Wird es für dich immer schwerer, die Maus durch Papierstapel und unnötigen Kleinkram zu navigieren? Denkst du dir manchmal ,,Das habe ich ja schon ewig gesucht”?
Arbeitsflächen haben die unschöne Tendenz nach einiger Zeit zu ,,verwildern‘‘. Unordnung auf deinem Schreibtisch kann jedoch deine Produktivität stark beeinträchtigen. Dagegen hilft nur eines: gründlich aufräumen!
Mit diesen fünf Schritten zum Schreibtisch organisieren geht das schnell und unkompliziert.
Schritt 1: Schreibtisch freiräumen
Als Erstes packst du alle Unterlagen von deinem Schreibtisch (und, falls nötig auch von anderen horizontalen Flächen in deinem Büro) in einen Karton. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Dokumente handelt, die zu bearbeiten, die zur Ablage gedacht oder die „nur zur Info“ sind. Lege alle Unterlagen zunächst unsortiert und unbesehen in den Karton. In Schritt 3 werden wir darauf zurückkommen.
Nun legst du Visitenkarten und lose Notizzettel auf einem separaten Tisch beiseite.
In einen zweiten Karton kommen alle Gegenstände, die sonst noch auf dem Schreibtisch liegen: Schreibutensilien, Kopfhörer, Snacks oder private Dekorationsgegenstände.
Alle Arbeitsmaterialien, die sich in den Schubladen und/oder im Rollcontainer befinden, packst du schließlich in einen dritten Karton.
Halte einen Papierkorb bereit, während du Karton Nummer 2 und 3 einräumst. Denn alles, was den Weg nicht wieder zurück in oder auf deinen Schreibtisch finden darf, sortierst du sofort aus: defekte Stifte und Arbeitsmaterialien, abgelaufene Snacks etc.
Auf deinem Schreibtisch sollten sich nun nur noch deine Arbeitsgeräte befinden, wie der Monitor, die Tastatur, die Maus, das Telefon und ggf. der Laptop. Diese Gegenstände kannst du stehen lassen.
Jetzt reinigst du den Schreibtisch, die Schubladen und alle Arbeitsgeräte gründlich.
Schritt 2: Lose Visitenkarten und Notizzettel bearbeiten
Auch wenn es etwas mühsam ist, hilft bei Visitenkarten nur eines: Trage die Adressdaten in deine Kontaktdatenbank ein und weise ihnen Kategorien wie „Messekontakte“, „Privat“ oder ähnliches zu. So findest du sie wesentlich schneller wieder. Das Gleiche gilt für irgendwo schnell notierte Telefonnummern.
Auf Notizzetteln verfasste Aufgaben überträgst du in deinen Kalender, deine Aufgabenliste oder deine To-do-Liste. Andere Notizen kannst du mithilfe deiner Smartphone-Kamera und einer geeigneten App scannen, sprich abfotografieren und begradigen, um sie digital abzulegen.
Alles was abgearbeitet wurde, landet sofort und unweigerlich im Müll!
Schritt 3: Unterlagen sortieren
Nun kümmerst du dich um den Karton mit den Unterlagen. Während du jedes Dokument einzeln entnimmst, entscheidest du sofort, was damit geschehen soll. Hier geht es nicht darum, jedes Dokument sofort zu bearbeiten. Wichtig ist lediglich, dass es nicht wieder in den Karton zurückgelegt wird.
Welche Unterlagen werden noch benötigt und welche können weg (gekündigter Vertrag, Aufbewahrungsfristen vorbei etc.)? Stelle dir direkt einen Papierkorb bereit, um überflüssige Unterlagen sofort zu entsorgen. Die übrigen Unterlagen müssen nun wieder in geordneter Form ihren Platz finden. Das heißt, du musst sie entweder in passende Ordner einsortieren, in Hängeregister unterbringen oder anderweitig geordnet und gesammelt wegsortieren.
Tipp: Beginne beim Sortieren damit, deine Dokumente parallel zu digitalisieren und virtuell abzulegen. Dies beugt einem unordentlichen Schreibtisch in Zukunft vor und vermeidet Chaos. Überlege dir auch, welche Unterlagen du wirklich ausdrucken musst. Denn vieles lässt sich inzwischen digital realisieren. Der Großteil aller Unterlagen kann auf einer Festplatte oder in der Cloud einfach und schnell sortiert und archiviert werden. Du sparst dadurch Papier, handelst nachhaltiger und dein Schreibtisch bleibt aufgeräumt.
Schritt 4: Briefablage ordnen
Nachdem du den Unterlagenkarton sortiert hast, unterteilst du deinen Posteingangskorb nach Prioritäten in
- A-Priorität (muss heute noch erledigt werden)
- B-Priorität (hat Zeit bis morgen ist aber dennoch dringend) und
- C-Priorität (muss warten, bis Zeit dafür ist, darf aber nicht vergessen werden)
Da Farben einprägsamer sind als Beschriftungen, verwendest du für die Kennzeichnung am besten verschiedenfarbige Briefablagen oder Mappen. So erkennst du auf einen Blick, wie viele To-dos noch zu erledigen sind.
Schritt 5: Auf deinen Schreibtisch kommt nur das, was du wirklich brauchst!
Die Inhalte der beiden anderen Kartons (Gegenstände vom Schreibtisch und aus den Schubladen) bleiben vorerst eine Woche so stehen. Das hört sich zwar etwas komisch an, ergibt aber durchaus Sinn. Denn aus dem Karton nimmst du nur dann etwas heraus, wenn du es für deine Arbeit benötigst. Hast du beispielsweise den Tacker oder die Textmarker einmal benutzt, darfst du diese/n auf deinen Schreibtisch zurücklegen. Bei Gegenständen oder Materialien, die du innerhalb einer Woche nicht verwendet hast, kannst du über eine Entsorgung nachdenken.
Bevor du etwas auf den Tisch zurückstellst oder -legst, solltest du es reinigen. So wirkt alles gleich viel aufgeräumter.
Arbeitsgeräte, die du nicht täglich gebrauchst, kommen in die Schubladen. Damit hast du mehr Arbeitsfläche zur Verfügung und trotzdem zu jederzeit schnell Zugriff darauf. Außerdem bewahrst du so mehr Übersicht auf deinem Schreibtisch.
Tipp: Stelle oder lege Dinge, von denen du ganz sicher weißt, dass du sie regelmäßig brauchst direkt wieder gesäubert auf den Tisch. Wenn sie nach einer Woche doch nicht in Benutzung waren, kommen sie zurück in den Karton.
