Das ewige Suchen nach Unterlagen in wüsten Papierstapeln und Ordnerstrukturen raubt dir die Zeit? Dann mach Schluss damit!
Die folgenden Maßnahmen helfen dir dabei:
1. Trenne zwischen „Aktion“ und „Dokumentation“
Ein einfacher, aber sehr wirkungsvoller Schritt, um Dokumente zu ordnen und strukturieren ist die Unterscheidung in folgende zwei Kategorien:
- Aktion: Das umfasst alle Unterlagen, die eine Handlung von dir erfordern.
- Dokumentation: Das bezieht sich auf alle Unterlagen, die du aus einem bestimmten Grund aufbewahren musst. Zum Beispiel als Referenzmaterial oder aus steuerlichen Gründen.
Alles, was unter die Kategorie Dokumentation fällt, legst du immer unverzüglich und unwiderruflich ab. Somit hast du bereits einen großen Teil der täglichen Informationen verarbeitet. Denke daran, das nicht nur bei deinen Papierunterlagen so zu handhaben, sondern auch bei deinen E-Mails und anderen Dateien auf deinem Computer.
2. Vereinfache dir das Ablegen
Wer seine Unterlagen heutzutage effizient ablegen möchte, kommt um eine digitale Dokumentenablage nicht herum. Dank moderner Dokumenten- und Dateiablagesystem lassen sich
- Informationen und Dokumente komfortabel innerhalb von Sekunden mit einer elektronischen Suchfunktion finden.
- Aufgaben automatisieren (automatische Archivierung und Sicherung von Unterlagen).
- Geschäftsprozesse beschleunigen.
- wichtigen Informationen schnell mit anderen teilen.
Aber auch hier kann durch wüste oder fehlende Ordnerstrukturen der Überblick verloren gehen und Datenmüll entstehen. Um dem vorzubeugen, haben wir folgende Ratschläge für dich:
- Nutze Cloud Computing für die Dateiablage
- Achte auf sinnvolle Dateinamen und eine effiziente Ordner- oder Ablagestruktur
- Sorge für individuellen Cloud-Speicherplatz in angemessener Größe für die Mitarbeitenden
- Verwende Kollaborationstools für die Arbeit in Teams und Projekten
- Digitalisiere regelmäßig alle Papierdokumente
Doch nicht in allen Unternehmen kann vollständig auf Papier verzichtet werden. Hier verhindern überfüllte Schubladenschränke und schlecht funktionierende Schriftgutbehälter ein schnelles Ablegen. Mit einem sinnvollen Ablagesystem gewährleistest du einen effizienten Arbeitsablauf deiner Büroorganisation.
Bringe so wenige Unterlagen wie möglich in klassischen Ordnern unter. Lege deine aktuellen Arbeitsunterlagen besser in der Loseblatt-Ablage ab: In Hänge- oder Stehmappen hast du deine Dokumente schnell und mit wenigen Handgriffen verstaut. Das Handling ist so wesentlich einfacher.
Achte darauf, dass deine Ablage zu maximal 80 Prozent gefüllt ist. So ist immer ausreichend Platz für neu hinzukommende Dokumente sichergestellt.
Tipp: Übersichtlicher und angenehmer wird es mit qualitativ hochwertigen und ansprechenden Büromöbeln und -materialien. Ein einheitliches Design sowie gut lesbare Rückenschilder und Farbcodierungen sorgen für einen gewissen Respekt vor der vorhandenen Ordnung und machen es dir in Zukunft leichter, diese einzuhalten.
3. Verwende das „Alles an einem Ort“-Prinzip
Um Suchzeiten und Zettelwirtschaft zu verhindern, solltest du in bestimmten Bereichen das „Alles an einem Ort“- Prinzip anwenden.
Bei Adressen: Beim Adressmanagement kommt es immer wieder zu Problemen. Häufig sind Daten auf zu viele verschiedene Medien verteilt. Die Suche auf diversen Zetteln und Visitenkarten sowie in Outlook, einem handgeschriebenen Adressbuch und einer App auf dem Smartphone, macht es sehr schwer, einen speziellen Kontakt zu finden oder aktuell zu halten. Besser geht es mit einer zentralen Datenbank auf dem PC: Dank einer CRM-Software für Adressverwaltung können Kundendaten und Kontakte sofort angelegt, eingesehen und organisiert werden.
Bei Notizen: Auch für das Organisieren deiner Notizen solltest du nach dem „Alles an einem Ort“-Prinzip verfahren. Nur so findest du sie später (schneller) wieder. Verwende für elektronische, aber auch handschriftliche Notizen eine flexible Software wie Evernote oder OneNote. Deine Aufzeichnungen kannst du so auf dem Rechner, Tablet und/oder Smartphone verwalten und mit anderen Personen teilen. Wer seine Notizen auch weiter traditionell auf Papier macht, sollte dafür zumindest ein gut strukturiertes Notizbuch verwenden. So können die Aufzeichnungen später digitalisiert und geordnet abgelegt werden.
Bei Terminen: Für Termine ist das „Alles an einem Ort“-Prinzip elementar. Allein eine Kombination aus elektronischem Terminmanagement (z. B. mit Outlook) und Papierkalender ist nur realisierbar, wenn du beide Systeme sehr kontrolliert abgleichst. Eine digitale Terminplanung sorgt nicht nur für mehr Übersicht, sondern auch für mehr Flexibilität und Sicherheit. Wenn möglich, solltest du außerdem deine geschäftlichen und privaten Termine im selben System verwalten.
