Welche Unterlagen (noch) nicht in den Schredder dürfen und welche Dokumente vernichtet werden können bzw. sogar müssen, ist abhängig von den jeweiligen Aufbewahrungsfristen.
Im Folgenden haben wir die Fristen für dich kurz zusammengefasst.
Folgende Aufbewahrungsfristen musst du beachten
Nach § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung (AO) gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Jahresabschlüsse,
- Inventare,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- Buchungsbelege,
- Rechnungen,
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.
Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren bedeutet konkret, dass eine Aufbewahrung bis zum Ablauf des 10. Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt bzw. in dem die Unterlagen entstanden sind, vorgeschrieben ist. Einzig bei einem bereits anhängigen oder zu erwartenden Verfahren gilt eine Ausnahme. Hier darfst du die Unterlagen nicht entsorgen. Das gilt auch dann, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist! Dem steht auch die DSGVO nicht entgegen.
Aufgrund der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) müssen Unternehmen in Zukunft ganz besonders aufpassen: Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, darfst du nur so lange aufbewahren wie vorgeschrieben oder aus anderen Gründen notwendig (z. B. laufendes Verfahren). Sprich nach dem 31. Dezember musst du eine Menge Unterlagen und Dateien vernichten. Hältst du dich nicht daran, droht dir im schlimmsten Fall ein Bußgeld.
Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt laut § 147 Absatz 3 AO für:
- empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- sonstige Unterlagen, die für steuerliche Zwecke von Bedeutung sind (z. B. Kassenstreifen, Preisverzeichnisse).
Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren besagt, dass erst nach Ablauf des 6. Kalenderjahres die Unterlagen vernichtet werden dürfen bzw. müssen.
In der Praxis bedeutet dies: Wenn eine Lohnzahlung im Laufe des Jahres 2015 erfolgte, endet die Aufbewahrungsfrist der entsprechenden Unterlagen mit Ablauf des Jahres 2021. Diese Unterlagen müssen entsprechend vernichtet werden.
WICHTIG: Beachte auch die sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen!
Folgende sozialversicherungsrechtlich relevanten Unterlagen musst du bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren (§ 28f Abs. 1 Sozialgesetzbuch (SGB) IV):
- Entgeltunterlagen,
- Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise,
- Kopien/Durchschriften der Meldungen und
- Bescheinigungen für den Mitarbeiter.
Unterlagen für die Künstlersozialkasse solltest du mindestens bis zu 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, verwahren. Diese Daten musst du daher ab sofort noch besser im Blick behalten.
