Online Rechnungsprogramm

Rechnungen schreiben – schnell und unkompliziert?

Als Selbstständige/r und Kleinunternehmer/in hast Du dich vielleicht schon oft gefragt: Wie schreibst Du Rechnungen, die rechtssicher und GoBD-konform sind? Eine weitere Frage, die in diesem Zusammenhang auftritt, ist, womit Du diese Rechnungen am besten erstellst. Schreibst Du deine eigenen Rechnungen immer noch mit Word oder Excel? Oder nutzt Du bisher noch gar keine Software zum Rechnungen schreiben?

Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Rechnungsprogrammen, die dich bei der automatisierten Erstellung von rechtskonformen Rechnungen unterstützen und entlasten können. Dabei spielen in Zeiten der Digitalisierung von Unternehmen und Geschäftsprozessen vor allem webbasierte Lösungen, d. h. Online-Software eine wichtige Rolle. Sie garantieren dir die nötige Flexibilität für die sich stetig wandelnden Anforderungen im Arbeitsalltag. Doch welche Software ist für dich und dein Unternehmen die Richtige?

Was sind die wesentlichen Funktionen eines Rechnungsprogramms?

Unternehmen benötigen mehr als nur eine digitale Rechnungsstellung. Ein Rechnungsprogramm sollte zuverlässig, sicher und zu jeder Zeit von überall aus verwendet werden können.

Grundvoraussetzung für die Rechnungsstellung ist das Vorhandensein einer Kundendatenbank zur Kundenverwaltung und einer Liste aller Produkte bzw. Dienstleistungen.

Neben den klassischen Rechnungsfunktionen verfügt eine moderne Rechnungssoftware über viele weitere Funktionen wie beispielsweise die Möglichkeit, Angebote und Aufträge zu erstellen sowie Mahnungen zu schreiben.

Auch die Überwachung von Zahlungsfälligkeiten und die Pflege des Zahlungsverkehrs mit Geschäftskontakten ist für Unternehmer/innen eine der wesentlichen Funktionen, um alles im Überblick zu behalten.

Zeitgemäße Rechnungsprogramme stellen Schnittstellen z. B. zu DATEV zur Verfügung, um externe Programme zu verknüpfen. Außerdem können sie durch weitere Module um Funktionen erweitert werden. Damit kann die Software individuell und flexibel an die Bedürfnisse verschiedener Unternehmensgrößen und Branchen angepasst werden.

Eine Rechnung erstellen in 10 Sekunden

Rechnungen schreiben war nie einfacher! Mithilfe der Rechnungssoftware ERP XT erstellst du völlig unkompliziert professionelle Rechnungen online. Dafür klickst du ganz einfach auf „Ausgangsrechnung hinzufügen“ – und schon öffnet sich eine neue Rechnungsvorlage, in der du dich schnell und einfach durch die übersichtliche Eingabemaske klickst. Dafür ist es nicht nötig, jedes Mal alle Daten einzutragen und abzugleichen. Die erforderlichen Kundendaten bzw. die Daten eines Lieferanten/einer Lieferantin und die entsprechenden Bezeichnungen der Produkte oder Dienstleistungen werden automatisch aus den hinterlegten Stammdaten in das neue Dokument übertragen. Das heißt auch, dass du während der Rechnungsstellung nicht ständig überprüfen musst, welche Angaben noch benötigt werden. Das Rechnungsprogramm ERP XT übernimmt diese Aufgabe ganz einfach für dich!

Das Rechnungsprogramm aus der Cloud füllt im Zuge der Rechnungsstellung zudem alle rechtlichen Pflichtangaben automatisch aus und berechnet die Umsatzsteuer anhand der gültigen Steuersätze. So vermeidest du Fehler beim Rechnungen schreiben und stellst sicher, dass deine Rechnung den gesetzlichen Erfordernissen gerecht wird.

Du hast übrigens auch die Möglichkeit, eine Rechnung aus einem bereits erstellten Angebot oder Auftrag fortzuführen.

Als Kleinunternehmer/in Rechnungen schreiben

Als Kleinunternehmer/in bist du nicht in der Pflicht, die übliche Umsatzsteuer in Höhe von 19 % zu erheben und auf deinen Rechnungen auszuweisen. Trotz allem musst du die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes genau beachten und bist nicht von der Rechnungsstellung befreit. Mit dem Rechnungsprogramm ERP XT erstellst du in Sekundenschnelle professionelle Rechnungen an deine Kunden/Kundinnen.

ERP XT ermöglicht dir während der Rechnungsstellung, die Umsatzsteuer an deine Anforderungen anzupassen. Dabei berücksichtigt das Rechnungsprogramm in der Rechnungsvorlage alle gesetzlichen Rahmenbedingungen, die an dich als Kleinunternehmer:in gestellt werden.

Professionelle und individuelle Rechnungen erstellen

Für die Rechnungsstellung musst du alle Daten lediglich einmal eingeben. Das System positioniert anschließend alles automatisch auf deinen Online-Rechnungen.

Eine Folgerechnung erhält in ERP XT automatisiert die nachfolgende Rechnungsnummer und wird unter dieser GoBD-konform abgespeichert. Du musst dir also zukünftig bei der Rechnungserstellung keine Gedanken mehr um die fortlaufende Nummerierung deiner Rechnungen machen. Dies erspart dir viel Zeit beim Rechnungen schreiben, minimiert darüber hinaus mögliche Fehler und garantiert dir, dass deine Belege gemäß den gesetzlichen Vorgaben archiviert werden.

Bei Unternehmensdokumenten ist ein individuelles Design das A und O, denn so verleihst du deiner Firma auch als Kleinunternehmen ein professionelles Erscheinungsbild. Im Rechnungsprogramm ERP XT entwirfst du mit wenigen Klicks individualisierte Druckvorlagen samt eigenem Firmenlogo und passt deine Rechnungen, Angebote und Aufträge in puncto Farben, Schriftarten und Layout deinen Anforderungen entsprechend an.

Einfacher Rechnungsversand mit nur einem Klick

Im Anschluss an die Rechnungserstellung versendest du deine Rechnungen schnell, unkompliziert und direkt per E-Mail an deine Geschäftspartner/innen. Die Rechnungssoftware ERP XT erzeugt automatisch eine E-Mail mit der entsprechenden Rechnung als PDF-Datei im Anhang. Du musst keinen E-Mail-Text verfassen, sondern kannst einfach die Textvorlage nutzen und die Mail mit nur einem Klick versenden. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern schont auch die Umwelt.

Alternativ kannst du deine Rechnung auch herunterzuladen und wie gewohnt mit der Post verschicken.

Rechnungen korrigieren und stornieren

Nach der Rechnungserstellung entdeckst du einen Fehler, doch die Rechnung ist bereits versandt?

Du hast dich zum Beispiel beim Rechnungsbetrag geirrt oder die Rechnungsadresse ist nicht korrekt. Was nun? Die Rechnung einfach löschen, wäre in diesem Fall die falsche Lösung. Stattdessen solltest du den Beleg stornieren und anschließend eine neue Rechnung erstellen. Im Rechnungsprogramm kannst du Daten in bereits bestätigten Dokumenten ganz leicht korrigieren. Dafür musst du das fehlerhafte Dokument verwerfen (stornieren) und ein Neues ausstellen. Das neue Dokument erhält die nächste verfügbare Nummer und kann nach Korrektur der Daten an deine/n Geschäftspartner/in versendet werden.

Sind hingegen ein oder mehrere Artikelpositionen in einer Rechnung fehlerhaft, z. B. durch falsche Angabe der Artikelmenge oder falsche Auswahl des Mehrwertsteuersatzes, kannst du ganz unkompliziert eine Korrekturrechnung mit den berichtigten Positionen im Rechnungsprogramm anlegen.

Umfassender Überblick über offene Forderungen

Mit unserer Rechnungssoftware behältst du stets den Überblick über offene Rechnungen und überfällige Zahlungen. Ausstehende Forderungen kannst du ganz unkompliziert in der Rechnungsübersicht oder im entsprechenden Kundenkonto überprüfen. Anhand der automatischen Rechnungsprüfung erkennst du sofort, welche Rechnungen bereits beglichen wurden oder noch offen sind. ERP XT hilft dir, den Rechnungsstatus deiner Kunden/Kundinnen stets im Blick zu haben.

Mahnungen rechtssicher schreiben

Mit dem Online-Rechnungsprogramm ERP XT erstellst du in wenigen Schritten nicht nur Angebote und Rechnungen, sondern auch Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen an deine Kunden/Kundinnen. Eine Mahnung wird automatisch vom Rechnungsprogramm generiert, sodass du sie per Mausklick online versenden oder ausdrucken kannst. Mithilfe systeminterner Vorlagen für Zahlungserinnerungen oder Mahnungen erinnerst du deinen Kunden/Kundinnen freundlich an ausstehende Zahlungen. Auf diese Weise bleibst du nicht länger auf unbezahlten Rechnungen sitzen und schonst deine Finanzen.

Zugriff von überall und zu jeder Zeit

Modular und erweiterbar

ERP XT verfügt über diverse Schnittstellen zu E-Commerce-Lösungen wie einem Online-Shopsystem und Kassensystem. Dies ist vor allem für Unternehmen aus der E-Commerce-Branche essenziell.

Die systeminterne DATEV-Schnittstelle ermöglicht den Export von Daten im Excel-Format und einen einfachen Datenaustausch mit deinem Buchhalter. So kannst du am Ende des Monats alle Rechnungen aus dem Rechnungsprogramm mit einem Knopfdruck an dein Steuerbüro schicken.

Zusätzlich ist die Integration einer Vielzahl anderer Tools möglich. Das schlanke Mini-ERP kann u. a. um Funktionen wie eine Lagerverwaltung oder ein Business-Intelligence-Tool zur Datenanalyse erweitert werden.