Die Idee, auf ein papierloses Büro umzustellen, hört sich zunächst super an. Sobald es jedoch um die konkrete Umsetzung geht, kommen bei vielen Unternehmen Zweifel und Sorgen auf. Genau diese möchten wir dir mit dem folgenden Artikel nehmen, indem du von uns konkrete Schritte für die Umsetzung erhältst.
Schritt 1: Neues Arbeiten erfordert ein neues Mindset
Ehe du mit der Umstellung auf das papierlose Büro beginnst, musst du das richtige Mindset in deinem Unternehmen etablieren. Das heißt die entsprechenden Denkweisen, Überzeugungen und Verhaltensmuster verinnerlichen, die es für das neue System braucht. Als Klein- oder Einzelunternehmer hast du diese vermutlich bereits verinnerlicht. Doch in Unternehmen mit mehreren Beschäftigten muss das betreffende Mindset auch auf die Mitarbeiter übertragen werden. Und das ist nicht immer einfach, denn natürlich gibt es Mitarbeiter, die dem gegenüber skeptisch oder sogar ablehnend sind. Als Geschäftsführer liegt es dann an dir, mithilfe der richtigen Mentalität deinen Mitarbeitern die Vorteile des papierlosen Büros nahezulegen und ihnen gleichzeitig ihre Sorgen und Ängste zu nehmen.
Zeige ihnen die folgenden Vorteile auf, die ein papierloses Büro mit sich bringt:
- Zugriff auf alle Dokumente und Dateien, zu jeder Zeit und von überall
- deutlich mehr Platz im Büro
- kein Papierstau im Drucker
- Dokumente oder Vorgänge effizienter und schneller suchen und zugleich einfacher finden
- Wesentlich einfachere Kommunikation
- Schutz der Umwelt
- spart Kosten für z. B. Papier, Toner, Drucker etc.
Natürlich kann die Umstellung auf ein papierloses Büro auch Sorgen oder Probleme mit sich bringen. Zum Beispiel:
- wenn der Strom ausfällt
- wenn das Internet ausfällt
- wenn die ganze Technik nicht verständlich ist
- wenn es Unklarheiten zum Datenschutz gibt usw.
Mache dir daher im Vorfeld Gedanken zu möglichen Worst-Case-Szenarien und informiere dich ausführlich über entsprechende Maßnahmenpläne, um im Ernstfall schnell und professionell reagieren zu können.
Schritt 2: Ohne Analyse geht es nicht
Im nächsten Schritt führst du eine Analyse der vorherrschenden Gewohnheiten durch, indem du folgende Fragen näher betrachtest:
- Was wird alles ausgedruckt?
- Was muss zwingend in Papierform vorliegen oder aufbewahrt werden?
- Welche Unterlagen reichen in digitaler Form aus?
- Werden Dokumente von A nach B getragen?
- Was verschwindet im Archiv?
All diese Fragen solltest du eindringlich geklärt haben, bevor du mit der Umsetzung deines papierlosen Büros beginnst.
Schritt 3: Planung ist alles
Auf Grundlage deiner Analyse erstellst du einen gut durchdachten Plan, an dem sich alle Beschäftigten während der Umsetzung orientieren können.
Folgende Faktoren können dir zu Beginn behilflich sein:
Die richtige Hardware
- Scan-App auf dem Smartphone, Spezial-Scanner oder gleich Multifunktionsdrucker, um Dokumente zu digitalisieren
- in der Cloud oder auf einer Festplatte Daten speichern und archivieren
- Tablet oder E-Reader für digitale Notizen und um unterwegs papierlos zu arbeiten
- Beamer für Schulungen, Präsentationen oder Meetings
- Smartphone mit hochauflösender Kamera, um auch unterwegs papierlos zu arbeiten
Die richtige Software
- Freeware/Shareware oder kommerzielle Software
- Cloudbasierte Software oder Desktopsoftware
- Software für Buchhaltung, Notizen, Dokumentenmanagement, Selbstmanagement, kollaboratives Arbeiten, Mindmapping…
Virtuelle Ordnung
Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist zugleich eine gute Gelegenheit, um deine Ordnerstruktur zu überarbeiten oder neu zu erstellen. Denn die Menge an Daten, die sich im Laufe der Monate und Jahre ansammeln, ist immens und der Überblick darüber geht schnell verloren. Daher ist dies ein guter Anlass, um Zeit in die sinnvolle Neustrukturierung und (Um)bennenung deiner Dateien und Ordner zu investieren und in dem Zuge etwas Datenmüll abzubauen.
Wenn du für handschriftliche Notizen noch immer auf analoge Medien wie den guten alten Notizblock oder die vielseitigen Post-Its setzt, ist dies zudem der richtige Moment, um dem Lebewohl zusagen und deine Notizen zu digitalisieren. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Hard- und Softwarelösungen, die so gut sind, dass du fast keinen Unterschied zum physischen Schreiben bemerkst.
Mithilfe digitaler Notizen schonst du nicht nur die Umwelt, sondern steigerst auch maßgeblich deine Produktivität.
Backup-Strategie
Ein ganz wesentlicher Punkt ist die Erstellung einer sicheren und gut durchdachten Backup-Strategie, um deine Daten zu sichern. Denn jeder noch so kleine Fehler kann dich wichtige Daten kosten, die, wenn sie verloren sind, in der Regel nur sehr schwer oder gar nicht wiederhergestellt werden können.
Digitale Aufgabenverteilung und Terminplanung
Sobald dein Plan steht, kannst du dich um die Verteilung der Aufgaben kümmern, indem du Zuständigkeiten und Fristen in einem digitalen Organisations- und Terminplaner-Tool festlegst.
Folgende Meilensteine sollten unbedingt definiert werden:
- Das Datum, bis wann die Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen sind.
- Der Zeitraum, in dem die Papierablage im Büro digitalisiert wird.
- Das Datum, ab dem neu hereinkommende Dokumente nach dem neuen System digitalisiert werden.
Dies sind sehr dynamische Prozesse, bei der alle Rädchen ähnlich einem gut funktionierenden Uhrwerk akkurat ineinandergreifen müssen. Daher sind realistische Deadlines in diesem Zusammenhang unglaublich bedeutsam.
Schritt 4: Digitalisierung der Ablage
Nun geht es an die Digitalisierung deiner bestehenden Unternehmensdokumente. Sprich alle vorhandenen Flyer, Angebote, Lieferscheine, Eingangsrechnungen und sonstige Briefpost sowie Buchungsbelege, Verträge und andere Notizen müssen eingescannt und digital ableget werden.
Doch warum solltest du mit der Digitalisierung bestehender Dokumente und Unterlagen beginnen, wo du doch mit den Neuen bzw. Zukünftigen starten kannst?
Die Macht der Routine
Während der Digitalisierung alter, vorhandener Dokumente und Unterlagen entwickelst du mit der Zeit eine gewisse Routine für dein neues Ordnungs- und Ablagesystem. Das bedeutet, du trainierst bestimmte Automatismen ein, die für die zukünftige laufende Digitalisierung enorm hilfreich und vor allem wichtig sind. Denn nichts stört deinen Workflow mehr, als wenn du deine laufende Arbeit ständig unterbrechen musst, weil du nicht mehr weiß, wo das entsprechende Dokument noch mal abgelegt werden muss.
Die Nadel im Heuhaufen
Sobald der Punkt erreicht ist, wo du dich fragst, ob dieses Dokument bereits digitalisiert ist oder in einem der Ordner und Mappen im Schrank zu finden ist, suchst du förmlich die Nadel im Heuhaufen. Worüber du anfangs noch verhältnismäßig klar siehst, wirst du mit der Zeit den Überblick verlieren. Denn je länger du dein aktuelles System auf papierlos umstellst und parallel noch das alte in Papierform hast, desto umständlicher und zeitraubender wird die Suche nach bestimmten Unterlagen.
Doppelt hält nicht besser
Darüber hinaus kann es unter Umständen zu Doppelablagen kommen. Umso länger du parallel mit einem papierlosen und einem digitalen System arbeitest, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass du hin und wieder auch etwas in Papierform ablegst.
Auch wenn es enorm mühsam ist, alles, was in Papierform existiert, einzuscannen und neu abzulegen, wirst du am Ende deiner Umstellung außerordentlich davon profitieren.
Schritt 5: Gute Ergebnisse durch klare Abläufe
Im Zuge der Digitalisierung all deiner alten Unterlagen hast du im Hinblick auf die Umsetzung deines papierlosen Büros sicher an Routine gewonnen und effektive Arbeitsweisen entwickelt. Dies solltest du nun auch deinen Mitarbeitern vermitteln.
Mehr Struktur durch klare Regeln
Deine im Zuge der Umstellung erarbeiteten routinemäßigen Abläufe solltest du in einer Art Regelkatalog festhalten und diesen all deinen Mitarbeitern über eine digitale Plattform zur Verfügung stellen.
Der Katalog sollte klare Regeln und Handlungsanweisungen zu beispielweise folgenden Punkten enthalten:
- Zu den genauen Speicherverzeichnissen (auf dem Laufwerk oder in der Cloud) für alle Unterlagen
- Zur klaren Strukturierung von Verzeichnissen und Ordnern
- Zur exakten Benennung von Ordnern und Dateien
- Zur effizienten Planung von Terminen
- Zur optimalen Verwaltung von Aufgaben usw.
Schritt 6: Mehr Produktivität durch Automatisierung
Wer denkt, Automatisierung spiele nur in der Produktion eine tragende Rolle liegt falsch. Maschinen können Menschen auch im Büro Arbeit abnehmen, wodurch Zeit, Aufwand, Mühen und Kosten gespart werden. Sogenannte standardisierte Workflows lassen sich mittels Automation regeln, sodass den Mitarbeitern mehr Zeit für nicht-standardisierte Aufgaben bleiben.
So ist es beispielsweise bei der Verwaltung von Dokumenten möglich, Prozesse mithilfe spezieller Tools zu automatisieren. Diese überwachen Ordner und bearbeiten automatisch eingefügte Dateien, entpacken z. B. Archive oder sortieren nach Formaten usw.
Fazit
Der Umstieg auf ein papierloses Büro kann zur wahren Mammutaufgabe werden, wenn man nicht gerade erst ein Start-up gegründet hat. Aber die Umstellung lohnt sich und bringt enorm viele Vorteile mit sich, die sich auf die künftige Entwicklung deines Unternehmens äußerst positiv auswirken werden.
Und auch wenn aller Anfang schwer ist, beginnst du am besten jetzt mit der Umstellung. Lege ein fixes Datum fest, dass weder verschoben noch abgesagt werden kann und arbeite konsequent darauf hin. Selbst wenn du dafür vielleicht das ein oder andere Wochenende opfern musst, um den laufenden Betrieb nicht zu stören, wird sich dieser Aufwand in Form vieler Vorteile später für dich auszahlen.
