Bereits seit Januar 2020 gilt in Deutschland die neue Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die rechtlich im Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verankert ist. Die KassenSichV und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind Teil der Fiskalisierung und präzisieren dieses Vorhaben. Die Verordnung richtet sich an alle Unternehmen, die digitale Kassensysteme oder Registrierkassen nutzen und zielt auf die vollständige, unveränderte und manipulationssichere Speicherung von Geschäftsvorfällen ab, um Steuerhinterziehung und Schwarzgeld zu unterbinden. Dafür wurden zahlreiche Neuerungen für Kassenbetreiber festgelegt, die die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr regeln.
Bestandteile der Kassensicherungsverordnung 2020
Wesentliche Bestandteile des neuen Kassengesetzes sind:
- die Belegausgabepflicht
- die Kassenmeldepflicht
- die Ausstattung aller digitalen Kassensysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
Die Belegausgabepflicht
Die Belegausgabepflicht hat seit 01.01.2020 Bestand und ist in §146 Abs. 2 der Abgabenordnung (AO) verankert. Sie soll vor Manipulationen schützen und Steuerhinterziehung vermeiden, indem nachträgliche Veränderungen oder Stornierungen von Geschäftsvorfällen verhindert werden. Die Bonpflicht zwingt jeden Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem dazu, allen Kunden einen Kassenbon auszuhändigen. Und das unabhängig davon, ob das Unternehmen im Bereich Gastronomie, Dienstleistung, Handwerk oder Einzelhandel angesiedelt ist. Für jede Bestellung und Transaktion, die mit einer elektronischen Kasse durchgeführt wird, muss ein Beleg ausgestellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Ausgenommen von dieser Regelung sind lediglich Unternehmer, die eine offene Ladenkasse betreiben. Dieser Begriff wird für sogenannte „Schubladenkassen” benutzt, die rein manuell bedient werden und keine Daten aufzeichnen. Offene Ladenkassen kommen ohne technische Funktionen zum Einsatz, ähnlich einer einfachen Geldkassette. Dabei werden die täglichen Bareinnahmen handschriftlich erfasst, als Tagesberichte abgelegt und im Kassenbuch vermerkt.
Die Kassenmeldepflicht
Ähnlich wie die Bonpflicht, gilt die Kassenmeldepflicht (§ 146a Abs. 4 AO) bereits seit 1. Januar 2020. Sie besagt, dass alle steuerpflichtigen Unternehmer verpflichtet sind, jedes angewendete elektronische Aufzeichnungssystem dem zuständigen Finanzamt zu melden. Dies betrifft sowohl elektronische und computergestützte Kassensysteme als auch Registrierkassen mit einer vorschriftsmäßigen Kassenfunktion. Offene Ladenkassen sind also von dieser Regelung ausgeschlossen. Die Finanzbehörden erhalten dadurch die Möglichkeit, alle elektronischen Kassensysteme in den einzelnen Betrieben auf ihre Gesetzeskonformität zu überprüfen und der Gesetzgeber stellt sicher, dass Händler nur rechtlich einwandfreie Kassen einsetzen.
Die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Der dritte zentrale Bestandteil der Kassensicherungsverordnung ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a AO). Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen über eine zertifizierte TSE verfügen. Die TSE basiert auf der Blockchain-Technologie und soll sicherstellen, dass einzelne Vorgänge im Aufzeichnungssystem im Nachhinein nicht manipuliert oder gar gelöscht werden können. Darüber hinaus ermöglicht eine Technische Sicherheitseinrichtung eine lückenlose und fehlerfreie Übertragung aller gespeicherten und abgesicherten Daten. Insgesamt kann so die Transparenz aller abgewickelten Kassiervorgänge erhöht werden.
Fristen
Nichtbeanstandungsfrist
Auch wenn die Kassensicherungsverordnung, wie bereits erwähnt, seit dem 01.01.2020 gültig ist, führten einige Umstände zu zeitweiligen Aufschiebungen und zum Beschluss einer Nichtbeanstandungsregelung für elektronische Aufzeichnungssysteme ohne TSE. So wurde die Frist zur Verwendung einer Technischen Sicherheitseinrichtung in Registrierkassen zunächst aufgrund einiger technischer Unklarheiten und Verzögerungen bei der Zertifizierung bis Ende September 2020 verlängert. Die Covid-19-Pandemie und ihre starken Auswirkungen auf die Wirtschaft führten zu einer weiteren Aufschiebung der Nichtbeanstandungsfrist auf den 31.3.2021. Diese galt für alle Bundesländer, mit Ausnahme der Hansestadt Bremen.
Die Meldepflicht für Kassen bei der Finanzbehörde wurde bis auf weiteres ausgesetzt, da aktuell weder ein amtlicher Vordruck noch ein elektronisches Verfahren für die Meldepflicht vorliegt. Bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit besteht, sollen Kassenbetreiber vorläufig von einer Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO absehen.
Schonfrist
Zusätzlich zur Nichtbeanstandungsfrist gewährt der Gesetzgeber Kassenbetreibern im Zuge ihrer Umsetzung der KassensichV unter gewissen Voraussetzungen eine sogenannte Schonfrist. Diese ist wirksam, wenn das Kassensystem zwischen dem 25.11.2010 und 01.01.2020 angeschafft wurde und gemäß den gesetzlichen Vorgaben baulich und technisch nicht mit einer TSE aufrüstbar ist. Kassen, die diesen Kriterien entsprechen, dürfen bis einschließlich 2022 weiterhin zum Einsatz kommen und müssen aber bis spätestens 01.01.2023 ausgetauscht werden.
Die Bonpflicht trat wie angekündigt in Kraft und bleibt von etwaigen Schonfristen unberührt.
Was musst du beachten?
Solltest du schon eine digitale Kasse verwenden, musste diese bereits 2020 von deinem Kassenhersteller mit einer (vorläufig) zertifizierten TSE ausgestattet werden. Das konnte beispielsweise durch ein digitales Upgrade des elektronischen Aufzeichnungssystems geschehen.
Ist es für deinen Kassenhersteller nicht möglich, deine aktuelle Kasse gemäß den neuen rechtlichen Anforderungen mit einer TSE auszurüsten, kannst du sie bis einschließlich 2022 weiterhin nutzen. Nach dieser vom Gesetzgeber eingeräumten Schonfrist musst du auf eine komplett finanzamt- und gesetzeskonforme Kasse umsteigen. Diese Ausnahmeregelung gilt jedoch nur für Kassen, die zwischen dem 25.11.2010 und 01.01.2020 angeschafft wurden.
Laut neuer Kassensicherungsverordnung musstest du bereits 2020 beim zuständigen Finanzamt deine digitale(n) Kasse(n) melden. Allerdings gibt es dafür bisher noch kein amtliches elektronisches Verfahren, weswegen die Meldepflicht vorerst ausgesetzt wurde.
Seit dem 1. Januar 2020 bist du als Unternehmer dazu verpflichtet, deinen Kunden einen Beleg (ausgedruckt oder digital) zur Verfügung zu stellen.
Unternehmen aus bestimmten Branchen (z. B. Gastronomie) räumt der Gesetzgeber aus Gründen der Zumutbarkeit die Möglichkeit ein, sich von der Pflicht zur Ausgabe eines Belegs zu befreien. Diese Befreiung kann nur über eine Sondergenehmigung beim zuständigen Finanzamt beantragt werden.
Etwaige Verstöße gegen das neue Kassengesetz können mit Geldbußen von bis zu 25.000 Euro bestraft werden.
Du möchtest noch mehr Informationen? Kein Problem!
Wir haben alle wichtigen Aspekte der neuen Kassensicherungsverordnung für dich noch einmal ausführlich und zugleich einfach und kompakt in einem E-Book zum Herunterladen zusammengefasst.
Du bist noch auf der Suche nach einem gesetzeskonformen Kassensystem für dein Unternehmen? Perfekt!
Unsere mobile Tablet-Kassensoftware ERP XT POS kannst du ganz unverbindlich 14 Tage kostenfrei testen, ehe du dich zum Kauf entscheidest.
Du bist bereits gut informiert und bestens vorbereitet? Super!
Dann wünschen wir dir viel Erfolg bei der weiteren Umsetzung der KassenSichV.
