Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitnehmer:innen nicht mehr verpflichtet, eine Krankschreibung in Papierform vorzulegen. Dies ist eine wichtige Änderung im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Ärzte und Ärztinnen haben vorerst weiterhin die Erlaubnis, Bescheinigungen analog auszustellen. So werden Probleme beim Datenabruf während der Übergangsphase vermieden.
Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bleibt es damit grundsätzlich möglich, ihre Arbeitsunfähigkeit nachzuweisen.
Wie Arbeitgeber:innen jetzt von der Arbeitsunfähigkeit erfahren
Die Arztpraxen melden die Arbeitsunfähigkeit elektronisch an die Krankenkasse. Diese informiert anschließend die arbeitgebende Person darüber. Daraufhin ruft der oder die Arbeitgeber:in die Krankschreibung digital über das Programm zur Lohnabrechnung ab.
Was, wenn die Daten zum Zeitpunkt des Abrufs noch nicht verfügbar sind? Dann wird der oder die Arbeitgeber:in automatisch benachrichtigt, sobald die eAU auf dem Server der Krankenkasse bereitstehen.
Tipp der Krankenkassen: Es empfiehlt sich, mit der Abfrage bis zum ersten Tag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit zu warten. Vorher werden die Daten in der Regel nicht übermittelt.
Überprüfung der Lohnabrechnungssoftware
Für Arbeitgeber:innen ist es wichtig zu prüfen, ob ihre Software zur Lohnabrechnung AU-fähig ist. Nur so erhalten sie einen Nachweis über die Arbeitsunfähigkeit. Ist das verwendete Programm nicht eAU-kompatibel, gibt es für Arbeitgeber:innen zwei Optionen:
- Sie fordern die Herstellerfirma auf, dies kurzfristig im System anzupassen.
- Sie stellen auf ein neues Programm um.
Welche Pflichten Mitarbeitende jetzt haben
Bis zum Jahreswechsel mussten Arbeitnehmer:innen einen Krankenschein einreichen, wenn sie länger als drei Kalendertage arbeitsunfähig waren.
Eine Vorlage zu einem früheren Zeitpunkt war erforderlich, wenn
- der Arbeitsvertrag dies vorsah oder
- der oder die Arbeitgebende es im Einzelfall verlangte.
Ab sofort ist es für Mitarbeitende nicht mehr erforderlich, eine Krankschreibung vorzulegen.
Abgesehen davon gilt für gesetzlich Versicherte: Spätestens am dritten Tag der Arbeitsunfähigkeit (oder eher, wenn der/die Arbeitgeber:in dies verlangt) ist ein Arzt/eine Ärztin aufzusuchen. Die ärztliche Fachperson bescheinigt den Krankenstand und meldet diesen an die Krankenkasse. Anschließend hat das Unternehmen die Pflicht, sich selbst um die Bescheinigungen zu kümmern.
Sofortige Informationspflicht bleibt bestehen
Der oder die Arbeitnehmer:in bleibt verpflichtet, das Unternehmen unverzüglich über eine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zu informieren. Diese Informationen sind für die Arbeitsplanung unerlässlich.
Tipp: Klare Kommunikation ist wichtig
Erste Erfahrungen zeigen: Nicht alle Mitarbeiter:innen wissen, dass es weiterhin notwendig ist, ihre:n Arbeitgeber:in unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Es empfiehlt sich, alle Mitarbeitenden darüber in Kenntnis zu setzen, um Missverständnisse zu verhindern und für Klarheit zu sorgen.
Ein Beispiel für eine solche Formulierung wäre:
„Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, seit dem 1. Januar 2023 informiert uns die Krankenkasse digital darüber, wenn ein Arzt bei Ihnen eine Arbeitsunfähigkeit festgestellt hat. Sie müssen uns die entsprechende Bescheinigung nicht mehr in Papierform vorlegen. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie verpflichtet sind, eine Arbeitsunfähigkeit spätestens am dritten Tag ihrer Dauer (bzw. zu einem früheren Zeitpunkt, wenn dies im Arbeitsvertrag vereinbart ist oder von uns im Einzelfall gefordert wird) ärztlich feststellen zu lassen. Darüber hinaus sind Sie weiterhin dazu verpflichtet, uns umgehend über Ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer zu informieren. Wir danken Ihnen für Ihre Kooperation und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.”
