Für eine Betriebsprüfung der Sozialversicherungsbeiträge ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig. Sie überprüft, ob die Sozialabgaben ordnungsgemäß berechnet und angeführt werden. Dabei untersucht sie unter anderem folgende Sachverhalte:
- Versicherungspflicht und Versicherungsbefreiung der Arbeitsverhältnisse
- Prüfung der einzelnen Bestandteile des Arbeitsentgelts
- Prüfung von Umlagebeiträgen
- Prüfung der Entgeltunterlagen
- Führung und Sicherung von Wertguthaben.
Diese Kontrolle verlangt der Gesetzgeber mindestens einmal alle 4 Jahre.
Hinweis: Prüfungen sind auch außerhalb des 4-Jahres-Turnus möglich!
In der Praxis erfolgt das z. B. durch sog. Ad-hoc-Prüfungen nach Zufallserwägungen, Branchenprüfungen, bei Einstellung des Betriebes oder wenn sonstige Unregelmäßigkeiten auftreten.
Eine Sozialversicherungsprüfung durch den Rentenversicherungsträger ist für dich aufgrund der zahlreichen Mitwirkungspflichten mit viel Arbeit verbunden. Kommst du diesen nicht nach, kann die prüfende Behörde sogar ein Zwangsgeld verhängen.
Die gesetzgebende Instanz begründet dies wie folgt:
- Arbeitgeber:innen sind nach § 28p Abs. 5 Satz 1 SGB IV verpflichtet, angemessene Prüfhilfen zu leisten.
- Ein:e Arbeitgeber:in hat Unterlagen, die der Prüfung dienen, auf Verlangen vorzulegen. Das gilt insbesondere für Unterlagen zur Klärung, ob ein versicherungs- oder beitragspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt oder nicht. Das gilt jedoch auch für die Prüfung der Entgeltabrechnung (§ 11 Abs. 2 BVV).
- Im Hinblick auf die (allgemeinen) Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin nach § 98 Abs. 1 SGB X und das öffentliche Interesse an der rechtzeitigen und vollständigen Beitragserhebung (§ 76 Abs. 1 SGB IV) sind sämtliche Unterlagen, die Angaben zu den Beschäftigungen enthalten, vorzulegen. Zudem ist über alle Tatsachen Auskunft zu geben, die für eine Beitragserhebung notwendig sind.
- Zur Durchsetzung der Mitwirkungspflicht bzw. der Pflicht des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin zur Prüfhilfe (§ 98 Abs. 1 SGB X, 28p Abs. 5 Satz 1 SGB IV) darf die zuständige Behörde Verwaltungsakte erlassen. Darin darf sie (u. a.) die Vorlage von Unterlagen anordnen sowie ein Zwangsgeld verhängen. Dies geht aus Urteilen des BSG (Bundessozialgericht) und LSG (Landesozialgericht) Berlin hervor.
Was von dir im Vorfeld erwartet wird
Du erfährst von einer Prüfung durch die Prüfungsankündigung. Diese enthält im Allgemeinen auch deine Mitwirkungspflichten. Wenn eine Prüfung in deinem Unternehmen stattfindet bist du zunächst einmal dazu verpflichtet
- der prüfenden Person einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen,
- die Unterlagen vorbereiten und
- eine Ansprechperson für den oder die Prüfer:in auswählen.
Ist hingegen eine elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) geplant, dann benötigt die prüfende Person zunächst keinen Arbeitsplatz in deinem Unternehmen. In diesem Fall enthält die Prüfankündigung hauptsächlich die Angabe des Zeitpunktes, bis zu dem die Datenlieferung spätestens erfolgen muss. Daten, die nach Ablauf der vorgegebenen Frist eingehen werden abgewiesen. Solltest du Fragen zu deinen Mitwirkungspflichten haben, empfiehlt es sich mit dem oder der zuständigen Prüfer:in Kontakt aufzunehmen.
Wie du die Prüfung optimal vorbereitest
Sobald der Termin und der Ort für die Prüfung definitiv feststehen und dir bestenfalls auch Informationen zum Prüfungsumfang vorliegen, kannst du das Ereignis vorbereiten. Stelle sicher, dass alle relevanten Unterlagen für den Prüfungszeitraum vorbereitet sind. Das gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für elektronische Aufzeichnungen. Informiere falls nötig deine Steuerkanzlei und externe Abrechnungsstellen.
Unter Umständen musst du auch
- Darstellungsprogramme,
- Maschinenzeiten und
- sonstige Hilfsmittel
vorbereiten.
Achtung: Unvollständige Unterlagen sind immer zu deinem Nachteil. Wenn du Mitarbeitende als versicherungsfrei einstufst, bist du verpflichtet, dies nachzuweisen.
Die Ansprechpartner:innen auswählen
Während der Prüfung benötigt die prüfende Person eine:n Hauptansprechpartner:in im Unternehmen. In erster Linie besteht für dich als Arbeitgeber:in die Pflicht, während der Prüfung verfügbar zu sein. Du kannst aber ebenso gut eine stellvertretende Person benennen, z. B. aus der Lohnbuchhaltung. Sie muss ohnehin zur Verfügung stehen, da sie den Überblick über die zu prüfende Thematik hat. Auch im Krankheitsfall muss klar sein, wer als Ersatz in Frage kommt.
Die Ansprechperson hat während der Prüfung gesetzlich festgelegte Pflichten (§ 28p SGB IV, § 10 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)).
Die Aufgaben der Ansprechperson während der Prüfung
Unterlagen vorlegen
Die Kontaktperson im Unternehmen muss der prüfenden Person alle verlangten Unterlagen vorlegen. Diese sollten verständlich gegliedert sein, um einen möglichst schnellen Überblick zu geben.
Auskunft geben
Der oder die Prüfer:in kann zu jederzeit Auskunft verlangen. Dazu gehört auch eine Befragung der betreffenden Beschäftigten. Mitarbeitende, deren Beschäftigungsverhältnisse geprüft werden, haben die Pflicht, Auskunft über die Art und Dauer ihrer Beschäftigung, die hierbei erzielten Arbeitsentgelte, sämtliche Arbeitgeber:innen und die für die Erhebung von Beiträgen notwendigen Tatsachen zu erteilen.
Kopien überwachen
Die prüfende Person ist berechtigt von allen Unterlagen Kopien anzufertigen bzw. elektronische Daten zu speichern. Dies muss sie jedoch auf Kosten der prüfenden Stelle tun.
Was nach der Betriebsprüfung passiert
Im Anschluss an die Prüfung gibt es ein Abschlussgespräch mit der Prüfungsleitung. An diesem Gespräch sollten alle Mitarbeitenden teilnehmen, die sich mit der Gehaltsabrechnung im Unternehmen befassen.
Der oder die Betriebsprüfer:in informiert dich, in welcher Höhe du gegebenenfalls Beiträge nachzahlen musst oder ob dir Beiträge erstattet werden. Außerdem erklärt er oder sie auch die Gründe dafür. Bei strittigen Punkten kannst du im Abschlussgespräch deine Argumente und Sichtweisen vortragen und unter Umständen noch Erklärungen zu Einzelfällen geben.
Die Rentenversicherung teilt dir das Ergebnis der Betriebsprüfung innerhalb von zwei Monaten nach Abschluss schriftlich mit. Bis zur nächsten Prüfung musst du Dokument dann aufbewahren. Wenn es keine Beanstandungen gibt, erhältst du lediglich eine Prüfmitteilung. Andernfalls schickt dir die Rentenversicherung einen Nachzahlungsbescheid.
Sorgfältige Vorarbeit zahlt sich aus
Je akribischer du alle relevanten Unterlagen vorbereitet hast und je ausführlicher das Briefing der Ansprechpartner:innen ist, desto besser. Dementsprechend zügig kann der oder die Prüfer:in arbeiten und die jeweiligen Sachverhalte beurteilen. Sollte er oder sie mangels Unterlagen oder Informationen nicht dazu in der Lage sein, kann das für dein Unternehmen unangenehme Auswirkungen haben:
1. Der Rentenversicherungsträger erlässt einen Summenbeitragsbescheid wegen
- fehlender Beurteilungsmöglichkeit,
- fehlender Nachvollziehbarkeit im Rahmen der Betriebsprüfung oder
- fehlender Mitwirkung Ihres Unternehmens (§ 28f Abs. 2 SGB IV).
Im Allgemeinen erhebt der Rentenversicherungsträger die Beiträge zur Sozialversicherung aus der Summe der gezahlten Arbeitsentgelte. Wenn die Summe jedoch nicht bekannt ist, kann sie im Summenbeitragsbescheid geschätzt werden (§ 28f Abs. 2 Satz 3 SGB IV). Eine Schätzung fällt in der Regel zu Ungunsten des geprüften Unternehmens aus.
2. Bei Verletzung der Mitwirkungspflichten droht ein Bußgeld. Du handelst bereits ordnungswidrig, wenn du vorsätzlich (bewusst und gewollt) oder fahrlässig (aus Nachlässigkeit)
- eine Auskunft nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erteilst oder
- eine Unterlage nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig vorlegst (§ 98 Abs. 5 SGB X).
3. Die prüfende Person kann mit einem Zwangsgeld bewirken, dass du deinen Mitwirkungspflichten nachkommst (§ 11 Verwaltungsvollstreckungsgesetz (VwVG)).
Leitfaden: So bereitest du dich optimal auf die Betriebsprüfung vor
- In der Prüfungsankündigung des Rentenversicherungsträgers steht, welche Unterlagen du bei der Prüfung vorlegen musst. Teile dieses Schreiben auch mit den Mitarbeitenden, die die Entgeltabrechnung machen.
- Begutachte kritisch alle erforderlichen Unterlagen vor der Prüfung. So hast du noch ausreichend Zeit um eventuell fehlende Nachweise, wie beispielsweise Immatrikulationsbescheinigungen von Studenten, zu beschaffen.
- Lege der prüfenden Person alle Unterlagen gut sortiert und vollständig vor.
- Sorge dafür, dass alle Unterlagen, die in irgendeiner Weise relevant sind, bei der Betriebsprüfung zugänglich sind.
- Wähle eine Ansprechperson für den oder die Prüfer:in aus und lege fest, wer noch an der Prüfung teilnimmt (zum Beispiel dein:e Steuerberater:in).
- Informiere alle Mitarbeitenden über den anstehenden Prüfungtermin und darüber, wer Auskünfte erteilen soll.
- Stelle sicher, dass alle wichtigen Mitarbeiter:innen an der Abschlussbesprechung teilnehmen können.
- Suche einen ruhigen Arbeitsplatz im Unternehmen – am besten ein separater Raum und bring alle Unterlagen in diesem Raum. So kann die prüfende Person in Ruhe ihrer Arbeit nachgehen.
