Angebotsschreiben und Rechnungen gehören längst nicht mehr zum lästigen und unwichtigen Papierkram. Sie sind ein wichtiger Bestandteil des Verkaufsprozesses und gelten als Aushängeschild für Unternehmen. Neben E-Mails und Telefonaten machen sie einen Großteil des Kommunikationsprozesses mit den Kunden aus. Aus diesem Grund solltest du bei der Erstellung von Geschäftsdokumenten auf ein professionelles Aussehen achten.
Der erste Eindruck zählt!
Auch bei Angeboten, die du deinen Kunden präsentierst zählt der erste Eindruck. Die meisten Kunden bevorzugen nicht nur schriftliche, sondern mittlerweile auch elektronische Dokumente. So lassen sich verschiedene Angebote besser vergleichen. Allein aus diesem Grund sollte dein Angebotsschreiben sofort herausstechen und den bestmöglichen Eindruck hinterlassen. Denn dein Kunde schaut sich nicht nur den Preis an. Er wird auch darauf achten, welcher Anbieter einen professionellen und zuverlässigen Eindruck auf ihn macht. Achte daher darauf, dass dein Angebot:
- sauber und ordentlich geschrieben ist
- alle wichtigen Angaben über den Kunden, den Preis, das Produkt bzw. die Dienstleistung und deine Kontaktdaten enthält
- eine schöne individuelle graphische Gestaltung damt Firmenlogo aufweist
Wenn du alles im Blick behältst, wirst du auf jeden Fall einen guten Eindruck hinterlassen und das Vertrauen deiner Kunden gewinnen. Dies trägt dazu bei, dass du dich schon bald über eine erhöhte Auftragslage und Gewinnsteigerung freuen kannst.
Vom Angebot zur Rechnung
Wenn dein Angebot überzeugen konnte und der Auftrag erledigt wurde, muss die Rechnung erstellt werden. Wirst du als Unternehmen ernst genommen, wird deine Rechnung mit hoher Wahrscheinlichkeit schneller bezahlt. Kunden achten hierbei nicht nur auf ein professionelles Design. Auch die Rechtskonformität einer Rechnung ist für sie von Bedeutung. Denn Rechnungen einfach in Word oder Excel zu schreiben, ist aus rechtlicher Sicht nicht mehr ohne Hindernisse möglich.
Deine Rechnungsstellung muss den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sowie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) entsprechen. Nur dann bist du auf der sicheren Seite und musst keine Bußgelder fürchten. Der wichtigste Grundsatz besagt, dass alle relevanten Belege, also zum Beispiel alle von dir geschriebene Rechnungen, lückenlos, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Dies kannst du dank einer professionellen Rechnungssoftware wie Comarch ERP XT gewährleisten. Und nebenbei sparst du auch noch jede Menge Zeit und Nerven.
Effizienter Arbeiten dank smarter Rechnungsoftware
Comarch ERP XT ist eine kostengünstige und intuitive Software zur Rechnungsstellung sowie zur Auftrags- und Kundenverwaltung. Die Anwendung ermöglicht es dir alle Daten deiner Kunden, Lieferanten, Produkte bzw. Dienstleistungen und Lagerbestände einmalig einzupflegen. Im Anschluss kannst du zu jeder Zeit und von überall auf deine Daten zugreifen. Denn ERP XT ist cloudbasiert. Das bedeutet, dass deine Daten auf unserem Hochsicherheitsserver gespeichert werden. Somit bist du nicht von einem Gerät, wie zum Beispiel einer externen Festplatte, abhängig. In der Praxis heißt das, dass du deine Angebote und Rechnungen direkt vor Ort beim Kunden auf deinem Laptop, Smartphone oder iPad erstellen und sofort per E-Mail verschicken kannst. All das natürlich rechtskonform und in deinem eigenen Firmendesign. Deine Geschäftsprozesse werden so wesentlich vereinfacht und beschleunigt. Die Bedienung ist zugleich sehr einfach und intuitiv, sodass du dich ganz entspannt auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.
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