In unserer heutigen Zeit ist es unvermeidbar, mit Steuern in Kontakt zu kommen. Ob es sich um die Verwaltung unserer Finanzen handelt oder um die Gründung eines Unternehmens – die Steuernummer spielt in vielen Bereichen eine wichtige Rolle. Doch was genau ist eine Steuernummer und warum ist sie so bedeutend? In diesem Blogartikel gehen wir auf alle wichtigen Aspekte rund um die Steuernummer ein und beantworten die häufigsten Fragen.
1. Was ist eine Steuernummer?
Definition
Die Steuernummer ist eine Ordnungskennzahl, die von der zuständigen Finanzbehörde an jede steuerpflichtige natürliche und juristische Person vergeben wird. Sie wird für alle Verwaltungsvorgänge innerhalb der Steuerbehörden verwendet.
Hinweis: Die Steuernummer bleibt nicht zwangsläufig ein Leben lang gleich. Bei Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk erhalten steuerpflichtige Bürger:innen und Betriebe eine neue Steuernummer.
Aufbau der Steuernummer
Die Steuernummer besteht abhängig vom jeweiligen Bundesland aus 10, 11 oder 12 Ziffern. Um jedoch eine elektronische Übermittlung von Steuererklärungen mithilfe des ELSTER-Verfahrens (ELektronische STeuer Erklärung) zu ermöglichen, wurde ein vereinheitlichtes bundesweites Schema aus 13 Ziffern eingeführt.
Ziffern 1-4: Bundesfinanzamtsnummer
Ziffer 5: Immer eine Null
Ziffern 6-8: Bezirksnummer des jeweiligen Bundeslandes (in Nordrhein-Westfalen ist diese vierstellig)
Ziffern 9-12: Persönliche Unterscheidungsnummer (in Nordrhein-Westfalen ist diese dreistellig)
Ziffer 13: Einstellige Prüfziffer
Funktionsweise
Alle Privatpersonen, Selbstständigen und Unternehmen sind beim Finanzamt unter der Steuernummer registriert. Daher ist es notwendig, die Nummer bei allen steuerlichen Verwaltungsvorgänge zu erfassen. Das heißt, sie muss in jeder schriftlichen Kommunikation und auf allen Formularen im Zusammenhang mit Steuern sowie bei jeder Übertragung von Daten an die Finanzbehörden angegeben werden. Dies ermöglicht dem Finanzamt, alle steuerlichen Daten einer Person zu zuordnen und sicherzustellen, dass die entsprechenden Steuerpflichten erfüllt werden.
2. Wofür wird eine Steuernummer verwendet?
Die persönliche Steuernummer (Personenkennziffer) benötigen Privatpersonen für ihre privaten Steuerangelegenheiten, z. B. für die Einkommensteuererklärung.
Juristische Personen (z. B. Kapital- und Personengesellschaften) sowie Einzelunternehmen geben ihre betriebliche Steuernummer bei geschäftlichen Steuerangelegenheiten, bei jedem Zahlungsverkehr und auf Ausgangsrechnungen an.
Wichtig: Selbstständige und Kleingewerbetreibende haben bei ihren Geschäften häufig auch die Möglichkeit, ihre persönliche Steuernummer anzugeben.
Auf welchen Dokumenten die Kennziffer konkret angegeben werden muss und wer diese für welche Zwecke benötigt, kannst du in der folgenden Liste nachlesen:
- Jede natürliche und juristische Person, die sich selbstständig macht, benötigt eine Steuernummer, um die verschiedenen Steuerarten abzuführen.
- Auf Steuererklärungen und Rechnungen ist die Steuernummer eine Pflichtangabe.
- Auch im Zusammenhang mit der Umsatzsteuervoranmeldung darf die Steuernummer nicht fehlen. Einzige Ausnahme: Du nimmst den Betrieb bereits auf, während du noch auf die Vergabe wartest.
- Arbeitgeber:innen benötigen die Steuernummer, um die Lohnsteuer für ihre Arbeitnehmer:innen abzuführen.
- Banken benötigen ebenfalls die Steuernummer ihrer Kunden und Kundinnen, beispielsweise für einen Freistellungsauftrag. Sie müssen allerdings zum Jahresende angeben, ob die Freistellungsgrenzen eingehalten wurden.
3. Wie erhalte ich eine Steuernummer bzw. wo muss ich sie beantragen?
Als natürliche Person
Deine Steuernummer wird dir auf dem Einkommensteuerbescheid mitgeteilt, den du nach Abgabe deiner ersten Steuererklärung erhältst.
Solltest du zu den Personen gehören, die noch keine Steuernummer haben, kannst du trotzdem eine Steuererklärung einreichen. Dafür lässt du das entsprechende Feld einfach leer oder trägst den Hinweis ‘‘neu” ein. Danach erhältst du deinen Einkommensteuerbescheid, indem auch deine private Steuernummer zu finden ist.
Hinweis: Es ist auch möglich, die Steuernummer schriftlich beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen.
Als juristische Person
Deine unternehmerische Steuernummer musst du in jedem Fall selbst beantragen. Egal, ob du freiberuflich oder anderweitig selbstständig tätig bist oder ob du ein Kleingewerbe angemeldet hast. Die Beantragung erfolgt seit 2021 auf elektronischem Wege. Dafür musst du dich zunächst bei ELSTER registrieren. War dir Registrierung erfolgreich, erhältst du Zugriff auf den Online-Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. In diesem Fragebogen musst du u. a. Angaben zum erwarteten Gewinn machen. Nachdem du alle Angaben gemacht hast, übermittelst du den Fragebogen elektronisch an das Finanzamt. Im Zuge der Bearbeitung erhältst du eine unternehmerische Steuernummer, die dir nach einigen Wochen per Post mitgeteilt wird.
Hinweis: Wenn du ein Gewerbe anmeldest, erhält das Finanzamt die Anmeldung durch das Gewerbeamt und schickt dir automatisch einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu.
4. Wo ist die Steuernummer zu finden und was passiert, wenn ich sie verliere oder vergesse?
Deine Steuernummer findest du auf jedem Bescheid des Finanzamts wieder, z. B. oben links auf der ersten Seite deines Einkommensteuerbescheids. Als unternehmerisch tätige Person findest du deine Steuernummer zudem auf deinen Ausgangsrechnungen. Solltest du deine Unterlagen jedoch verlegt oder gerade nicht in Reichweite haben, kannst du deine Steuernummer auch beim ortsansässigen Finanzamt telefonisch oder schriftlich erfragen.
Exkurs: Was ist der Unterschied zwischen einer Steuernummer und einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr)?
Die 13-stellige Steuernummer ist eine Zuordnungsnummer, deren Vergabe durch das zuständige Finanzamt erfolgt. Sie kann sich bei einem Umzug in eine andere Stadt ändern. Um eine Nummer zu erhalten, kannst du diese beim örtlichen Finanzamt erfragen oder neu beantragen. Allerdings wird die Steuernummer in den kommenden Jahren abgeschafft.
Im Gegensatz dazu ist die Steuer-ID eine dauerhafte und bundeseinheitliche Kennziffer aus 11 Ziffern. Sie bleibt einer Person ein Leben lang gültig, unabhängig von Umzügen oder Namensänderungen. Die Steuer-ID wird direkt nach der Geburt automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben. Sie sollte bei jeder Kommunikation mit dem Finanzamt angegeben werden, einschließlich der Steuererklärung. Die Identifikationsnummer wird erst 20 Jahre nach dem Tod einer Person gelöscht und soll in Zukunft die Steuernummer ersetzen.
