Als Gründende:r solltest du bereits bei der Gründung deines Handwerksbetriebes sicherstellen, dass ein digitales Arbeiten möglich ist. So benötigst du neben einer Werkstatt mit Lager und einem oder mehreren Fahrzeugen natürlich Werkzeuge, Maschinen, Gerätschaften, Material und ganz wichtig: einen Büroarbeitsplatz.
Ein räumlich existierendes Büro ist zu Beginn nicht zwingend notwendig. Einen Schreibtisch, Aktenschrank und Computer kannst du vorerst auch in einer Ecke der Werkstatt oder in der privaten Wohnung unterbringen. Wichtig ist hingegen eine effiziente technische und digitale Ausstattung, mit der du für alle Eventualitäten in deinem Arbeitsleben gewappnet bist. Diese muss auf die Betreuung der Kundschaft ausgelegt sein und die wichtigsten betrieblichen Abläufe automatisieren können. Doch welche Hardware benötigst du unbedingt? Und: Welche digitalen Tools erleichtern dir den Arbeitsablauf?
Hardware: Was du als Gründende:r zwingend benötigst
Zur Grundausstattung eines jeden Betriebes gehören neben einem Notebook plus Monitor auch ein Smartphone mit hochauflösender Kamera und ein Drucker.
Ein Notebook plus Monitor ist unbedingt notwendig, um deinen Betrieb zu managen – vom ersten Angebot über die Einsatzplanung bis hin zur Rechnungstellung.
Smartphones sollten standardmäßig in deinem Unternehmen zum Einsatz kommen. Sie helfen dabei, auch unterwegs auf der Baustelle Aufträge zu erfassen, Baufortschritte zu dokumentieren, Problemstellen mit verantwortlichen Personen zu kommunizieren oder Dokumente per App zu scannen. Eine integrierte hochauflösende Kamera ist hierfür essenziell!
Da eine komplett digitalisierte und somit papierlose Arbeitswelt in absehbarer Zeit so nicht möglich ist, brauchst du in deinem Handwerksbetrieb auch weiterhin einen Drucker. Digitale Dokumente lassen sich damit in der analogen Welt wieder nutzbar zu machen.
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung im Handwerk solltest du als zukunftsorientiertes Unternehmen von vornherein auf eine mobile Arbeitsweise setzen. Indem du dein Fachpersonal mit Tablets ausstattest, ermöglichst du eine mobile und effiziente Auftragsabwicklung bei der Kundschaft vor Ort.
Zusätzliche Hardware für zukunftsorientierte Betriebe
Nicht zwingend notwendig, aber nice-to-have sind ein digitales Kassensystem, ein digitales Zeiterfassungssystem und ein Trackingsystem. Sie erleichtern deinen Arbeitsalltag im Betrieb!
Egal ob im Geschäft oder bei einem Vor-Ort-Termin: Mit einem digitalen Kassensystem kannst du deine Kundschaft immer und überall abkassieren – Finanzamt-konformer Beleg inklusive! Schon heute gibt es All-in-one-Geräte, die alle Funktionen miteinander verbinden: Kassensystem mit zertifizierter TSE, Bondrucker, Kartenleser und Barcode-Scanner.
Schluss mit dem Gefeilsche um Arbeitszeiten! Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen die systematische und lückenlose Dokumentation von Arbeitszeiten über mobile Endgeräte und Zeitterminals. Die Daten werden von einer Software erfasst und können direkt an die Lohnbuchhaltung übertragen werden.
Nicht selten kommt es in Handwerksbetrieben zu Diebstahl oder zum Verlust teurer Werkzeuge, Maschinen und Betriebsmittel. Abhilfe schaffen hier mobile GPS-Tracker an den zu überwachenden Objekten, die eine weltweite Ortung per App ermöglichen.
Diese Software erleichtert dir die Büroarbeit
Als Gründer:in solltest du von Beginn an auf eine entsprechende Branchensoftware für dein Handwerk setzen, um wirtschaftlich und übersichtlich zu arbeiten. Je nach Gewerk stehen dir eine Vielzahl unterschiedlicher Kalkulationsprogramme, Apps und digitaler Tools zur Verfügung. Generell gilt: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Im Optimalfall arbeitest du mit einer All-in-one Lösung.
Tagtägliches Dokumentenmanagement ist ein fester Prozessbestandteil in deinem Unternehmen. Dokumente werden erfasst, verteilt, abgelegt, bearbeitet und archiviert sowie gelöscht und gesucht. Dies kann schnell unübersichtlich und zeitintensiv werden. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft hier Abhilfe. Alle Unternehmensdokumente werden zentral, übersichtlich, strukturiert sowie revisions- und rechtssicher im System abgelegt. Ein echtes Plus: Jedes Dokument kann von mehreren Benutzenden gleichzeitig verwendet werden.
Rechnungen schreiben, Mahnungen verschicken, die Buchhaltung erledigen: Das sind alles wichtige Aufgaben, die dich viel Zeit und Nerven kosten können. Zur Automatisierung deiner Prozesse ist ein Buchhaltungstool daher essenziell.
Moderne Buchhaltungssoftware lässt sich zudem durch eine Vielzahl von Add-ons (z. B. Anbindung an ein digitales Kassensystem) an die individuellen Gegebenheiten in deinem Unternehmen anpassen und so zum Mini-ERP ausbauen. ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Je nach Größe deines Unternehmens empfiehlt sich anfangs meist die Nutzung einer kleineren Gesamt-Lösung und noch nicht einer vollumfänglichen Software.
Für die Aufgabenverwaltung und die Verwaltung organisatorischer Abläufe im Sekretariat, Vertrieb und Einkauf sowie bei der Kundschaft empfiehlt sich die Nutzung einer Projektmanagement-Software. Sie ermöglicht dir sowohl komplexe Projekte mit umfangreicher Struktur als auch individuelle Aufgaben zu verwalten und zu bearbeiten und das idealerweise auch mit App.
Abhängig von deiner individuellen Unternehmenssituation und der weiteren Entwicklung kannst du irgendwann die Anschaffung einer größeren ERP-Software in Erwägung ziehen. ERP-Systeme sind intelligente Komplettlösungen, die nach dem eine All-in-one Prinzip arbeiten. Sprich, fast alle Geschäftsprozesse können bereichsübergreifend und digital erfasst und gesteuert werden.
Nicht immer ist ein persönliches Treffen mit deinen Mitarbeitenden, geschäftlichen Kontakten oder deiner Kundschaft möglich bzw. sinnvoll. In diesen Fällen ist es praktisch, wenn du die Kommunikation digital über eine Online-Meeting-Lösung bzw. einen Messenger-Dienst abwickeln kannst.
Fazit
Achte bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen darauf, nicht zu viele unterschiedliche Tools zu benutzen. Unter Umständen basieren diese auf verschiedenen Verträgen, haben unterschiedliche Versionen, Funktionen und Bedienungsabläufe und sind außerdem nicht miteinander kompatibel. Mit einer einfachen All-In-one Lösung bist du in den meisten Fällen besser beraten, da dies weniger Zeit und Nerven kostet. Welche Programme für dich praktikabel sind, hängt von der Branche und der Größe deines Handwerksbetriebs ab. Hilfestellung bei der Auswahl erhältst du u. a. bei deiner zuständigen Handwerkskammer.
