Kleine Unternehmen stecken oft in der Zwickmühle: Bei der Frage, wie professionell der eigene Betrieb gesteuert werden soll, kann die Antwort zu klein oder zu groß gedacht sein. Während einige sich mit einfachen Excel-Listen behelfen, liebäugeln andere mit der Profi-ERP-Einführung. Dabei sind es gerade die Zwischenstufen, die den Bedarf der kleinen Unternehmen, der Ein-Personen-Unternehmen und Handwerksbetriebe, der Online-Handelnden und Firmengründenden am besten treffen. In kleinen Unternehmen sind die Menschen eher Allrounder, während in großen Firmengruppen tendenziell Spezialisten an einem einzigen Aufgabenbereich arbeiten. Neben Zeit, Geld und Organisation nur einer der Gründe, warum ein großes ERP zu überdimensioniert sein kann.
1. ERP-Systeme als professionelles Handwerkszeug
Eine kleine ERP-Lösung basiert in der Regel auf bewährten Anwendungen von großen ERP-Systemen. Hier sind die Anforderungen und Best Practices zahlreicher mittelständischer und großer Unternehmen eingeflossen. Beide Arten von ERP-Systemen basieren dabei auf der gleichen (Geschäfts-)Logik: Prozesse werden digitalisiert und beschleunigt.
2. Prozesse optimieren – oft ist weniger mehr
Kleine ERP-Systeme bieten in der Regel passende Funktionen für mehrere Unternehmensbereiche, zum Beispiel Rechnungsstellung, Onlinehandel, POS oder Lager. Sie stehen damit deutlich hinter dem riesigen Funktionsumfang von großen ERP-Lösungen zurück. Für einen Kleinbetrieb oder ein selbständiges Einzelunternehmen ist eine kleine aber feine Auswahl an Funktionen meist vollkommend ausreichend. Die im Alltag benötigten Anwendungen sind übersichtlich und mit wenigen Klicks ausführbar. Hingegen wäre ein zu großes ERP für diese Kleinbetriebe nur hinderlich – schließlich dient es bei mittelständischen Unternehmen dazu, die unterschiedlichsten Abteilungen und Standorte zu vernetzen. In kleinen Unternehmen liegt der Fokus auf Kernprozessen: Angebote und Rechnungen steuern, das Lager verwalten, im Geschäft mit digitaler Kasse oder im Internet mit Webshop verkaufen sind die Basics, die besonders wichtig sind.
3. Kleine ERP-Systeme punkten durch schnellen Start und kostenlose Tests
Die Software kann innerhalb kürzester Zeit aktiviert und erlernt werden. Während die Einführung von umfangreichen ERP-Systemen eigentlich immer eine Implementierung erfordert, können kleine ERP-Lösungen zügig gestartet werden. Oftmals genügt es, einen Account zu aktivieren und dann die vorkonfigurierten Anwendungen auf die eigenen Wünsche hin anzupassen. Sollen zum Beispiel Logos oder spezielle Designs im Rahmen einer Corporate Identity für die Geschäftsdokumente hochgeladen oder bestimmte Geschäftsdaten hinterlegt werden, kann hier in wenigen Schritten alles an einer Stelle festgelegt werden – die Software greift dann automatisch auf all diese Daten zurück. Da nahezu alles selbst gemacht werden kann, fallen beim Mini-ERP keine Kosten für die Einführung an. Mitunter das größte Plus ist die Möglichkeit eines kostenfreien Tests. Während man sich von großen ERP-Systemen bei einem Kundenbesuch, im Rahmen einer Demo-Vorführung oder mit einem Prototyp-Projekt überzeugen kann, gestaltet sich dieses „Kennenlernen“ bei kleinen ERP-Systemen viel einfacher: Von Comarch ERP XT gibt es eine kostenlose Version, die 30 Tage lang ohne Kosten live eingesetzt werden kann. So kann im Alltag geprüft werden, inwieweit sich mit einem kleinen ERP die Bedürfnisse des Geschäfts abdecken lassen.
4. Rechtskonform für Datenschutz und Prüfungen gewappnet
Alle Rechnungen und Bestellungen können rechtssicher und entsprechend den Regeln der DSGVO (EU-Datenschutzgrundverordnung) abgewickelt werden. Mit einer rechtskonformen Software zur Rechnungsstellung sind Geschäftsinhabende auf der sicheren Seite. Sie ermöglicht Anwendenden, alle Einwilligungsdokumente der Kunden zu hinterlegen. Zudem lassen sich Personen, die im Unternehmen Daten verarbeiten, verwalten und ihre Zugriffsberechtigungen auf bestimmte Bereiche beschränken. Comarch ERP XT hat dafür zum Beispiel ein DSGVO-Management-Tool.
5. Skalierbar mit dem eigenen Geschäft die IT entwickeln
Je nach Bedarf kannst du Funktionen hinzu- oder wegnehmen. Die IT kann sich also ganz flexibel mit dem Geschäft entwickeln, sowohl in guten als auch in schlechten Zeiten: So sind die Systeme je nach Kündigungsfrist recht schnell kündbar, ohne dass man Fixkosten in den Sand gesetzt hätte – etwa für eine Implementierung und Schulungen. Eine komplexe, verschachtelte IT-Architektur eignet sich nach unseren Erfahrungen für Klein- und Einzelunternehmen nicht. Comarch ERP XT wurde daher als schlanke Lösung konzipiert, die sich bewusst von der offenen, anbindungsfähigen Architektur von Comarch ERP unterscheidet. Allerdings ist Comarch ERP per Schnittstelle angebunden, so dass Kleinbetriebe bei weiterem Wachstum auch von der großen Lösung aus weiterarbeiten können.
6. Einfache Oberflächen für Benutzer
Die kleine Variante eines ERP-Systems ist in der Regel sehr einfach zu bedienen und erlaubt es, mit wenigen Klicks eine übersichtliche Anzahl an ausgewählten Funktionen zu bedienen. Diese Ausrichtung wurde auch positiv erwähnt, als das Softwareportals Trusted das kleine ERP-System Comarch ERP XT getestet hat: „Alles in allem kann Comarch durch eine intuitive Bedienbarkeit, eine komfortable Nutzerführung und ein ansprechendes Design überzeugen. Selbst Anfänger auf dem Gebiet der Rechnungsstellung finden sich schnell im Tool zurecht und können nach der initialen Datenpflege sicher mit dem Tool arbeiten.“ Auch Marco Fiege vom langjährigen Bestandskunden NRWiT sagt über Comarch ERP XT: „Unter vielen Rechnungserstellungs-Tools das Intuitivste.“
7. Unabhängig von Ort, Zeit und Devices
Der Zugriff auf eine kleine ERP-Lösung, die in der Cloud, also in einem virtuellen Datenspeicher liegt, kann jederzeit und von jedem Ort oder Gerät aus erfolgen – natürlich streng gesichert.
In den kleinen ERP-Systemen stecken also viele Vorteile. Da sie speziell auf Kleinunternehmen zugeschnitten wurden, sind sie für jene Geschäftsleute die erste Wahl, die ein kleineres Geschäft mit wenigen Mitarbeitenden betreiben. Daher empfiehlt es sich, eines der kleinen ERP-Systeme auszuprobieren und selbst zu testen, inwieweit damit die Abläufe im Unternehmen schneller und professioneller werden.
Von Comarch ERP XT gibt es eine kostenlose Version, die 30 Tage lang ohne Kosten live eingesetzt werden kann: https://www.erpxt.de/registration/.
