Anzahlungsrechnungen
Eine Anzahlungsrechnung oder auch Vorauszahlungsrechnung wird vor Fertigstellung einer vereinbarten Leistung bzw. mehrerer Teilleistungen ausgestellt. Das heißt, der Rechnungssteller hat noch keine Leistung oder Lieferung erbracht. Diese Rechnung wird üblicherweise erstellt, wenn es sich um umfangreiche Aufträge handelt oder wenn der Verkäufer durch Materialeinkauf in Vorleistung geht. In dem Moment, da der Kunde die Rechnung begleicht muss auch die Umsatzsteuer entrichtet werden.
Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, erfolgt die Erstellung der Schlussrechnung mit dem Restbetrag.
Teilrechnungen
Unter dem Begriff Teilrechnung bzw. Teilschlussrechnung versteht man eine abgerechnete Leistung oder Lieferung, die bereits vollständig erbracht wurde und auch präzisiert und bezeichnet werden kann. D. h. es liegt ein Leistungsdatum/-zeitraum vor. Ein Auftrag kann demnach in verschiedene Lieferungen respektive Leistungen aufgeteilt werden, wobei der Kunde für jede Lieferung/Leistung eine Teilrechnung erhält. Typischerweise erfolgt diese Art der Rechnungsstellung bei
- längeren oder größeren Leistungen, die über einen längeren Zeitraum erbracht werden
- größeren Warenlieferungen, die in bestimmten Teilabständen erfolgen.
Ein Bauunternehmer z. B. rechnet die Ausschachtungsarbeiten ab nachdem die Baugrube ausgehoben wurde.
Zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung wird auch die Umsatzsteuer fällig.
Abschlagsrechnungen
Der Begriff Teil- und Abschlagsrechnungen wird teilweise synonym gebraucht und führt häufig zur Verwechslung dieser unterschiedlichen Rechnungsarten. Denn im Gegensatz zu Teilrechnungen werden Abschlagsrechnungen stufenweise generiert, also wenn ein gewisser prozentualer Anteil der anstehenden Leistung erbracht wurde, dieser jedoch nicht konkretisiert werden kann. Zudem sind sie an gewisse Anforderungen, wie zum Beispiel den Auftragsfortschritt gebunden.
Diese Art der Rechnung empfiehlt sich bei größeren, über einen längeren Zeitraum laufenden Projekten. In der Regel ist sie für die Fakturierung von Leistungen im Baugewerbe üblich. Unter Berücksichtigung des zu erwartenden Baufortschritts wird dabei ein eindeutiger prozentualer Anteil der Gesamtsumme vor der Fertigstellung fakturiert. Am Beispiel eines Bauunternehmers heißt das, er rechnet 30 % ab, ohne zu wissen, ob bisher 23 % oder 38 % aller Fliesen verlegt wurden.
Aber auch für Selbstständige kann es durchaus Sinn ergeben, Akontorechnungen mit ihren Kunden zu vereinbaren. Nämlich dann, wenn sie über längere Zeit laufende Aufträge umsetzen und sich mithilfe der Abschläge ein regelmäßiges Einkommen sichern wollen.
Und auch im privaten Bereich finden Abschlagsrechnung praktisch Anwendung, so u. a. bei Mietnebenkosten oder Energieanbietern.
Wenn der Kunde die Abschlagsrechnung bezahlt, muss auch die Umsatzsteuer entrichtet werden.
Schlussrechnungen
Die Schlussrechnung (Endrechnung) gilt als abschließende Rechnung einer finanziellen Forderung. Da sie auch mögliche Abschlagsrechnungen berücksichtig, wird hier immer davon ausgegangen, dass vorab bereits Abschlagsrechnungen bzw. -zahlungen festgelegt und gestellt wurden. Eine Endrechnung wird ausschließlich für komplett erbrachte Leistungen oder erfolgte Lieferungen generiert. Neben allen vorangegangenen Rechnungen enthält eine abschließende Rechnung den ermittelten Restzahlbetrag.
Im Moment der Rechnungserstellung wird auch der verbliebene Umsatzsteueranteil der Restforderung fällig.
Wiederkehrende Rechnungen
Diese Form der Rechnung wird auch als Abo-Rechnung bezeichnet und kommt bei sich wiederholenden Zahlungen zum Einsatz. Wie der Name bereits verrät, wird dieser Rechnungstyp in wiederkehrenden Zeitabschnitten immer wieder und regelmäßig erstellt, wobei sich der Inhalt stets wiederholt. Die Intervalle können hierbei täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich sein.
Beispiele für wiederkehrende Rechnungen sind Miet- und Wartungsverträge oder Stromrechnungen.
Proformarechnungen
Die Art der Rechnungsstellung gilt als Sonderfall, da sie keine Zahlungsaufforderung enthält und demnach nicht vom Rechnungsempfänger bezahlt werden muss. Darüber hinaus wird sie weder in der Buchhaltung gebucht, noch stellt sie einen offenen Posten dar. Ihr Zweck dient lediglich steuerlichen Belangen. Mittels einer Proformarechnung dokumentiert der Rechnungsteller die Art, den Zweck und / oder den Wert einer Lieferung. So verwenden Unternehmer diese Form der Rechnungsstellung beispielsweise, um den Wert einer Warensendung für den Zoll nachzuweisen. Aber auch bei Mustersendungen oder Ersatzteillieferungen ist diese Rechnungsform üblich.
Korrekturrechnungen / Stornorechnungen
Mithilfe von Korrektur- und Stornorechnungen können vorangegangene Ausgangsrechnungen korrigiert oder storniert, sprich rückgängig gemacht werden. Dies kann aus folgenden Gründen notwendig sein:
- fehlerhafte Ursprungsrechnungen
- fehlende oder unvollständige Lieferungen
- mangelhafte Dienstleistungen oder nicht abgenommene Werkleistungen
- nachträgliche Rabatte und sonstige Preisnachlässe.
Weitere Bezeichnungen für Storno- und Korrekturrechnung sind Rechnungskorrektur oder aus kaufmännischer Sicht auch Gutschrift.
Gutschriften
Im alltäglichen Geschäftsverkehr und allgemeinen Sprachgebrauch sorgt der Gutschriftbegriff immer wieder für Verwirrungen, da er in recht unterschiedlichen Zusammenhängen benutzt wird. So gibt es einerseits Abrechnungsgutschriften und andererseits werden auch Preisnachlässe aufgrund von Sachmängeln (Reklamation) gemeinhin als Gutschrift bezeichnet. Für Klarheit sorgt hier die Unterscheidung in umsatzsteuerrechtliche und kaufmännische Gutschriften.
Umsatzsteuerrechtliche Gutschrift
Diese Spezialform der Rechnung wird auch als Abrechnungsgutschrift, Eigenfaktura oder umgekehrte Rechnung bezeichnet. Umgekehrt bedeutet in diesem Fall, dass der Leistungsempfänger (Kunde) die Gutschrift ausstellt, um mit dem Leistungserbringer (Lieferant, Dienstleister) abzurechnen. Sprich, es erfolgt ein Zahlungseingang, ohne dass dafür vorab eine Forderung gestellt wurde. Die Gutschrift weist einen positiven Betrag aus und muss auf der Abrechnung mit dem Terminus ,,Gutschrift‘‘ kenntlich gemacht sein. Diese Form der Gutschrift wird häufig verwendet, wenn mehr als zwei Beteiligte an der Ausführung eines Auftrags mitwirken. Ein Beispiel dafür wäre: Ein Handwerksunternehmen, das als Subunternehmer Teilleistungen auf einer Großbaustelle umsetzt, erhält vom leitenden Unternehmen der Baustelle eine Gutschrift über die erbrachten Arbeiten.
Im Unterschied dazu werden Ausgleichszahlungen, Boni, Erstattungen und weitere typisch als Gutschrift bezeichneten Prozesse im Zuge des Buchungsvorganges als Negativbeträge verbucht, weshalb sie gemäß der steuerrechtlichen Definition nicht als Gutschriften gelten.
Kaufmännische Gutschrift
Von einer kaufmännischen Gutschrift ist immer dann die Rede, wenn die Gutschrift nicht vom Leistungsempfänger (Kunden), sondern vom Leistungserbringer (leistenden Unternehmen) ausgestellt wird. Dies trifft bei einer Rechnungskorrektur zu, in deren Folge eine Storno- oder Korrekturrechnung erstellt wird und bereits geleistete oder zu viel gezahlte Beträge zurückgezahlt werden. Ein typischer Fall ist, wenn ein Kunde seine Bestellung zurückschickt (Retoure) oder er aufgrund eines Sachmangels (Reklamation) nachträglich einen Preisnachlass erhält. Gelegentlich führen auch fehlerhafte Rechnungsangaben (falscher Kundenname oder falscher Rechnungsbetrag) dazu, dass eine Korrektur der Rechnung erforderlich ist. Im Zuge dessen ist es notwendig, für die bereits erstellte, jedoch fehlerhafte Rechnung eine Gutschrift mit demselben Betrag zu erzeugen, um eine buchhalterisch korrekte Stornierung zu gewährleisten und die Erstellung einer neuen Rechnung zu ermöglichen.
Weitere Formen der Gutschrift
Auch wenn sie mit der steuerrechtlichen Verwendung des Begriffs nichts gemein haben, gibt es überdies die Bankgutschrift und die Buchungsgutschrift. Bei beiden geht es um die Verbuchung von eingehenden Beträgen.
So wird die Verbuchung aller Zahlungseingänge auf einem Bankkonto als Bankgutschrift oder auch Zahlungsgutschrift bezeichnet. Der Bankkunde erhält in diesem Zusammenhang einen Anspruch gegenüber seiner Bank auf Auszahlung des entsprechenden Betrages. Dies trifft beispielsweise zu, wenn der Unternehmer den Rechnungsbetrag eines Kunden auf seinem Bankkonto gutgeschrieben bekommt.
In der Buchführung wird der Begriff Buchungsgutschrift oder buchhalterische Gutschrift schlicht und einfach für Buchungen auf der Habenseite eines Kontos gebraucht. Dabei wird dokumentiert, dass
- eine Verbindlichkeit an eine juristische Person oder an ein Unternehmen zugrunde liegt oder
- dass eine Forderung an den Leistungsempfänger verringert wird.
Auch wenn es viele Möglichkeiten der Rechnungsstellung gibt und die ein oder andere für Verwirrung sorgt, so haben sie doch alle eines gemeinsam – die Pflichtangaben bei der Fakturierung (gemäß 4 UstG.
