ausreichend Pausen: du bleibst motiviert, fokussiert und erledigst deine Aufgaben ohne größere Erschöpfungszustände
- Setze Prioritäten: du lernst Wichtiges von Unwichtigem und Dringendes von nicht Dringendem zu unterscheiden
- Schreibe täglich eine To-do-Liste: du erhältst einen Überblick über anstehende Aufgaben und kannst konzentrierter und vor allem auch organisierter arbeiten
- Plane deine gesamte Woche durch: du verschaffst dir einen guten Überblick und kannst außerdem besser mit spontanen Terminen umgehen
- Verbanne Ablenkungen aus deinem Umfeld: du kannst dich leichter auf deine anstehenden Aufgaben konzentrieren
- Vermeide Multitasking: du kannst dich voll und ganz in eine Aufgabe vertiefen und diese effektiv erledigen
- Halte Deadlines ein: du kannst komplexe Abläufe im Unternehmen besser koordinieren und für einen reibungslosen Ablauf aller Projekte und Verpflichtungen sorgen
- Nutze Zeitfenster höchster Produktivität: du arbeitest konzentrierter, fokussierter und ohne Ablenkung
- Lerne Nein zu sagen: du gewinnst mehr Zeit für wichtige Aufgaben, die Einfluss auf deine Vorhaben und vorrangigen Ziele haben
- Automatisiere manuelle Tätigkeiten (Management-Tool): du wirst lästige Routineaufgaben los, arbeitest effizienter und sparst viel Zeit ein
Erst wenn du diese Tipps angewandt hast, solltest du mit den gängigen Techniken und Methoden des Zeitmanagements befassen. In unseren beiden Blogartikeln Zeit- und Selbstmanagement: 8 effektive Strategien und Zeit- und Selbstmanagement: Teil 2 stellen wir acht erfolgversprechende Zeit- und Selbstmanagement-Methoden vor. Welche für dich die Richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Daher solltest du dir die Zeit nehmen und mehrere Methoden ausprobieren.
