Hintergrund
Im Oktober 2017 trat die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft trat. Sie gilt für alle Unternehmen, die mit digitalen Kassensystemen oder Registrierkassen arbeiten. Neben einer Erweiterung der Richtlinien an die Kassenführung umfasst die neue KassenSichV auch erweiterte Anforderungen an digitale Aufzeichnungen.
So besteht seit Januar 2020 zusätzlich zur Belegausgabepflicht und zur Pflicht, elektronische Kassen mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) auszustatten, auch die Kassenmeldepflicht bzw. Mitteilungspflicht.
Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO
Die Verpflichtung besagt, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, dieses bei der zuständigen Finanzbehörde melden müssen.
Dabei gelten folgende Bestimmungen:
- Kassensysteme, die bis zum 31.12.2019 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31.01.2020 dem Finanzamt mitgeteilt werden (Nachmeldefrist).
- Kassensysteme, die ab dem 01.01.2020 angeschafft wurden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung dem Finanzamt gemeldet werden.
Wichtig: Auch die Außerbetriebnahme eines Kassensystems muss gemeldet werden. Darunter fallen auch Diebstahl und Defekt.
Für welche Kassensysteme gilt die Meldepflicht?
Die Kassenmeldepflicht bezieht sich auf alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen mit Kassenfunktion. Unter „Kassenfunktion“ wird dabei die Erfassung und Abwicklung von
- zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen und
- vergleichbaren elektronischen, vor Ort genutzten Zahlungsformen (z. B. Geldkarte, Gutscheine etc.)verstanden.
Eine Aufbewahrungsmöglichkeit des verwalteten Bargeldbestandes (z. B. Kassenlade) ist hier nicht erforderlich.
Welche Informationen muss die Kassenmitteilung enthalten?
Laut § 146a Abs. 4 AO muss die Mitteilung ans Finanzamt folgende Informationen beinhalten:
- Name der steuerpflichtigen Person
- Steuernummer der steuerpflichtigen Person
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
Wie muss die Meldung der Kasse erfolgen?
Die Meldung sollte ursprünglich mithilfe eines Formulars bzw. amtlichen Vordrucks auf dem Postweg erfolgen. Mittlerweile wird jedoch an einem elektronischen Verfahren gearbeitet, das den Prozess vereinfachen soll. Die genaue Ausgestaltung steht jedoch noch nicht fest.
Aktueller Stand
Nach wie vor gibt es weder einen amtlich vorgeschriebenen Vordruck für das Finanzamt noch eine elektronische Übertragungsmöglichkeit. Einigen Finanzämtern zur Folge wird es erst ab 2023 die Möglichkeit einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit an das Finanzamt geben.
Aus diesem Grund kann bis auf Weiteres von einer Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO abgesehen werden. Dies gilt so lange, bis eine elektronische Möglichkeit zur Übermittlung der Daten von der Finanzverwaltung bereitgestellt wird. Der genaue Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben.
Im Moment musst du also noch nichts unternehmen und dein(e) Kassensystem(e) auch noch nicht beim Finanzamt melden. Wir empfehlen dir trotzdem, alle notwendigen Daten für die Kassenmitteilung zu sammeln. So bist du bestens vorbereitet, sobald die Meldungen gemacht werden müssen.
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