Wer ein Unternehmen gründen und sich selbstständig machen möchte, für den kann es Vorteile haben, als KleinunternehmerIn zu beginnen. Denn damit lässt sich jede Menge Arbeit und Papierkram sparen. Bürokratische Hürden wie die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung können Zeit und Nerven kosten. Kleinunternehmen sind hingegen von der Umsatzsteuer befreit und haben es bei der Steuererklärung einfacher.
Wer gilt als KleinunternehmerIn? Und welche Dinge solltest du als UnternehmerIn beachten, wenn du die Regelung anwendest?
Wer gilt als KleinunternehmerIn?
Die verbreitete Annahme, dass ein Kleinunternehmen ähnlich einem Einzelunternehmen eine eigene Rechtsform ist, ist falsch. Es handelt sich hierbei schlichtweg um einen Status. Das bedeutet, alle Freiberufler, Forst- und Landwirte sowie Einzelunternehmen und Personen- und Kapitalgesellschaften können den Status tragen.
Um vom Finanzamt als Kleinunternehmen eingestuft zu werden, muss ein Unternehmen sich an Umsatzgrenzen halten. Als rechtliche Grundlage gilt hier die sogenannte Kleinunternehmerregelung, die in § 19 des Umsatzsteuergesetzes niedergelegt ist und folgendes besagt:
„Die für Umsätze im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 geschuldete Umsatzsteuer wird von Unternehmern, die im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 bezeichneten Gebieten ansässig sind, nicht erhoben, wenn der in Satz 2 bezeichnete Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen wird.“
Allgemein verständlich bedeutet das: Du kannst die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn:
- deine Umsätze inkl. Umsatzsteuer im vergangenen Geschäftsjahr unter 22.000 Euro lagen und
- deine Umsätze im aktuellen Geschäftsjahr die Grenze von 50.000 Euro nicht überschreiten.
Möchtest du längere Zeit KleinunternehmerIn bleiben, darf dein jährlicher Umsatz die Grenze von 22.000 Euro nicht überschreiten.
1. Der Nutzen der Kleinunternehmerregelung
Zu allererst solltest du dir überlegen, ob sich die Kleinunternehmerregelung überhaupt für dich lohnt. Denn nicht jede Person, die ein Unternehmen gründet und in die Selbstständigkeit startet, wird von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Wirklich nützlich ist diese Option für
- UnternehmerInnen, die zunächst nebenberuflich starten wollen
- UnternehmerInnen, die hauptsächlich mit Privatkunden zusammenarbeiten
- UnternehmerInnen, die wissen, dass sie vor allem in der Anfangszeit keine großen Gewinne erwarten können.
Dir sollte hierbei immer bewusst sein, dass der Status „KleinunternehmerIn“ für deine Geschäftstätigkeit ein gewisses Hemmnis ist. Für Neugierige, die die Selbstständigkeit testen wollen oder für nebenberuflich Selbstständige, mag es sinnvoll sein. Wer jedoch mit seinem Unternehmen im Vollerwerb durchstarten möchte, sollte davon absehen.
2. Die richtige Umsatzschätzung
Wie bereits im ersten Abschnitt erwähnt, spielt für die Inanspruchnahme des Kleinunternehmerstatus dein Umsatz eine entscheidende Rolle. Dieser ist nicht nur von tatsächlichen Werten, sondern auch von Prognosen abhängig.
Vorhersagen sind jedoch schwierig, vor allem wenn sie sich auf die Zukunft beziehen. Egal ob als GeschäftsgründerIn oder als erfahrene/r UnternehmerIn, falsche Schätzungen sind nicht auszuschließen. Zum Beispiel wenn unvermittelt weniger oder deutlich mehr Aufträge als erwartet kommen.
Wichtig ist, dass du bei deinen Prognosen auf Plausibilität achtest. Denn so vermeidest du Forderungen seitens des Finanzamts, eine Begründung für deine Annahmen abzulegen.
Falls du die Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Gründungsjahr unerwartet überschreitest, hat dies noch keinen Einfluss auf das aktuelle Jahr. Im Folgejahr wirst du jedoch wieder regulär besteuert, das heißt, du musst deine Umsätze der Umsatzsteuer unterwerfen.
3. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Wenn du die gesetzlichen Bedingungen nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes erfüllst, bist du automatisch KleinunternehmerIn. Du kannst aber auf die Anwendung der Kleinunternehmerbesteuerung verzichten. In diesem Fall werden deine Umsätze wie alle der Regelbesteuerung unterliegenden Unternehmen besteuert.
Du solltest jedoch bedenken, dass deine Entscheidung gegen die Kleinunternehmerregelung für fünf Jahre bindend ist. Nehmen wir an, dass du 2021 auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest und wider Erwarten nur 20.000 Euro verdienst. Dann kannst du die Regelung für 2022 nicht beanspruchen. Das ist erst nach einer 5-jährigen Bindungsfrist wieder möglich.
4. Der Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung
Auch als KleinunternehmerIn musst du bei der Fakturierung auf die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UstG achten. Nur dann handelt es sich laut Finanzamt um eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung. Die einzige Ausnahme bezieht sich auf § 19 UstG. Demnach bist du von der Umsatzsteuer befreit und darfst diese auch nicht auf der Rechnung angeben.
Deine Rechnung sollte jedoch einen Hinweis enthalten, dass du keine Umsatzsteuer berechnen musst. Dafür genügt eine kurze Angabe wie ,,Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet‘‘.
Wenn du diese Angabe einmal vergisst, kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen. Der/die RechnungsempfängerIn wird bemängeln, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wurde.
5. Der unberechtigte Steuerausweis
Wenn du deine Leistungen trotz Umsatzsteuerbefreiung mit sieben oder 19 Prozent Mehrwertsteuer berechnest, ist dies ein grober Fehler auf der Rechnung. Denn als KleinunternehmerIn darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Im Ernstfall hat das unangenehme Folgen für dich.
- Du riskierst jede Menge Ärger mit dem Kunden.
- Du halst dir viel Papierkram auf.
- Du musst draufzahlen. Wer nach § 14c Abs. 2 UStG die Umsatzsteuer unberechtigterweise ausweist, muss den entsprechenden Steuerbetrag ans Finanzamt abführen.
Schnelles Handeln kann dir in diesem Fall großen Ärger ersparen. Informiere daher sofort den/die RechnungsempfängerIn und beantrage eine Korrektur beim Finanzamt.
6. Der Wechsel zur Regelbesteuerung
Wenn du umsatzsteuerpflichtig wirst, wird dich das Finanzamt nicht darauf hinweisen, sondern auf deine Eigenverantwortung setzen. Du musst selbst darauf achten, ob die Kleinunternehmerregelung auch noch im nächsten Jahr gesetzlich für dich infrage kommt.
Daher empfiehlt es sich vor Jahresende genau zu schauen, wie hoch der Umsatz im zurückliegenden Jahr war. Hat er die Grenze von 22.000 Euro überschritten, bist du im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig.
Solltest du den Wechsel allerdings nicht bemerken, wird das ziemlich teuer für dich. Denn in diesem Fall musst du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Und das, obwohl sie nicht in der Rechnung veranschlagt wurde. Zudem solltest du deine Kunden schnellstmöglich darüber informieren und die entsprechende Rechnung korrigieren.
7. Die Führung mehrerer Gewerbe
Die Kleinunternehmerregelung ist an eine Person und nicht an ein Unternehmen gebunden. In der Praxis bedeutet das, du kannst als KleinunternehmerIn umsatzsteuerbefreit mehrere Gewerbe führen. Allerdings dürfen die Umsätze beider Gewerbe die Grenze von 22.000 Euro nicht überschreiten.
Wenn du beispielsweise als GrafikerIn arbeitest und nebenbei noch ein Nachhilfeunternehmen führst, hast du zwei Gewerbe angemeldet. Erzielst du 10.000 Euro mit dem einen und 4.000 Euro mit dem anderen Gewerbe, hast du keine Probleme.
Anders ist es, wenn du mit einem Unternehmen 14.000 Euro und mit dem anderen 10.000 Euro Umsatz generierst. Jedes Gewerbe an sich liegt zwar unter der Umsatzgrenze, aber beide zusammen überschreiten sie. Bemessungsgrundlage ist hier, der/die Gewerbetreibende als Person.
