Zwar schreitet die Digitalisierung auch im Handwerk immer weiter voran. Trotzdem versenden viele Unternehmen ihre Rechnungen weiterhin per Post. Denn auch wenn PDF-Rechnungen viele Vorteile haben, besteht weiterhin große Unsicherheit hinsichtlich ihrer korrekten Handhabung.
Zwar schreitet die Digitalisierung auch im Handwerk immer weiter voran. Trotzdem versenden viele Unternehmen ihre Rechnungen weiterhin per Post. Denn auch wenn PDF-Rechnungen viele Vorteile haben, besteht weiterhin große Unsicherheit hinsichtlich ihrer korrekten Handhabung.
So herrscht u. a. große Verunsicherung darüber, wie PDF-Rechnungen aufbewahrt werden müssen. Eine vom Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) veröffentlichte Umfrage aus dem Jahr 2017 ergab, dass lediglich 12 Prozent der Unternehmen ihre PDF-Rechnungen rein digital aufbewahren. Mehr als 40 Prozent der Unternehmen archivieren ihre Rechnung zusätzlich in Papierform.
In unserem Artikel erklären wir dir, worauf du achten muss und zeigen dir die Vorteile auf.
Keine Notwendigkeit für elektronische Signaturen
Noch immer kursiert die Ansicht, dass elektronische Rechnungen über eine elektronische Signatur verfügen müssten, um vorsteuerabzugsfähig zu sein. Dies ist allerdings falsch! Denn durch das Steuervereinfachungsgesetz im Jahr 2011 hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung mit der klassischen Papierrechnung gleichgesetzt. Bereits seit dem 1. Juli 2011 gibt es die Pflicht zur Verwendung einer elektronischen Signatur nicht mehr.
Einsparpotenziale der Rechnungsverarbeitung
Der Frankiermaschinenhersteller Pitney Bowes veröffentlichte 2011 eine Studie mit dem Titel ,,Die Effizienzlücke bei der Rechnungsverarbeitung‘‘. Darin beziffert das Unternehmen ein Einsparpotenzial von 6,50 Euro pro Rechnung, durch die Digitalisierung und anschließende automatische Verarbeitung dieser Rechnungen. Durch die Automatisierung sinkt der Personal- und Zeitaufwand pro Rechnung deutlich. Eigentlich Grund genug für viele Unternehmen auf die elektronische Variante umzustellen.
Jedoch gibt es der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand einiges zu beachten. Im Folgenden klären wir die wichtigsten Fragen.
FAQ über elektronische Rechnungen
1. Welche Voraussetzungen musst du erfüllen?
Um elektronische Rechnungen (PDF-Format) erhalten, öffnen und elektronisch archivieren zu können, benötigst du
- eine E-Mail-Adresse,
- einen PDF-Reader (z. B. Adobe-Reader) und
- ein Speichermedium (physikalisch wie USB oder externe Festplatte oder virtuell wie Cloud).
Im Übrigen reicht es, wenn der Empfänger die E-Rechnung akzeptiert und dem Verfahren somit wortlos zustimmt.
2. Wie erstellst du eine PDF-Rechnung?
Du erfasst wie gewohnt unter Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben eine Rechnung (z. B. in einem Rechnungsprogramm) und erstellst daraus eine PDF, die du anschließend per E-Mail versendest.
3. Wie archivierst du deine E-Rechnung korrekt?
Laut § 14b UStG ist es steuerrechtlich erforderlich, alle Rechnungen aufzubewahren. Die in einer E-Mail enthaltene elektronische Rechnung im PDF-Format solltest du nach dem Erhalt direkt auf einem geeigneten Speichermedium abspeichern und anschließend prüfen. Die Archivierung des PDF-Dokuments muss hierbei elektronisch erfolgen. Ein Ausdruck der E-Rechnung auf Papier zur Archivierung in einem Aktenordner ist gesetzlich nicht zulässig. Er würde zu einem Medienbruch führen. Das heißt, das elektronische Format muss zwischen der Rechnungserstellung und ihrem Empfang sowie ihrer Archivierung beim Empfänger gewahrt werden.
4. Welche Aufbewahrungsfristen musst du für PDF-Rechnungen einhalten?
Die Dauer der Aufbewahrung beträgt, genau wie bei normalen Papierrechnung, insgesamt zehn Jahre. Während dieser Zeit müssen Rechnungen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
5. Worauf musst du beim Speichern von elektronischen Rechnungen achten?
Um den steuerlichen Vorgaben gerecht zu werden, darfst du den Originalzustand der PDF-Rechnungsdatei nicht verändern.
6. Wie solltest du PDF-Rechnungen vorzugweise archivieren?
Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden. Dafür eignen sich sowohl physikalische (z. B. USB-Stick) als auch virtuelle (Cloud) Speichermedien. Dabei gilt immer: Das Speichermedium darf nicht veränderbar sein.
7. Wie stellst du auf den elektronischen Rechnungsversand um?
Du erleichterst dir und deinen Kunden die Umstellung, wenn du eine Einverständniserklärung über den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail erstellst. In dieser Erklärung trägst du den gewünschten Zeitpunkt der Umstellung sowie deine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang ein.
Die Vorteile einer elektronischen Rechnung
- Verringerte interne Arbeitsaufwände für Rechnungseingang und Bearbeitung –> Zeit- und Kostenersparnis
- Automatisierte Verarbeitung –> Fehlerminimierung
- Platzersparnis und effizientere Archivierung
- Reduzierter Papierverbrauch und Vermeidung von Transportemissionen –> ökologisches Wirtschaften
Fazit
Trotz der vielen Vorteile, die PDF-Rechnungen mit sich bringen, sind bei Weitem noch nicht alle Handwerksbetrieb davon überzeugt. Sie sehen sich vor einer großen Herausforderung. Denn wirklich hohe Einspareffekte erzielen sie erst, wenn sie die Rechnungsdaten digital in ihr System übernehmen und weiterverarbeiten können.
