Eine Zahlungsfrist gehört nicht zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung. Das heißt, eine Rechnung ist auch ohne Fälligkeitsdatum vollständig und rechtlich gültig. Trotz allem empfiehlt es sich Kunden und Kundinnen eine Deadline zu setzen. Warum, das erläutern wir dir im folgenden Artikel.
1. Für mehr Klarheit sorgen
Wenn du kein Zahlungsziel formulierst, ist das gesetzlich nicht zu beanstanden. Denn grundsätzlich ist eine Rechnung immer sofort, also mit dem Zeitpunkt der Leistungserbringung fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Allerdings räumt die gesetzgebende Instanz deinen Kunden und Kundinnen eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen ein. Das heißt, ab dem 31. Tag gerät dein Kunde bzw. deine Kundin in Zahlungsverzug. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde bzw. die Kundin ein Unternehmen ist und mit ihm bzw. ihr nichts anderes vereinbart wurde.
Wichtig: Ist der Kunde oder die Kundin eine Privatperson, musst du auf der Rechnung ausdrücklich auf die Zahlungsfrist von 30 Tagen hinweisen.
Außerdem besteht die Möglichkeit, eine individuelle Zahlungsfrist zu vereinbaren:
- Ist diese Frist länger als die gesetzlichen 30 Tage, musst du das auf der Rechnung vermerken.
- Ist diese Frist kürzer als die gesetzlichen 30 Tage, musst du das zuvor vertraglich mit deinem Kunden bzw. Kundin vereinbaren.
Die wenigsten Kunden und Kundinnen wissen darüber Bescheid. So kann es angesichts einer fehlenden Zahlungsfrist zu Verwirrungen kommen. Um dies auszuschließen, solltest du dich klar und unmissverständlich ausdrücken, indem du eine Frist auf der Rechnung festlegst. Damit setzt du deine Kunden und Kundinnen darüber in Kenntnis, bis wann sie die Rechnung bezahlen müssen bzw. wann sie in Zahlungsverzug geraten.
2. Automatisch in Zahlungsverzug setzen
Die Angabe einer konkreten Frist auf der Rechnung hat noch einen weiteren Vorteil: Du setzt deinen Kunden bzw. deine Kundin automatisch spätestens 30 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist in Zahlungsverzug. Dabei hat er oder sie auch die vollen finanziellen Konsequenzen, z. B. in Form von Mahngebühren zu tragen.
Gibst du hingegen keine Zahlungsfrist auf der Rechnung an, setzt du deinen Kunden bzw. deine Kundin erst mit der ersten Mahnung in Zahlungsverzug. Ohne Frist kannst du daher bei der ersten Mahnung keine Verzugskosten geltend machen.
Wichtig: Bei Privatkunden und -kundinnen musst du auf der Rechnung explizit darauf hinweisen, dass der Kunde oder die Kundin nach Ablauf der 30-Tage-Zahlungsfrist in Zahlungsverzug gerät. Bei Rechnungen an Geschäftskunden bzw. -kundinnen ist dies nicht notwendig.
3. Psychologischen Effekt nutzen
Du kennst das bestimmt aus eigener Erfahrung: Wenn du dir einen Termin oder eine Frist setzt, erledigst du eine Aufgabe für gewöhnlich auch zuverlässig bis zum entsprechenden Zeitpunkt. Anders sieht es hingegen aus, wenn du eine Aufgabe nicht terminierst. Dann besteht die Gefahr, dass du sie aufschiebst und im schlimmsten Fall sogar vergisst. Eine Zahlungsfrist auf der Rechnung hat also auch einen psychologischen Effekt. Dieser kann dazu führen, dass dein Kunde bzw. deine Kundin schneller bezahlt.
Zahlungsfristen festlegen mit der Rechnungssoftware ERP XT
Dank einer Rechnungssoftware wie ERP XT kannst du schnell, einfach und individuell pro Kunde bzw. Kundin eine Zahlungsfrist festlegen. Erstelle dafür einfach ein neues Rechnungsformular und füge eine Kundin oder Kunden sowie ein Produkt bzw. eine Dienstleistung hinzu. Jetzt wählst du das entsprechende Datum für deine Frist aus – und schon wird eine korrekte Rechnung inklusive Zahlungsfrist ausgegeben.
