Die Corona-Krise brachte viele Einschränkungen und eine allmähliche Entgrenzung der Arbeit mit sich. Dies erforderte ein hohes Maß an Flexibilität von Unternehmen, Mitarbeitern und Partnern. Beschäftigte waren aufgefordert von Zuhause zu arbeiten. Zeiten wie diese zeigen, dass Unternehmen um fortschrittliche New-Work-Arbeitsformen nicht herumkommen. Schon allein um die Kommunikation während einer derartigen Situation zu gewährleisten.
Hier besteht die große Chance, dass der Digital Workplace (zu Deutsch digitaler Arbeitsplatz) zum Arbeitsplatz der Zukunft wird. Vor allem da sich die Arbeitsorganisation bereits großen Veränderungen anpassen musste. Beispielsweise durch die Entstehung von Coworking[1] und Flex Office[2]. Um einen ,,echten‘‘ digitalen Arbeitsplatz zu etablieren reicht es meist nicht aus lediglich eine Team- oder Chat-Lösung einzuführen. Vielmehr erfordert es ein zukunftsorientiertes Denken, bei dem es nicht nur darum geht bisher bewährte Konzepte abzuschaffen. Das Ziel sollte sein, integrierte Lösungen zur Kommunikation über die diversen Kanäle wie Messaging, Chat, Mail, Sprache und Video zu initiieren und zu nutzen. Diese werden dann durch Lösungen für eine verteilte Zusammenarbeit wie eine zentrale Dokumentenablage erweitert.
In unserem Beitrag gehen wir auf folgend Punkte ein:
- Was ist ein Digital Workplace?
- Wozu dient ein digitaler Arbeitsplatz?
- Was sind die Vorteile eines Digital Workplace?
- Wie kannst du einen Digital Workplace in deinen Unternehmen einrichten?
Was ist ein Digital Workplace?
Der digitale Arbeitsplatz kann als eine zentrale Arbeitsumgebung angesehen werden, in der alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit von jedem beliebigen Medium und an jedem beliebigen Ort Zugriff auf ihre privaten und gemeinsam genutzten Dokumente, Wissensdatenbanken und digitalen Tools des Unternehmens (Chat, Agenda, HR- und Geschäftsanwendungen) haben. Er soll die Zusammenarbeit und Kommunikation sowie die kollektive Intelligenz und Innovation, auch im Rahmen von Homeoffice, fördern. Dadurch wird ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten ermöglicht.
Wozu dient ein digitaler Arbeitsplatz?
Er dient als kollaborativer und virtueller 360°-Arbeitsraum, als Ökosystem oder Hub, der es dir und deinen Mitarbeitenden ermöglicht, mit nur einem Zugang
- die Dokumentation
- die Kommunikation und
- die Projekte deines Unternehmens
in Echtzeit und mobil zu verwalten.
Die unterschiedlichen digitalen Werkzeuge (auch Anwendungen, Programme und Services) eines Unternehmens sind oftmals zergliedert, weshalb sie nicht gut zusammenarbeiten. Genau hier kommt der Digital Workplace ins Spiel. Er zentralisiert und verbindet die Anwendungen miteinander, wodurch die Zusammenarbeit und der Wissensaustausch aus der Ferne unterstützt wird.
Ein Digital Workplace setzt sich aus mehreren modularen Bausteinen zusammen:
- Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) zur Erstellung, gemeinsamen Nutzung und Archivierung von Arbeitsdokumenten;
- Enterprise-Content-Management (ECM), um strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammenzufassen;
- Wissensmanagement zum Austausch von Leitfäden und Arbeitsmethoden (Q&A, Tutorials, Prozesse usw.);
- Organisation und interne Kommunikation zum Beispiel mit: einem firmeninternen Mailsystem, einem Forum-, Chat-, Videokonferenz-Tool, einem gemeinsamen Kalender, einem Firmenverzeichnis;
- soziales Unternehmensnetzwerk für den Austausch zwischen Mitarbeitern an laufenden Projekten, Überwachung (wettbewerbsorientiert, technologisch usw.), Kompetenzen;
- Verbindung mit Geschäftsanwendungen (CRM, ERP, Task Manager).
Was sind die Vorteile eines Digital Workplace?
1. Produktivität und Leistung
Für eine optimale Interaktion mit deinen ERP- oder CRM-Tools, sollte der Digital Workplace perfekt in das Informationssystem (kurz IS) integriert sein. Dies gibt dir die Möglichkeit, eine Reihe von Prozessen zu optimieren. Des Weiteren erfolgt der Zugang zu Informationen einfacher und schneller. Dank seiner technischen Möglichkeiten, kann der digitale Arbeitsplatz die Produktivität und Effizienz der Mitarbeitenden sowohl im Homeoffice als auch unterwegs sicherstellen. In der Konsequenz gewinnt dein Unternehmen an Leistung.
2. Zusammenarbeit (Social Collaboration[3]) und Kommunikation
Indem du die interne Kommunikation digitalisierst und digitale Arbeitsplätze schaffst, kannst du finanzielle Ressourcen einsparen und dein Unternehmen wettbewerbsfähiger machen. Dies gilt im umso mehr, wenn dein Betrieb über mehrere Standorte verfügt oder sogar international tätig ist. Zudem verbessert der Digital Workplace die Zusammenarbeit und das Teamwork zwischen allen Mitarbeitenden. Dies hat den Effekt, dass dein Unternehmen dank kollektiver Intelligenz Projekte effizienter vorantreiben und Probleme leichter lösen kann.
3. Flexibilität und Mobilität
Unternehmen, die digitale Arbeitsplatzsysteme nutzen, profitieren von deren Flexibilität und Mobilität. Mitarbeitende können von überall auf alle erforderliche Daten und Firmeninformationen zugreifen. Somit erhalten alle Beschäftigten die Möglichkeit, wo und wann immer sie wollen zu arbeiten. Dank dieser hochverfügbaren, anwenderfreundlichen und mobilen Arbeitsweise wird auch in ungeplanten Situationen ein reibungsloser Geschäftsbetrieb gewährleistet. Dies sorgt insgesamt für eine stabilere Kontinuität der Tätigkeit im Unternehmen. Und auch die Arbeitnehmenden profitieren von einem derart qualitativen Arbeitsumfeld, indem sie Privat- und Berufsleben einfacher miteinander verbinden können.
4. Lebensqualität am Arbeitsplatz
Zusammenarbeit und horizontale Hierarchie im Unternehmen sind die wesentlichen Kriterien eines digitalen Arbeitsplatzes. Sie haben nicht nur einen positiven Einfluss auf das Selbstbewusstsein und die berufliche Entwicklung, sondern auch auf das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Dies wiederum trägt dazu bei, dass Talente deinem Unternehmen erhalten bleiben.
5. Transformation von Unternehmen
Der Digital Workspace fördert vor allem die Unternehmen, die eine Veränderung ihres Geschäftsmodells erwägen: Vom traditionell vertikal hierarchischen Modell hin zur stärker horizontal ausgerichteten Organisation. Dieser Wandel motiviert Unternehmen, anders, beweglicher und innovativer zu arbeiten.
6. Sicherheit und Datenschutz
Digital Workplaces sind unkomplizierte und hochsichere Remote- und Homeoffice-Arbeitsplätze. Ihre Verwaltung erfolgt mittels UEM (Unified Endpoint Management)[4]. Durch die Nutzung digitaler Arbeitsplätze werden stark beanspruchte VPN-Infrastrukturen entlastet. Dank der einfachen Installation und Aktivierung können neue Heim- und Notfallarbeitsplätze jederzeit flexibel realisiert werden. Dabei sind sie stets sicher, DSGVO-konform und unterliegen der vollen Kontrolle durch das Unternehmen.
Wie kannst du einen Digital Workplace in deinem Unternehmen einführen?
Die grundsätzliche VorgehensweiseUm einen Digital Workplace einzurichten solltest du schrittweise vorgehen. Nichts sollte unbedacht erfolgen. Denn es gibt viele Eckpunkte zu bedenken, damit alle wesentlichen Bestandteile und Funktionen optimal umgesetzt werden können. Dazu gehört u. a. die Auswahl der richtigen Software, die Kostenkalkulation, die Schulung von Mitarbeitern und die Einführung neuer Arbeitsstrukturen und Abläufe. Die digitale Transformation des Arbeitsplatzes solltest du daher in 8 Schritten umsetzen.
1. Vision: Formuliere Ziele, die du mit einem höheren Digitalisierungsgrad und der Einführung eines Digital Workplace erreichen möchtest (z. B. Produktivität steigern, Kosten senken). Involviere dabei alle Personen des Unternehmens, um sie über die Ziele und den Nutzen des digitalen Arbeitsplatzes in Kenntnis zu setzen.
2. Strategie: Erstelle einen Plan, mit dessen Hilfe die einzelnen Aktivitäten der beteiligten Abteilungen koordiniert werden. Setze den Plan um und kommuniziere die Erfolge.
3. Technologie: Wähle die passende Technologie zur Unterstützung deiner Vision, Ziele und Strategien aus. Erstelle dafür einen technischen Fahrplan und kommuniziere diesen an alle Personen im Unternehmen.
4. Organisatorische Veränderungen: Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes bedeutet Veränderung. Doch nicht jede Person mag Veränderungen. Daher ist es wichtig, Standards, Richtlinien und Verfahren festzulegen. Sie vermitteln allen Personen des Unternehmens ein klares Verständnis für die Veränderungen und geben ihnen eine Orientierung während des organisatorischen Wandels.
5. Mitarbeitererfahrung: Entwickle eine Strategie, um die positive Haltung aller nutzenden Personen gegenüber einer neuen Anwendung zu begünstigen und die Akzeptanz zu steigern. Definiere für jede Nutzergruppe individuelle Zugriffsberechtigungen und kommuniziere dies transparent. Unterweise und schule deine Mitarbeitenden mithilfe von fachkundigem Personal Schritt für Schritt. Begleite sie außerdem mit Change Management (Veränderungsmanagement)[5].
6 Prozesse: Auch wenn es nicht beabsichtigt ist, werden einige Prozesse umgestaltet. Die Prozessveränderungen werden durch neue Technologien, neue Ideen und die neue Arbeitsweise vorangetrieben. Das muss intensiv gecoacht werden.
7. Informationen: Dank des Digital Workplace werden Informationen intelligent. Das heißt AnwenderInnen werden bei der Nutzung, Analyse oder Suche von Informationen, die Teil des Systems sind unterstützt. Somit wird die Effizienz und Produktivität verbessert
8. Metriken: Analysiere anhand spezifischer Metriken die Ergebnisse der Implementierung und erstelle Berichte. Prüfe bereits ausgeführte Schritte und veränderte Arbeitsweisen und nimm gegebenenfalls Optimierungen vor.
Digitale Werkzeuge für die Optimierung der Arbeitsprozesse
Kommunikationstools
Immer mehr Arbeitsplätze ermöglichen Remote-Arbeit. Eine effektive Kommunikation wird somit immer wichtiger. Wenn du in einer Remote-Arbeitsumgebung nicht gut kommunizierst, leidet deine Produktivität. Gerade in einer Remote-Arbeitsumgebungen ist es unerlässlich, alle Informationen, Meinungen und Denkprozesse zu kommunizieren. Denn fehlende Mimik und Körpersprache machen es nicht immer einfach deinen Standpunkt zu vermitteln.
Die richtigen Kommunikationstools sind allerdings nicht nur für Personen, die remote arbeiten von entscheidender Bedeutung. Auch die Mitarbeiterinteraktionen im Büro können damit unterstützt werden. So ist es manchmal effizienter, Angelegenheiten über eine einfache E-Mail oder Chat-Message zu klären, anstatt ein vollwertiges Meeting einzuberufen.
Heutzutage gibt es eine breite Palette von Cloud-Anwendungen, die eine einfache Kommunikation ermöglichen. Du musst für dich das Tool finden, was dir die richtigen Funktionen bietet und deinem Budget entspricht.
Produktivitätstools
Die Technologie hat es der Welt ermöglicht, sich viel schneller zu bewegen als jemals zuvor. Das heißt auch für dich:
- du solltest stets innovativ arbeiten und
- du solltest deine Produkte schnell auf den Markt bringen.
Allenfalls besteht die Möglichkeit, dass du gegenüber deiner Konkurrenz im Nachteil bist.
Hier kommen Produktivitätstools ins Spiel. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Arbeitsabläufe optimaler zu verwalten. Indem sich wiederholende Aufgaben reduziert werden, können Mitarbeiter sich auf das Wesentliche konzentrieren. In einer Studie von Ultimate Software gaben 92 % der Mitarbeiter an, dass es ihre Arbeitszufriedenheit positiv beeinflusst, wenn sie ihre Arbeit mithilfe von Tools effizienter erledigen können. Das bedeutet, Produktivitätstools üben einen positiven Einfluss auf das Mitarbeiterengagement und die Mitarbeiterbindung aus.
Gegenwärtig arbeiten die meisten Mitarbeiter bereits mit einer Vielzahl von Produktivitätstools. So gibt es zum Beispiel Anwendungen,
- die Menschen dabei helfen effizienter zu arbeiten, ohne Unterbrechungen.
- die Menschen dabei unterstützen, ihre Arbeit gemäß den zu erreichenden Zielen zu organisieren und sich darauf zu konzentrieren, diese systematisch zu erledigen.
- die dazu dienen, immer wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Benachrichtigungen über wichtige Dinge auszulösen.
Kollaborationstools
Zwischen Kollaborations- und Kommunikationstools gibt es einen feinen Unterschied. Das Hauptziel von Kommunikationstools besteht darin, eine nahtlose Interaktion zwischen den Mitarbeitern zu ermöglichen. Anwendungen zur Kollaboration gehen noch einen Schritt weiter. Sie sollen eine Gruppe von Personen (ob groß oder klein) dabei unterstützen, gemeinsame Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens auf die effektivste Weise zu erreichen.
Nehmen wir als Beispiel Autoren und Redakteure die gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Sie können Feedback austauschen, während sie das Projekt gemeinsam verbessern. Andere Tools ermöglichen es Managern, ihren Teams Aufgaben zuzuweisen, ihre Arbeitsbelastung zu bewerten und auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten.
Unternehmenstools
Diese Tools wurden speziell entwickelt, um großen Organisationen oder bestimmten Abteilungen die Digitalisierung ihrer Workflows zu ermöglichen. Dazu zählen u. a.:
1. CRM-Software
Das richtige CRM-Tool (Customer Relationship Management) kann den Umsatz deines Unternehmens enorm verbessern. Es hilft dir, die Beziehung zu deinen Kunden (einschließlich potenzieller Kunden) zu steuern: Von der Kontaktaufnahme mit einem potenziellen Kunden bis zum Aufbau einer langfristigen Beziehung. Dadurch wird der gesamte Prozess produktiver und effektiver.
Die Wahl des passenden CRM-Tools ist abhängig von
- der Größe deines Unternehmens,
- der Art deiner Produkte/Dienstleistungen und
- der Branche, in der du tätig bist.
2. HR-Software
Mithilfe geeigneter HR-Software kannst du die Produktivität und das Mitarbeiterengagement in deinen Unternehmen auf ein neues Leven bringen. HR-Tools verwalten eine ganze Reihe von Aktivitäten – von der Gehaltsabrechnung über die Anwesenheit bis hin zu Mitarbeiterprämien und Vergütungen. Im Laufe der Zeit integrieren HR-Anwednungen Big Data und künstliche Intelligenz, um an Aspekten wie Mitarbeiterengagement und -bindung und Leistungsüberwachung zu arbeiten.
3. ERP-Software
ERP (Enterprise Resource Planning) ist das ultimative Tool zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Gesamtproduktivität. ERP-Software lässt sich in verschiedenen Abteilungen integrieren, um eine Reihe von Funktionen wie Buchhaltung, Projektmanagement, Beschaffung, Lieferkettenoperationen, Risikomanagement und Compliance[6] zu unterstützen.
Die Wahl der geeigneten ERP-Lösung hängt von der Größe deines Unternehmens, deinen geschäftlichen Bedürfnissen und deinen Erwartungen ab. Comarch hat mit ERP XT ein System speziell für Klein(st)unternehmen, Einzelunternehmen, Selbständige und Start-ups (nach der Gründung) entwickelt. Die modulare und cloudbasierte Software kann nach Bedarf um weitere Funktionen und Integrationen erweitert oder wieder reduziert werden und ist somit skalierbar.
Ist der Digital Workplace die Zukunft?
Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat viele Geschäftsprozesse bereits weitreichend verändert. Dieser Wandel wird weiter rasant voranschreiten. Arbeitsplätze sind nicht länger nur ein physischer Ort, sondern entwickeln sich zum mobilen Workplace 4.0.
Zahlreiche Unternehmen arbeiten bereits verstärkt über digitale Plattformen zusammen, auf die sie orts- und zeitunabhängig Zugriff haben. Doch noch immer gibt es eine beträchtliche Anzahl derer, die nicht ausreichend auf die gegenwärtigen Veränderungen eingehen. Dadurch bleiben viele Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes ungenutzt.
Um weiterhin effektiv arbeiten und im Wettbewerb bestehen zu können, müssen Unternehmen sich hinsichtlich ihrer Flexibilität, Agilität und Zusammenarbeit weiterentwickeln.
Mithilfe einer ganzheitlich konzipierten und unternehmensweit implementierten Strategie für den Digital Workplace profitierst du von
- verbesserten und transparenteren Prozessen,
- einer erhöhten Mitarbeiter- und auch Kundenzufriedenheit sowie
- einer erhöhten Attraktivität als potentielle/r ArbeitgeberIn.
Cloudbasierte Softwarelösungen wie ERP XT unterstützen dich bei der digitalen Transformation deiner Geschäftsprozesse, indem sie ein flexibles Arbeiten von jedem Ort, über jedes Gerät und zu jeder Zeit ermöglichen.
